Бухгалтерияның №1 мақсаты – тұтынушыны қуантуға көмектесу.
Бухгалтерия тұтынушыны 4 проблемаға жауапсыз қалдырмауы қажет:
- “Мәселені шешуге уақыт жоқ, ол бір күн бұрын жасалуы тиіс еді”;
- “Сіз мен үшін қажет нәрсені қалай жасайтыныңызды білмеймін. Сіз оны біз үшін жасай аласыз ба?”;
- “Срок жақындап келеді. Сіз мерзімді орындап жатырсыз ба? Алдыңғы компанияның жабдықтары жұмыс орындау алдында түнде істен шықты”;
- 4. “Бюджетті қалай жасауға болады? Нарық бағалары өзгеріп отырады. Бұл арзан ба, әлде қымбат па?”
Бухгалтерия дәстүрлі ұйымдастырылғанда, осындай “тиімді” процестер, мысалы, шот-фактураларды және есептерді жіберу 10%-дан аспайды. Қалған уақыт бухгалтерия менеджерінің тұтынушымен — не шынайы, не көтеріңкі дауыспен, жоба немесе одан да көп нәрселер туралы сөйлесуіне кетеді… Бұл, әрине, төленеді.
Көптеген кішігірім агенттіктердің бастапқы кезеңдерінде, компания негізін қалаушы бухгалтериямен айналысады. Бұл — өсуге кедергі болатын кең таралған тосқауылдардың бірі.
Бухгалтерлық шығындардың құрамдас бөліктері қандай?
Бухгалтерлік шығындар = менеджердің remuneration.
Менеджердің уақытты жұмсауы сағатпен өлшенеді. Sreda Digital-да, біз оларды былайша есептей бастадық: шот-фактура дайындауға бір сағат, есеп беруге бір сағат, және тұтынушымен байланысқа … сағат. Бухгалтерия жобамен бөлінген уақыттың 50%-ына дейін алады. Бұл біздің тұтынушыларымыз менеджермен шексіз әңгімеге ақша жұмсайтынын білдіреді, веб-сайтты жылжыту емес.
Бухгалтерия тұтынушымен танысуды, арнайы ұсыныстар мен жаңа қызметтерді жариялауды, жобаның аясында туындайтын мәселелерді шешуге көмектесуді қамтиды.
Тұтынушылар мен менеджерлерге бухгалтерияда аз уақыт өткізуге қалай көмектесуге болады?
Біз процестерді тапсырма басқару жүйесі арқылы автоматтандыруды шештік. Біз дұрыс жүйені байқаусыз таңдадық. Әрбір жүйенің әртүрлі аспектілерде қолайсыз екенін таптық: кейбір жүйелерде Гант графигі болмады, кейбіреулері барлық нәрсе болды, бірақ тым күрделі, кейбір жүйелерде нашар қолдау болды.
Нәтижесінде біз Worksection іске қостық, онда біз келесі нәрселерді орналастырдық:
- тапсырмалар
- жоба байланыстары
- тұтынушымен байланыс.
Неге бухгалтерия Worksection-да нәтиже бермеді?
Агенттікте CRM жүйесін енгізу — бұл жарты жорық. Біз әлі де тұтынушыларымызды
“100500” байланыс арналарынан Worksection-ға ауысуға көндіруіміз керек болды. Біз келесі дәлелдерді келтірдік:
- Сіз мердігеріңізбен жедел байланыс жасай аласыз — сұрақтарыңызды қойып, пікіріңізді бере аласыз.
- Сіз жобаның барлық деректеріне қол жеткізесіз — не істелген, не орындалып жатыр, және не жоспарланып жатыр.
- Сіз маңызды файлдарды тез таба аласыз — мәтіндер, кестелер және схемалар жүйеде болады.
Енгізу нәтижесінде жобалар автоматтандырылды, бірақ тұтынушылар әлі де
қанағаттанбайтын болды. Неліктен?
- Тапсырмалар бірден берілмеді. Менеджердің іс-әрекеттерінің кезегі болды. Шартқа қол қоюдан тапсырмаларды тағайындауға дейін бірнеше күн өтті.
- Біз ұзақ тапсырмаларды қойдық. Тұтынушылар жобада еш ілгерілеуді көре алмады. Прогресс болмады және қызметкерлер жұмыс істемейтіндей көрінді.
- Біз жедел жауап бермедік. Егер тұтынушы жарты сағатта жауап алмаса, ол бірден әкімшілікті шақырды.
Проблемаларды шешудің жолы қандай болды?
Біз тапсырмаларды үлгіге негізделіп тағайындауды бастадық
Біз тапсырмаларды басқаруда нұсқаулықты қабылдауды оңай деп таптық. Біз жалпы тапсырмаларды кіші тапсырмаларға бөлдік, ал кіші тапсырмалар тексеру парақтарына бөлінеді. Әр тапсырмада жауапты адамдар бар, олар әр түрлі орындау кезеңдерінде ауыстырылуы мүмкін.
Тұтынушы қандай тапсырмалардың орындалып жатқаны мен кімнен орындалып жатқанын көреді.
“Контекст және мақсат” тапсырмасының рәсім ережелерінің фрагменті
Біз командалық байланысты Worksection-ға ауыстырдық
Біз мәселелер, жоспарлар және “тікелей” пікірталастардың нәтижелерін тапсырмаларға біртіндеп енгіземіз.
Тұтынушы барлық жұмыс барысын бақылап отырады.
Тұтынушы біздің офисімізде болғандай :)
Біз кез келген тапсырма өзгерістерін өңдеу үшін қызметкер тағайындадық
Worksection Telegram-ға бейімделеді, сондықтан жаңа хабарламалар бойынша хабарламалар дереу келеді. Жауапты адам (мысалы, Жобалар менеджерінің көмекшісі) өзгерістерді мынадай тәсілмен өңдейді: қажетті қызметкерлерді белгілейді және жобаның орындалуына көз жеткізеді.
Нәтижесінде, тұтынушыға жауап беру уақыты 15 минутқа дейін қысқарды.
Бухгалтерия автоматтандыру проблемалары шешілгеннен бері не өзгерді?
Как сейчас: 5 – 10%
1:47 сағат, типтік 20 – 22 сағаттың орнына.
Қалай қазір: Worksection
5 – 10 байланыс арналарын (бірінші тұтынушымен!) берілген кезде, проект менеджері бір тапсырмадан екіншісіне көшкенде, қайталануды түсіндіріп, жоғалған хабарламаларға зиян шекті. Енді жобалар толығымен Worksection-да жүзеге асырылған: ештеңе жоғалмайды, бәрі анық және түсінікті.
Қалай қазір: Worksection арқылы бухгалтерлік коммуникациялар
Жетекшілер тұтынушылармен жұмыс істей отырып уақыт өткізеді, бірақ жұмсалған уақыт PM тек өзі айналысқандай болғаннан аз.
Қорытынды
- CRM таңдау жеткіліксіз (бізде Worksection), сонымен қатар оны дұрыс енгізу керек. Дәл осындай аспап ретінде.
- Бухгалтерлік шығын = менеджердің remuneration.
- Цифрлық жобаларда бухгалтерия автоматтандыру бухгалтерлік шығындарды азайтады.
- Егер бухгалтерия жобада жұмсалған уақыттың 10%-нан астамын алатын болса, процесстің тиімділігін жақсарту қажет.
- Егер үлгі жұмысты жеңілдетеді және жылдамдатса, онда бұл жақсы үлгі.
- Тұтынушы белгілі бір тапсырмаларды кімнің орындап жатқанын түсінгенде, өзін тыныш сезінеді. Ал бұл жетекшілердің тыныштығын білдіреді.
- Тапсырма өзгерістерін өңдеу үшін қызметкер тағайындаңыз: уақыт шектерін қайта жоспарлаңыз, тексеру парақтарын қосыңыз, тұтынушының кішігірім сұрақтарына жауап беріңіз және кіші тапсырмалар жасаңыз. Жобалар менеджерінің көмекшісі осындай адам бола алады.
- Есіңізде болсын: егер шешім немесе идея жүйеде жазылмаса, олар жоқ.
- Бухгалтерия бізге негізгі мүмкіндік береді – тұтынушыларға қызмет көрсету жоғары деңгейде, болжамды шығындармен.
