Ольга Богданова
Основательница и главный архитектор Bogdanova Bureau
О нас:
Вместе со Славой Балбеком в 2007 году мы основали 2B.group — дизайн-бюро, которое специализировалось на жилых и коммерческих проектах. За последние годы бюро стало одной из ведущих архитектурных и дизайн-компаний в Украине, получило много наград и признание за рубежом.
Позже 2B.group было реформировано в новую концептуальную структуру, которая состоит из двух компаний: Bogdanova Bureau и Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau специализируется на дизайне интерьеров, предметном дизайне и креативном менеджменте.
Мы создаем новую историю жизни вокруг наших клиентов, и это больше, чем просто дизайн.
Систематизация бизнеса
Команда Bogdanova Bureau прошла все этапы ручной работы, когда задачи и отчеты о выполнении фиксировались в аналоговой форме: устно или письменно.
Компания получила признание на международном рынке, мы привлекали клиентов как в Украине, так и в Европе. Работы становилось больше, проектов было много, нужно было ставить множество задач, к команде присоединялись новые люди. Нам была необходима серьезная систематизация, чтобы поддерживать порядок в проектах и отслеживать работу команды.
Наш первый эксперимент
Я внедрила в команду приложение с чек-листами. Это список, в котором отмечаются выполненные пункты. Дополнительно мы использовали таблицы, где фиксировали детали задач, дедлайны и загрузку команды.
Чек-листы — отличное решение, чтобы разделить задачу на пункты и строго следовать полученному списку. Мы записывали дела на день в чек-листы, и это было очень понятно и удобно.
Второй эксперимент
Однажды я попала на тренинг, где мне предложили индивидуальную разработку “под ключ” для нашего архитектурного бюро. Мы не стали рассматривать это предложение, потому что понимали: такая разработка может занять слишком много времени и потребовать много ресурсов для подготовки и внедрения. Кроме того, это создавало дополнительные риски, ведь решение могло не подойти команде.
Мне посоветовали внедрить учет времени, а для этого порекомендовали украинскую систему. Так мы открыли для себя Worksection — простое решение для управления проектами со встроенным тайм-трекером.
Быстрая адаптация — ключ к успеху
Мы были готовы внедрять таск-трекер. Долгое время компания уже использовала разные приложения, которые позволяли создавать чек-листы и ставить задачи друг другу.
Когда мы начали внедрять Worksection, команда хорошо восприняла новинку.
Более того, теперь мы можем использовать единую систему вместо таблиц, приложений с чек-листами и чатов для переписки.
Мы все еще используем таблицы и чаты, но для простых целей: чаты — для переписки, чтобы быстро что-то сказать или спросить, а таблицы — для отчетов.
Не все сотрудники знают английский, а большинство решений на рынке управления проектами англоязычные. Это приводит к тупику даже в самых простых задачах. Worksection изначально работает на русском и украинском, а также переведен на английский, немецкий, польский, испанский и даже китайский.
Мы можем подключать к проектам клиентов со всего мира и работать с ними через Worksection.
Как Worksection поддержал нас на первых этапах
Специфика нашей работы предполагает постоянный контакт с клиентом и работу с большим количеством задач. Поскольку восприятие дизайна человеком субъективно, клиента нужно держать в курсе того, что мы делаем и что уже сделано, а также быстро реагировать на обратную связь.
В Worksection можно подключить клиента к проекту, чтобы он видел прогресс задач и участвовал в обсуждениях. Клиент может зайти и посмотреть состояние дел.
После этого мы настроили несколько важных вещей.
Мы разобрали задачи
Мы всегда поддерживали порядок в рабочем процессе, даже когда ставили задачи устно или через чек-листы. Но единственное, что мы помнили, — это сам факт существования задачи. В отличие от этого, список задач Worksection сразу показывает все, что нам нужно.
Теперь мы используем все преимущества системы при постановке задач. Мы всегда указываем дедлайны, приоритеты, ответственных исполнителей, а при необходимости — затраты времени и финансовые расходы.
Мы начали вести учет всех процессов в компании
Важно понимать, на что способна ваша команда. Если в компании нет системы для измерения эффективности, можно внедрить самую простую:
Эффективность работы = время, разделенное на количество выполненных задач.
Другими словами, нужно понимать, сколько времени определенная задача занимает у вашего сотрудника или команды.
Чтобы считать среднее время в Worksection, есть таймер.
Сейчас мы только внедряем таймер в нашей компании. Приступая к задаче, каждый сотрудник запускает таймер. Мы надеемся, что через некоторое время использование таймера станет обязательным правилом в нашей компании.
Особенно удобна возможность фиксировать расходы постфактум. Это очень полезно в срочных ситуациях.
Зачем нужен учет времени?
Наверное, не существует проектов без проблем. В сфере дизайна время от времени возникают непредсказуемые моменты. Worksection помогает фиксировать отклонения от “плана А” и начинать спасать “план Б”.
Полная история действий и выполненной работы помогает понять, на чьей стороне возникли задержки, а учет времени помогает увидеть, на каком этапе команда столкнулась со сложностями.
Теперь мы всегда знаем, где нужно потратить больше времени и подробнее обсудить детали с клиентом, а где команда может работать автономно.
Таймер помогает нам рассчитывать продуктивность команды и видеть факт переработок, чтобы выставлять клиенту дополнительную стоимость в случае незапланированных правок.
Гибкий доступ для каждого человека
Worksection стал местом, где мы управляем не только клиентскими проектами, но и административными задачами компании, а также храним важные документы. Нам нужно было скрывать внутренние задачи от клиентов и ограничивать доступ к административным документам для обычных сотрудников.
Мы также подключаем людей удаленно, поэтому важно, чтобы они видели только те задачи, в которых участвуют.
В Worksection видимость настраивается легко. Для каждого проекта или отдельной задачи можно настроить видимость для отдела, команды, клиента или отдельно выбранных людей.
Рабочая переписка в чатах и мессенджерах создает шум
Живое общение остается в мессенджерах, но большинство рабочих чатов со временем заполняются нерабочими обсуждениями. Людям часто лень переходить в личные сообщения, поэтому разговоры о забытом выключенном утюге или корме для животных иногда попадают в рабочие чаты.
Worksection устраняет информационный шум в чатах и позволяет переписываться прямо в системе. История событий и мысли людей всегда остаются внутри конкретной задачи.
Работая через Worksection, команда избавляется от лишнего стресса, а менеджер может настроить прозрачную работу для всех сотрудников и клиента.