Кейде тапсырманың соңғы мерзімі жақындап қалғанда, жұмыс әлі басталмаған болады. Тапсырмалар маңызды болып көрінетін, және қай тапсырмамен бастауға болмайтын нұсқа жиі кездеседі. Мұндай жағдайлар компанияның тапсырмаларды приоритизациялауда қиындықтары бар екенін көрсетеді. Осы мақаланы оқып шыққаннан кейін, сіз мерзімдерді жіберіп алмайтындай етіп жұмысты қалай приоритизациялауды үйренесіз.
Тапсырмаларды приоритизациялау дегеніміз не?
Тапсырмаларды приоритизациялау – ортақ жұмыс пулынан әр тапсырмаға жұмыстың күрделілігі мен шұғылдығына байланысты әртүрлі статус беру процесі. Осы мақсатта команда мүшелерінің приоритизациялау дағдылары болуы қажет.
Приоритизациялау нәтижесінде тапсырмалар тізімі келесідей көрінеді:
- маңызды және шұғыл тапсырмалар, олардың жүзеге асырылуын бірден бастау керек;
- аз өзекті, бірақ маңызды мәселелер төменде орналасады.
Соңғы мерзім дегеніміз не және ол өндіріс тиімділігіне қалай әсер етеді?
Соңғы мерзім – тапсырманы орындау үшін белгіленген соңғы дата. Соңғы мерзім жұмыс көлеміне, оның күрделілігіне және шұғылдығына байланысты белгіленеді. Қатты соңғы мерзім – белгіленген мерзім ішінде орындалмаған тапсырманың ешкім үшін де құны жоқ. Ал жұмсақ соңғы мерзім – мәселе қалса да, редукцияланып кетеді. Айқын соңғы мерзім мотивацияға жақсы әсер етеді.
Дұрыс емес белгіленген соңғы мерзім командаға жамандық жасауға себеп болуы мүмкін. Жұмысқа жеңілдік беру және тым оптимистік соңғы мерзімдерді белгілеу команда тапсырмаларды жабу үшін уақыт таппауына және, тиісінше, жобалардың кешігіп қалуына әкеледі.
Тапсырманың қиындықтарын асыра бағалау да дұрыс соңғы мерзімдерге әкеледі. Бұл жағдайда Паркниннің принципі қолданылады: қандай да бір жұмыс бөлінген уақытқа созылады. Басқаша айтқанда, егер жұмыстың нақты уақыты екі ападан аспаса, ал команда төрт апа жоспарласа, онда жұмыс тіпті сондай уақытта созылып кетуі мүмкін.
Жобаларды уақытында орындау компанияның жақсы беделіне және клиенттердің қанағаттануына кепілдік береді, сондықтан адекватты соңғы мерзімдермен жасалуы мүмкін.
Тапсырмаларды приоритизациялауға көмектесетін 9 кеңес
Тапсырмаларды ең тиімді түрде приоритизациялауға көмектесетін көптеген әдістер бар. Командалық жұмыстың стильіне және тапсырмалардың ерекшеліктеріне сәйкес келетін нақты әдісті таңдаңыз. Сонымен қатар, команда жұмыс жасаудың қандай тізбегінде болатынын біледі, осылайша барлық мүмкін болатын мерзімдерді бұзбайды. Сондықтан тапсырмаларды қалай приоритизациялау және жобаларды қалай приоритизациялау керек?
Барлық тапсырмалардың тізімін жасаңыз
Сіз жобаның шеңберінде орындауға тиіс барлық тапсырмаларды алған кезде ғана жұмыс приоритизацияларын белгілей аласыз.
Әр тапсырма егжей-тегжейлі сипатталған кезде; оның кім жауапты екендігі және орындауын бақылауы көрсетіледі, онда одан да жақсы. Егер тапсырмалар арасында байланыс болса, оны жазып қою да маңызды.
Мысалы, веб-сайт үшін мәтін жазуды тек кілтсөздер тізімі дайын болған кезде ғана бастауға болады. Егер мәтіндер жазылып қойылса, бірақ сайт әлі де керек болса, онда SEO жылжыту туралы сөз болуы мүмкін емес.
Компанияның мақсаттарын анықтаңыз
Приоритизацияларды белгілемес бұрын, кем дегенде бір жылға компанияның стратегиялық мақсаттарын анықтауға біраз уақыт бөліңіз. Оларды қалыптастырып, бекіткеннен кейін, приоритизацияларды белгілеуге кірісе аласыз.
Менеджер әр тапсырманы ұзақ мерзімді перспективадағы әсеріне «фильтірден» өткізуі және оған приоритет деңгейін белгілейді. Жоғары жүктемелермен және команда жүктемесінің көптігімен бірге өнімділік пен жетістік синоним емес екенін есте сақтаңыз.
Командаға үйлесімді приоритизациялау әдісін таңдаңыз.
Кейбір конкреттік әдістер жобаның ерекшелігіне және команданың методологиясына тәуелді болады. Бірақ мұнда ең маңыздылардың бірі – барлық қызметкерлерге (немесе кем дегенде олардың көпшілігі) үйлесімді болуы.
Талқылау көмектеседі, ондаәркім өз пікірін білдіруі тиіс. Егер команданың көпшілігі үнсіз болса және ештеңе айтпаса, бұл олардың барлығының бәріне ұнап жатқанын білдірмейді. Мүмкін, қиындықтар болар, сондықтан біреу бірден айтуы шарт.
Басшылықпен біржақты таңдалған әдіс тапсырмаларды бөлу мерзімдерін жеделдетуге көмектеседі. Бірақ мұндай тапсырмаларды приоритизациялау мен командалық жұмыстың сапасы күмән тудырады.
Төменде түрлі приоритизация әдістері мен тәсілдері туралы әңгімелесеміз.
Шұғыл тапсырмаларды выделите
Жоғарыда айтылғандай, кейбір тапсырмаларға қатты соңғы мерзімдер бар, олардан кейін нәтиже құнсыз болады. Сондықтан, бұл тапсырмаларды бірінші кезекте орындау қажет. Сонымен бірге, командаға не себепті бұлай болу керектігін жеткізу маңызды.
Түсіндіру қаржылық шығыстар мен компанияның беделінің нашарлауы бастайтын түсініспеушіліктерді болдырмауға көмектеседі.
Бәсекелес приоритеттердің ауыртпалығын жойыңыз
Команда бір уақытта бірнеше жобалар бойынша жұмыс істеген кезде, бір қызметкер бірнеше тапсырмаларды ең жоғары приоритетпен және бірдей мерзіммен ала алады. Мұндай ситуация қиын, бірақ менеджер оны шешуі мүмкін. О丹, келесі нәрсе қажет:
- Жобалық менеджерлермен және әріптестермен байланыс орнатыңыз және тапсырмалардың барысын талқыға салыңыз. Бәсекелес приориттер кездескенде, орындаушыдан нәтиже керек болатын уақытты нақтылауға болады. Кейбір клиенттерге есептемені таңертең керек, ал басқасына кешке. Содан кейін, пазл жинақталады.
Бірақ екі тапсырманың да жұмысы бір күннің таңертеңінде бітулері керек. Сонда кілт қызметкерге тапсырмамен көмек көрсететін және рутинді жұмыстарды орындауға көмектесетін нұсқау іздеу қажет болады.
Яғни, байланыстар орнатылған сайын, бәсекелес приоритеттердің пайда болу ықтималдығы төмендейді және оның шешілуі жеңілдейді.
- Тапсырма үшін уақыт шкаласын жасаңыз. Мүмкін, менеджер команда жүктемесінің нақты көлемін білмейді. Егер сіз оларға кімнің қанша тапсырма алатынын көрсетсеңіз, және бір жарымға жеткілікті уақыт болмайтынын түсіндірсеңіз, онда, бәлкім, мерзімді ауыстыра алады немесе тапсырма үшін тағы бір жауапкершілікті адам тағайындауға болады.
Сондай-ақ, типтік тапсырмаларды орындауға қанша уақыт кететіндігі туралы деректеріңіз болғаны жақсы. Өйткені бастапқы жоспарлау дәлдікпен болғандықтан, бәсекелес приоритеттермен келетін жағдайлар аз болады.
Тапсырмаларды жоспарлау үшін күнтізбені қолданыңыз.
Арнайы күннің кэшты тізімдері бар кезде, жағымсыз тосынсыйлар саны әлдеқайда аз болады. Осылайша, өз күш-қауіпіңізді жоспарлай аласыз, және егер бірнәрсе жоспар бойынша кетсе, келесі күндерде күнтізбені қалай реттеу керектігін дереу түсінесіз.
Командалық жұмыста өте маңызды, өйткені өзгерістер болғанын түсініп, күнтізбе арқылы қандай әріптестермен үйлестірілген тапсырмаларыңыз бар және оларға хабарласып, адам жоспарларын да корректілеу үшін ақпараттандыра аласыз.
Күтілімдеріңізге нақты болыңыз
Тапсырмаларды белгілеу және адал жұмыс барлық нәрсені жоспар бойынша жүргізуге кепілдік бермейді, сондықтан сіз сақ болу керек. Күш жұмсалатын жер әрдайым бар. Дегенмен, адекватты жоспарлау, нақты мерзімдер және дұрыс белгіленген приоритеттер жағдайды түзету және маневр жасау уақыты бар.
Тұрақты күш-жігеріңізді рефлексиялаңыз
Егер тапсырмалар тізімі кең болса, олардың көпшілігі мәнерлі және ұзақ мерзімді болса, сіз жұмыс тоқтамай қаласа, тапсырмалар тізімі көлемді болмайтынынан өкінішке батып қаласыз. Одан құтылу үшін, сіз әрдайым стратегиялық тапсырмаларды орындап жүретіндігіңізді еске түсіріңіз. Сізге моральдық тұрғыдан жеңілдеу үшін, тырысыңыз:
- Үлкен тапсырмаларды бірнеше кішкентайларын бөліңіз. Әр бірін орындауды белгілеңіз. Сіз прогрессті көресіз.
- Тізімнен жылдам аяқтай алатын тапсырмаларды табыңыз. Кем дегенде, күн сайын сондай бір зерттеуді жабыңыз. Ол да мотивация береді және сіздің алға жылжып келе жатқаныңызды көрсетеді.
Жобаларды тиімді приоритизациялау үшін бағдарламалық қамтамасыз етуді қолданыңыз
Жобаларды және тапсырмаларды приоритизациялауға, жұмысты жоспарлауға және соңғы мерзімдерді сәтімен орындауға көмектесетін көптеген құралдар бар. Осындай құралдардың бірі — Worksection. Бұл украиналық бұлттық тапсырма менеджері, пайдаланушыларға жобаның жалпы күйін және оған кіретін жеке тапсырмаларды бақылауға, соңғы мерзімдерді бақылауға, ақпарат алмасуға және тағы басқаларға мүмкіндік беретін қуатты функционал.
Worksection-нің көптеген артықшылықтары:
- жоба тақтасы;
- ұнамды және жеңіл интерфейс;
- уақыт трекері;
- күнтізбе;
- Гант диаграммасы және Канбан тақтасы;
- жылдам және сапалы техникалық қолдау;
- жоба деректерінің сенімді қорғалуы.
Бұрын, біз тапсырмаларды және жобаларды приоритизациялауға көмектесетін басқа өнімдер туралы жаздық.
Тапсырмаларды приоритизациялау әдістері
Жалпы кеңестермен қатар, команда тапсырмалармен жұмыс істеуге көмектесетін нақты әдістер туралы білуіңіз керек.
Топтау
Егер сіз барлық тапсырмалардың толық тізімі дайын болса, тапсырмаларды топтастыру арқылы оларды приоритизациялай аласыз. Тапсырмаларды категория / идея бойынша топтастыру керек. Мысал:
- функционалдық бойынша (әрбір нұсқаны жүзеге асыру үшін қажетті тапсырмалар бір категорияға түседі);
- жобаның кезеңдері бойынша (MVP, алдын ала шығу т.с.с. үшін қандай тапсырмалар аяқталу керек).
Топтау арқылы жұмыс приоритизациялау жобаның бейнесін және жеке кезеңдер мен тапсырмалар арасындағы байланысты жақсы көруге мүмкіндік береді.
Топтау
Бұл әдіс ортақ белгіге негізделген топтарға бөлінуді білдіреді, содан кейін бір топтың тапсырмаларын реттілікпен орындау керек. Осындай топқа өткенде, сіз басқа топқа ауыса аласыз.
Бұл әдіс мидың мүлдем басқа тапсырмалар арасында ауысудың қиындығына негізделген. Мысалы, мәтіндерді жазуға бейімделген кезде, сіз күні бір мақаланы, әлеуметтік желілерде пост жазып, презентацияны бір уақытта жасап ала аласыз. Келесі күні сіз дизайнер үшін сілтемелерді іздеуге бірнеше сағат жұмсай аласыз, содан кейін бірнеше кездесулер өткізесіз, қалған күнді электрондық пошталарға жауап беруге арнайсыз.
Көпіршік сорттау әдісі
Көпіршік сорттау әдісі бұл тапсырманың тізімдегі басқа тапсырмаларға қатысты қаншалықты маңызды екенін түсінуге көмектеседі.
Бұл әдіспен приоритизациялау барлық жұмыс тапсырмаларын горизонталды сызық бойынша орналастырумен басталады. Одан кейін, бірінші екі тапсырма салыстырылып, қайсысының маңыздылығын анықтайды. Нақтырақ айтқанда, маңызды тапсырма сол жаққа жылжиды.
Содан кейін салыстыру процесі екінші және үшінші тапсырмалар, үшінші және төртінші тапсырмалар арасында жалғасады және т.б. Сайып келгенде, команда шыққан жерде тапсырмалар маңыздылық тәртібімен солдан оңға қарай орналасады.
“Жаттығыңызды жеу”
Бұл әдістің негізгі идеясы – әрбір жұмысты ең жағымсыз және қиын тапсырмалардан бастауыңыз қажет. Тек олар аяқталғаннан кейін, оңай болатындарды орындауға болады.
ABCDE әдісі
ABCDE технологиясы тек приоритизациялауға ғана емес, сонымен қатар уақытты басқаруға арналған бір тәсіл. Алдымен, барлық тапсырмалар тізімін түзіледі. Содан кейін, тапсырмалар уақытында орындамасаңыз, болып қалатын салдарларына байланыстырылып топтастырылады.
A тобы тапсырмалары команда жобаны аяқтауды талап етеді. A тобының тапсырмаларын орындамаудың жобаның нәтижесіне үлкен зардаптары болады.
B тобы тапсырмалары орындағысы келеді, өйткені оларды орындамау да теріс салдарға алып келеді, бірақ оны орындау уақытылы маңызды емес.
C тобы тапсырмалары жақсы болар еді, өйткені олар соңғы өнімнің көрінісін жақсартады. Дегенмен, олардың орындалмауы критикалық түрде ауыр салдарға әкелмейді.
D тобы тапсырмалары опционалды, шұғыл емес және жобаның мүддесіне үлкен қызығушылық тудырмайды. Себебі, оларды делегирлеуге болады.
E тобы тапсырмалары қазіргі итерациядан немесе жобадан тасталуы тиіс. Олардың орындалуы соңғы өнімге әсер етпейді, бірақ уақыт пен ресурстар талап етеді.
Эйзенхауер шешім матрицасы
Негізінде, Эйзенхауер шешім қабылдау матрицасы ABCDE әдісіне ұқсас. Y‑ось бойынша маңыздылығы, ал X‑ось бойынша шұғылдылық деңгейі көрсетіледі. Осы координат осьтері арасында төрт проблемалар тобы орналасады:
Топ 1 — маңызды және шұғыл тапсырмалар
Топ 2 — аз маңызды, бірақ шұғыл
Топ 3 — маңызды, бірақ шұғыл емес
Топ 4 — маңызды емес және шұғыл емес.
Осылайша, жұмыс бірінші екі топтан басталуы, содан кейін үшінші топтағы тапсырмаларға өтуі тиіс. Төртінші топтың тапсырмалары опциялы, сондықтан олар уақыт болған кезде орындалуы мүмкін.
Жүз долларлық әдіс
Әр команда мүшесі бұл бағалау мен приоритизациялау әдісінде тапсырмалар тізімін алуда болады. Ол елес $100 (немесе 100 балл) алады және бұл немесе сол тапсырма үшін «төлеуге» (балл беруге) қанша дайын екендігін дербес шешеді. Логикасы – қиын тапсырма тиісті түрде «құны болады». Нәтижесінде, көп балл алған тапсырмалар жоғары приоритетке ие болады, сондықтан олардан жұмыс басталуы керек.
Тапсырмаларды приоритизациялау команда мүшелерінің уақыты мен энергиясын үнемдейді, жобаны сәтті аяқтауға жақындатады, соңғы мерзімдерді жіберіп алмайды. Біз жоғарыда көрсетілген кеңестер мен әдістердің сіз үшін приоритеттерді дұрыс қоюға көмектеседі деп үміттенеміз, олар топтық және тиімді жұмысқа ықпал етеді.