Шын мәнінде табысты команда өз міндеттерін және олардың маңыздылығын түсінеді, ұзақ уақыт бойы назар аудара алады, тиімділік пен шығармашылықты сақтайды және өзі мен нәтижесіне қуанышпен қарайды. Команда басқаруы мұндай команданы құруда үлкен маңызға ие, соның арқасында қызметкерлер өздерінің құндылығын сезінеді және үйлесімді жұмыс істейді.
Кейде, ауыр жұмыс жүктемесінің әсерінен менеджер команда күйін бақылау және басқару стратегиясын құру үшін жеткілікті ресурстарға ие болмайды. Осы мақалада біз сізге бұл маңызды жұмыс бөлігін оңтайландыруға бірнеше құпия ұсынамыз.
Жоба Командасын Басқару
Команда – бұл бір немесе бірнеше міндеттерді орындау үшін біріктірілген қызметкерлер тобы, жұмыс басталмас бұрын қойылған мақсаттарға жету үшін. Практика көрсеткендей, командамен жұмыс көп жағдайда ең жақсы нәтижені береді, өйткені тіпті өте жоғары деңгейдегі маман басқа адамдармен жұмыс істегенде мықты болады.
Команда басқаруы менеджердің ең маңызды күрделі дағдыларының бірі. Бұл жұмыс келесі процестерден тұрады:
- мақсаттарды белгілеу және оларды командаға жеткізу;
- мотивация және ынталандыру;
- тұрақты коммуникация және кері байланыс;
- тиімді проблемаларды шешудің жеке мысалдарын көрсету;
- конфликттерді шешу және дені сау командалық атмосфера, жақсы корпоративтік мәдениет құру;
- команданың кәсіби өсуі үшін мүмкіндіктерді кеңейту.
Команда Басқарудың Маңызы
Табысты бизнестің негізі – белсенді, қызығушылығы бар және ынталы команда. Басқаша айтқанда, «сау» команда.
Қызметкерлер командаға жақсы ұйымдастырылмағандықтан өздігінен бола алмайды, сондықтан «арман командасын» құруға назар аударылуы керек, онда әрбір қатысушы жұмысты және өсу мүмкіндіктерін қызығушылықпен жүзеге асырады. Бұл комбинация қызметкерлерді ұстауда маңызды фактор болады.
Команданы басқару және оның ішіндегі қатынастардың маңыздылығын растайтын бірнеше статистика. Мысалы, жоғары қызметкер кірігуі бар командалар 23% өнімдірек болады. Сонымен қатар, оларда келесі оң айырмашылықтар бар:
- 10% жоғары клиенттер адалдығы;
- 14% жоғары өнімділік;
- 18% жақсы сатылым.
Тиімді Жоба Командасын Басқарудың 13 Құпиясы
Галлап мәлімдейді, команда басқару арқылы қанағаттандырылуы тиіс 12 негізгі қажеттілік бар. Егер олардың барлығы орындалса, команда өнімділігі жоғары болады.
- Қызметкер неден күтілетінін біледі.
- Қызметкерде жемісті жұмыс үшін қажеттілік бар: материалдар, құрал-жабдықтар және т.б.
- Серіктестер мен әріптестер сапалы жұмысқа міндеттелген.
- Командада өсу және өзін-өзі дамытуны насихаттайтын адам бар.
- Соңғы алты айда біреулер оның жетістіктері жайлы қызметкермен сөйлескен.
- Әр жұмыс күні, адам ең жақсы нәрсені жасауға мүмкіндік алады.
- Менеджер немесе әріптестер қызметкердің жеке өтініштеріне қамқорлық жасайды.
- Аптасына кемінде бір рет, адам жұмысының оң бағасын алады.
- Қызметкердің командада досы бар.
- Жыл бойы, қызметкер үйрену және өсу мүмкіндігі болды.
- Адамның пікірі команда мен басқару тарапынан есепке алынады.
- Компанияның миссиясы және/немесе жобаның мақсаты қызметкерлерге жұмыс шын мәнінде маңызды екенін сезіндіреді.
Бұл қажеттіліктердің бәрін қанағаттандыру үшін, сіз тиімді команда басқарудың құпияларын білуіңіз керек.
Команданы Құру Жағдайлары
Біріншіден, сіз стратегияға ие болуыңыз керек, ол сізге ең жақсы қызметкерлерді жалдап, бейімделуге және сақтау қалыптастыруға көмектеседі, олар жобаның міндеттерін тиімді шешеді.
Команда мүшелерін таңдау
Анық мақсаттарды белгілей отырып, бастаңыз. Мысалы, сізде маркетинг менеджері, әзірлеушілер, тестерлер, дизайнерлер және контекстік жарнамаларды орнату саласындағы мамандардан тұратын команда құруды қажет.
Мына нәрселерді белгілеп қойыңыз:
- мамандарды іздеуге қанша уақыт бар;
- қандай жалақы ұсынуға болады;
- жобада жұмыс істеудің артықшылықтары қандай;
- іздеу үшін қандай ресурстарды пайдалануға болады.
Келесі ұсыныстар да пайдалы болуы мүмкін:
- Мықты қызметкерлерді жалдау үшін, сіздің жұмыс беруші брендінің мықты болуы керек. Брендіңіздің нарықтағы құнын зерттеп, ақпаратты қажет болса түзетіңіз.
- Көбінесе, сізге «жұлдыздардан» құралған команда қажет емес, яғни Senior деңгейіндегі мамандар. Командаға әр бағытта бір жетекші имиджін қалыптастыру дұрыс, қалған қызметкерлер мықты Middle және уәдеден тұрады Junior.
- Команда өлшемін реттеңіз. Кейде бүкіл команда неғұрлым көп адам болса, жобаны тезірек аяқтау мүмкін болады деп ойлайсыз. Бұл әрдайым олай емес, себебі көп жұмысшы байланыстар көбейіп, ретке келтіріледі. Көбінесе, топтағы ең оңтайлы адам саны беске дейін. Егер жоба көп ресурстарды қажет ететінін түсінсе, қызметкерлерді микротоптарға бөлу жақсы, әрқайсысында өз жетекшісі болады. Командалар жұмысының тұрақты теңгерімін жасау да қажет болады.
- Кандидаттарды өз қонақтарыңыз немесе клиенттеріңіз ретінде бағалаңыз. Оларды тиісінше сыйлаңыз: уақыттарын құрметтеңіз, қонақжай болыңыз, байланыста болыңыз.
Командалық жоспарлау
Сізде команда болғанда, сіз жұмысты бірге жоспарлауыңыз керек. 6-12 айға жоспар құруды ұсынамыз, тоқсан сайын шолу және жаңарту, немесе мүмкіндігінше жиі, қазіргі күндердің лебі ескеріліп.
Жоспарлауды сәтті жүзеге асыру үшін, төмендегі қадамдарды кеңейтіңіз:
- Команданың жалпы мақсатын және әр қызметкер үшін міндеттерді көрсету.
- Команда мен қызметкерлердің негізгі өнімділігінің көрсеткіштерін (KPIs) жазып алыңыз.
- Соңғы мерзімдерді белгілеңіз: орташа және аяқтама.
- Күшті мәжбүр ету жағдайында балама жоспар жасау
Команда жұмысының ұйымы
Координацияланған команда жасау үшін оның иерархиясын құру қажет. Яғни, әркім жетекші не бағынышты екендігін түсінуі керек. Иерархиядағы деңгейлер саны проекттің күрделілігіне және қызметкерлер санына байланысты болады.
Келесі көрсеткіштерді де жасау қажет:
- бірлесе жоба мақсатын нақтылап анықтаңыз;
- қызметкерлердің топтары арасындағы тәуелділікті мақсатқа жетудің жолында сипаттаңыз;
- кімнің қандай жауапкершілігі барын түсіну;
- барлық қызметкерлердің не күтілетінін білетінін қамтамасыз ету.
Командамен ортақ ақпараттық алаңды қамтамасыз ету
Қазіргі таңда, ешкім стратегиялық мақсатты түсінбей жұмыс істегісі келмейді. Сондықтан, команда жетекшісі барлық қызметкерлердің түсініп, олардың өз рөлі мен соңғы нәтижеге қосқан үлесін түсінеті.
Жоба Кестесі Worksection-да
Сіздің команда мүшелерінің бірдей ақпаратқа қол жеткізетініне көз жеткізуіңіз қажет. Бұл шын мәнінде команда шешімдерін қабылдаудың жалғыз жолы. Сонымен, менеджердің міндеттері:- сенімді ақпарат беріңіз,
- барлығына ақпаратқа қолжетімді қамтамасыз етіңіз, мысалы, білім базаларын немесе маңызды материалдармен апталық ақпараттық хаттар жасаңыз.
- команда үшін маңызды ақпаратты талқылаңыз.
Жоба командасының өмір циклі бойынша дамыту
Әр команда бірнеше даму кезеңдерінен өтеді. Мұндай команданың стратегиялық табысы әр кезеңнің сәтті аяқталуына байланысты.
- Формалау. Қатысушылар бір-бірімен байланыс орнатып, таныса бастағанда даму кезеңінің бірінші сатысы.
- Сторминг. Адамдар бірге жұмыс істеп, бір-бірінің күшті және әлсіз жақтарын біле келе, конфликтілерді анықтау кезеңі.
- Нормалау/Атқару. Барлық жұмыс процестері мен механизмдер құрылған кезең, қызметкерлер командалық жұмыста үйлесімді жұмыс істеп, мақсатқа бірге жүйелі түрде жүреді.
- Қайта ұйымдастыру. Бұл кезеңде команданың құрамы немесе міндеттердің бөлісуі өзгеруі мүмкін. Бұл жиі тапсырмалардың өзгерістерінен болады.
- Тұрақтандыру. Жоба аяқталған кезде, команда қорытынды жасап, жұмыс бәсеңдегенде, табысты екендігін шешеді. Егер барлығы қанағаттанса, команда жаңа жобалар бойынша бірге жұмыс істеу үшін қайта келуі мүмкін.
Жоба командасында конфликттерді шешу
Конфликттер мен түсініспеушіліктер кез келген командада орын алады. Көбінесе, менеджер арақатынастар мен команда аралық қатынастарды шешумен айналысады.
Конфликтті шешу үшін, бірінші кезекте конфликтті тараптарды түсіну керек. Бұл әрдайым анық болмайды. Сондықтан, менеджер сонымен қатар, кімнің шынымен конфликтте екенін, және неге соған назар аударуы керек, сонымен қатар әр тарапқа «қолдау тобы» қызметін атқарушыны анықтауы тиіс.
Конфликт сарапшысы Кристофер Митчелл ұсынған үшбұрышты пайдалануға болады. Ол әр қатысушының қарым-қатынастарын, мән-жайын және тәртібін түсінуге қажеттіліктің бар екенін білдіреді. Нысаналы ақпарат алу үшін, тараптарды өз көзқарастарын сипаттауға сұрау қажет.
Мысалы, әр конфликт қатысушы төмендегі сұрақтарға жауап береді:
Менеджер тараптардан осындай толтырылған кестелерді көргенде, конфликттің нақты себебін табуы және шешім ұсынып жатқанын байқай алады. Мүмкін қатысушылар өзі проблеманы жаңаша көзбен қарап және бейбітшілік жолдарын көреді.
Ең бастысы, конфликттерді тыныштандырмау және олардың өздігінен жоғалатынына сенбеу керек.
«Бейнемазалер үшін уақыт»
Зерттеулер көрсеткендей, бір-бірімен 45 минут бейнемазаларды ойнаған жаңа командалар 20% өнімдірек болды, ал дәстүрлі командалық өңдеу жаттығуларымен айналысқан командалар ойнаған командаға қарағанда.
Сондықтан, осы өзара әрекеттесудегі форматты ескеріңіз. Ойындар таңдауда, олар компьютерде де, смартфонда да іске қосылатын қарапайым ойындарды таңдаңыз.
«Бақытты сағат»
Әдетте, «бақытты сағат» термині супермаркеттер, тамақтану орындары немесе дүкендерде тартымды бағалар ұсынылатын кезеңді білдіреді. Бірақ мұндай сәттер жоба командасын басқаруда да аз маңызды емес.
Команда басқаруында бұл, команданың мүшелері бос уақытында бір-бірімен бейресми байланыс орнатады, бір-біріне сенімділік деңгейін арттырады дегенді білдіреді. Мұнда бірнеше әмбебап идеялар бар, бақытты сағатты қалай өткізуге болады:
- Кинодан, музыкадан, компаниядан және т.б. сұрақтар мен тесттер.
- Сіз не таңдар едіңіз? Мысалы: «Кофе ма, әлде шай ма?» «Не таңдар едіңіз: фильм бе, әлде кітап па?».
- Екі шындық және бір өтірік. Адам өз туралы үш факті атайды, біреуі өтірік.
Команда Басқарудың Негізгі Әдістері
Команда тек өз жетекшісіне ғана байланысты дейді. Сондықтан, егер сіз командаңыздың өсуін қаласаңыз, сіздің өсуіңіз әрқашан жоғарыда болуы керек. Әрдайым басқарудың маңызды элементтері
Әр стильдің мөлшерін жалпы басқару барысында теңестіру маңызды. Яғни, барлық міндеттерді ауыстыру мүмкін емес, ал кейбір қызметкерлер қатты жетекшілікке мұқтаж емес, тек не істеу керектігін және қашан істеу керектігін нақты белгілеу қажет.
Дұрыс Приоритеттеу
Қызметкерлерге барлық тапсырмалар теңдей маңызды екенін айтпаңыз. Адам бәрін бір уақытта жасай алмайды. Сондықтан, жобаның немесе компанияның уақтылы аяқталу үшін стратегиялық маңызды не екенін түсіндіру қажет.
Сондықтан, барлық тапсырмаларды приоритеттеу дұрыс болады. Бұл тапсырмалар менеджері арқылы жасаудың оптималды әдісі болып табылады. Осылайша, әр команда мүшесі бірінші болатын нәрсені және кейінге қалдыруға болатын нәрсені түсінетін болады. Бұл жұмыс уақытын рационалды бөлуге және мерзімдерді бұзуды болдырмауға көмектеседі.
Міндеттерді Делегациялау
Менеджер команда ішіндегі жұмыстың көп бөлігін өзі істей алмайды және істемеуі керек. Сондықтан, қызметкерлерге олар істей алатын нәрселерді делегациялауды қажет.
Иә, кейбір тапсырмалардың мәнін және кезеңдерін түсіндіруге көбірек уақыт қажет болуы мүмкін, нұсқаулар мен нұсқаулықтар жазылуы керек. Бірақ делегацияның артықшылықтары да бар:
- қызметкерлердің мамандықтары тізімі кеңейеді;
- менеджер стратегиялық мәселелерді шешуге көбірек уақытқа ие болады.
Менеджерлеуді Іске Асыру
Бұл процесс команданы нығайту үшін өте маңызды. Екі тарапқа да пайда бар. Өйткені, білімді бөліскенде, біз оны бастарыңызда құрылымдаймыз және көбінесе проблемаларды шешуде стандарттан тыс шешімдерді табамыз.
Менеджері бар адам жылдам өсе бастайды, өйткені ол көп санының қателіктері мен маңызды әдістерді арқылы өтуі қажет емес. Керісінше, мынадай сұрау бойынша бірден не істеу керектігін үйренуге болады. максималды тиімділікпен.
Сондай-ақ, байланыстыру процесінде, түрлі біліктілік деңгейі бар команда мүшелері сұрақтарды қоюға, оларға дұрыс жауап беруге және бөтен пікірді қабылдауға үйренеді.
Команда Коммуникациясы
Жақсы байланыссыз жобалық команда басқаруында табысты жұмыс істеу іс жүзінде мүмкін емес. Негізгісі, барлығымызға ыңғайлы болғанша реттеуге.
Мысалға, шұғыл емес сұрақтарды электронды пошта арқылы келісуге болады. Бірақ жедел реакцияны талап ететін заттар мессенджерде пайда болуға тиіс.
Жұмыстағы Командамен Коммуникация
Сонымен қатар, жұмысшының жиналыстар немесе шұғыл тапсырмалардың бар болғандығына байланысты хабарламаларға жауап бермейтін сағаттар болатынын келісуіңіз қажет.
Командада сұрау жүргізу де пайдалы болады. Ол мерекені тойлау, жаңа тапсырма менеджерін таңдау, және тағы басқаларға арналуы мүмкін. Ең адал жауаптарды алу үшін, зерттеуді анонимді етіп жасауды сұраңыз және қызметкерлеріңізге хабарлаңыз.
Жалпы, жобаның командасын басқару және коммуникациялар менеджерге түседі, бірақ осы процестерді оңтайландыру үшін, командадағы кері байланысты есіңізде сақтаңыз.
Жобалық Командаға Ситуативті Басқару
Менеджмент ережелерін қатайтып ұстану әрдайым жақсы емес екенін түсіну керек. Кейде ситуативті көшбасшылық қағидаттарына басшылық етуіңіз керек, олар жағдайлардың және қызметкерлердің айырмашылығын ескереді.
Бұл тәсілдің мәні осында. Жағдайға байланысты, сіз төрт стильдің бірін таңдай аласыз.
Нұсқаулық Менеджердің не істеу керектігін және кімнің не істейтінін нақты айтып беретіні түсініледі, тікелей нұсқаулықтармен және нақты уақытпен. Бұл стиль жаңа қызметкерді үйрету кезінде пайдалы, ол екіталай қателіктер жасамайды.
Оқу Менеджер қызметкерге тапсырма береді және нәтижесінде не алынуы керек екенін жалпы түрде түсіндіреді. Жұмыс ілгерілеген сайын, жетекші кеңес береді және соңы - нәтижесі мен қолданылған әдістер бойынша терең кері байланыс береді.
Қолдау Бұл стиль, қызметкердің сапалы еңбек ету үшін барлық қажетті дағдыларға ие екендігіне сенімді болса, пайдаланылады. Сондықтан, оның қатысуы тек көмектесудің қажеті бар-жоғын сұраумен шектеледі.
Делегация Егер сіз адамның тапсырманы сәтті орындау үшін барлық қажеттіліктері бар екенін бірақ өз қабілетіне сенімсіз болса, онда бұл оның жауапкершілігі болып табылатындығын айту керек. Менеджер жұмыс барысында бақылау жүргізбейді, бірақ сұрақтарға жауап беріп және нәтижені тексереді.
Тиімді Команданы Құру
Жоғарыда, команда құрудың жалпы қағидаларын сипаттадық. Тағы да бірнеше детальдарға назар аударайық.
Жоба командасына кандидаттарды бағалау критерийлері
Әрине, әр жобаның өз ерекшеліктері бар, және тиісінше, қызметкерлердің талаптары айтарлықтай өзгеше болады. Бірақ, кандидаттарды бағалаудың негізгі көрсеткіштері:
- Қиын дағдылар. Бұл, шын мәнінде, адамның кәсібін орындайтын дағды. Мысалы, тестер туралы айтатын болсақ, ол қолмен және автоматтандырылған тестілеудің принциптерін, жүйе сипаттамаларын, баг трекерлерді, бағдарламалау тілдерін т.б. білуі керек.
- Жұмсақ дағдылар. Топтық жұмыста келесі аспектілер маңызды:
- б interruptionсіз байланысу мүмкіндігі, өзінің пікірін дәлелдей білудің;
- стреспен жұмыс істеу дағдылары;
- ашықтық және білім алуға деген ынта;
- сынға дені сау реакция.
- Тәжірибе. Барлық рөлдерді жаңадан келгендер алмайды және нақты жоба үшін жаттықтырыла алмайды. Кейде сіз бастама жүргізу үшін және белгілі бір мерзім ішінде аяқтау үшін жұмыс істегендей, сол үшін қажетті тәжірибеге ие болу да міндетті.
- Мотивация. Жұмыс берушілер көбінесе неге адам осы жобада жұмыс істегісі келетінін сұрайды. Және кірістер - бұл жалғыз мотивация емес. Кейбіреулер жаңа тәжірибе алуға, ал басқалары әлеуметтік мәселелерді шешу мүмкіндігіне қызыққан.
Тиімді команданы құруға көмек болатын ережелер
Ең алдымен, жұмыс сипаттамасын жақсы жасау керек, сонда кандидаттар сізге қаншалықты сәйкес келетінін нақты түсінеді. Не қажет және не артықшылыққа ие екенін белгілеп қойыңыз.
Мына нәрселерді еске алыңыз:
- Тесттік тапсырмаларды әзірлеу. Олар кандидаттың жұмысты қалай орындағанын көруге мүмкіндік береді, сол уақытта ықтимал жұмысшы өзіне осы орынға қызығатынын және ол оған сәйкес келетінін түсінуге мүмкіндік алады.
- Кандидатпен бір-үш сұхбат өткізу. Бірақ оларды уақыттың созылмауына тырысыңыз.
- Орналастыруға назар аударыңыз және орындалатын жұмыстың анық нұсқауларын жазыңыз. Егер адам алғашқы күндерінде ештеңе білмейтінін және ешкімнің оған қажет емес екенін сезсе, шығарып кеткен немесе тиімді жұмыс істемей кету мүмкін. Оның орнына, дайын нұсқаулар көптеген процестерді жеңілдете алады.
Жоба командасын басқару үшін тиісінше қажетті нәрселер
Егер сізде команда мақсаттарын айқын түсіну мен оның көрсеткіштерін бағалауға Windows болмаса, тиімді жұмысты күтпеуіңіз керек. Сондай-ақ келесі маңызды факторлар бар.
Жоба командасының басқару құралын таңдау маңызы
Практика көрсеткендей, қағаз блоктар, Word файлдары және Excel кестелері тек аз командада шектеліп, қарапайым тапсырмалармен жұмыс істейді. Егер күрделі жобалар мен талапты клиенттер туралы айтатын болсақ, келесі құралдарды қолдану керек:
- Уақытты бақылаушы, тапсырмалар бойынша жұмсалған уақытты бақылауға. Жобаның сағат бойынша төленуін ескермейінше, оны мүлдем безендіре алмайсыз.
- Тапсырма бақылаушы. Егер тапсырмалардың және орындаушылардың саны артып жатса, кімнің не үшін жауапты екенін есте сақтау қиын болады. Сондықтан, тапсырмалар, жауапты адамдар мен мерзімдер дәл анықталған қызметті қолдану жақсы. Егер сіз жоба шолуы бар болса, тапсырмалардың күйін түсініп, өзгерістерді дер кезінде жауап беруге дайын болу үшін, проект басқару жүйесін жұмысқа интеграциялау пайдалы. Сіз арзан базалық тарифпен бастаңыз, ал компания дамыған сайын жаңартулар жасаңыз.
Кемшіліктерден аулақ болу
Жоба командасын тиімді басқару коммуникациялардың барлық қатысушылары арасында жолға қойылмаған болса, мүмкін емес. Мұндай нәрселерден аулақ болу керек:
- Тапсырыс берушінің не екенін білетініне сенім. Әдетте, ол қандай мақсатқа жетуді білетіні анық. Мысалы, $10,000 ай сайынғы сату. Бірақ тапсырыс беруші қай хостингтің жақсы болатынын және SEO жылжыту мен мақсатты жарнаманың арасындағы айырмашылықты білетініне сену қиын. Сіз сабырмен түсіндіріп, көп талқылауға дайын болуыңыз керек.
- Кез келген қателігімізді түзеуге мүмкіндік беруді үміт етіңіз. Шындығында, мүмкін. Бірақ, бұл қате сіз үшін тым қымбатқа түспей ме?
- Сіздің өткен табысыңыз болашақтағы жетістіктеріңіздің кепілдігі екенін есептеу. Иә, тәжірибе көп нәрсені есептейді. Бірақ, тек оған сілтеме жасап, қателіктер жасай аласыз. Сондықтан әрдайым жаңа трендтерден хабардар болыңыз.
Жобалық басқарудағы жаңадан бастаушыларға кеңес
Егер сіз компанияңызда жоғарыда аталған кеңестерді қолдансаңыз, олардың тиімділігін өлшеуге көз жеткізіңіз. Ол үшін келесі көрсеткіштерге назар аударыңыз:
- команда удовлетворенсти деңгейінің артуы;
- жоспарланған бюджетінің индикаторларын асып кетуі болмауы;
- толық уақыттардың төмендеуі;
- мерзімдерді уақытында аяқтау;
- клиенттердің жұмыс нәтижелерімен жоғары деңгейдегі тұтынушылардың қанағаттануы.
Бұл маңызды, өйткені барлығына тамаша әдістер мен кеңестер жоқ. Сондықтан, команда жұмысында үнемі «пульсін» билеу қажет.
Табысты жоба командасын басқару ілімдерін, құпияларын ғана білмей, сонымен бірге, таныс ақпаратты үнемі сынап, процесті жақсартудың жаңа нұсқаларын іздестіру керек. Сонымен қатар, проект басқару құралдарын пайдалану және командасының негізгі көрсеткіштерін талдау маңызды.