Жобаларды басқару өндіріс немесе қызмет көрсету саласында жұмыс істейтін компанияларда маңызды рөл атқарады. Маркетинг те ерекшелік емес. Мұнда жобаларды басқару маркетинг командасына құрылымдалған жоспарлауды, жобаның жағдайын бақылауды және уақытында аяқталуды қамтамасыз етеді. Осы тәсілден барынша пайда алу үшін, біз сізге пайдалы кеңестерді қолдануға кеңес береміз. Міне, олардың бірнешеуі.
Жақсы жобаларды басқару маркетинг командалары үшін neden маңызды?
Маркетинг командалары үшін жобаларды басқарудың маңыздылығын түсіну үшін осындай командалардың ерекшеліктерін айқындап алу керек:
- Шығармашылық. Маркетинг көбінесе осы компонентсіз мүмкін емес. Мысалы, жаңа бренд немесе жарнама науқаны сияқты маркетингтік жобаның идеясы шығармашылықсыз жүзеге асырылуы мүмкін емес және қалыпты заттарға стандартты емес көзқарас.
- Тұтынушылардың қажеттілігіне назар аудару. Маркетингтік жобалар, ақырында, тұтынушылар мен мақсатты аудиторияның қажеттіліктеріне жауап беруі тиіс. Сондықтан олардың қажеттіліктері мен қалауларын түсінуге назар аудару өте маңызды. Осылайша, соңғы өнім немесе қызмет тұтынушылардың қажеттіліктерін қанағаттанатынына кепілдік беруге болады.
- Уақыт шектеулері. Маркетингтік жобалар көбінесе нақты мерзімдерге ие. Мұнда олар нарық жағдайларын ескере отырып белгіленетіні анық болуы керек. Сондықтан жұмыс процесіндегі күтпеген кешігулер өнімнің уақтылы шығарылмай қалуына әкелуі мүмкін, бұл пайдасыз етеді. Уақытында нарық талаптарына бейімделмеген өнім өзекті болмауы мүмкін. Сондықтан маркетингтегі жобаларды басқару барлық осы өзгерістерді қабылдай алатындай икемді болуы керек, соның ішінде өнімнің уақтылы қолжетімділігін қамтамасыз етуі қажет.
- Басқа бөлімдермен ынтымақтастық. Маркетингтік жобалар көбінесе дизайнерлер, копирайтерлер, сарапшылар және т.б. сияқты басқа мамандармен тығыз өзара әрекеттесуді қамтиды. Сәйкесінше, жобаларды басқару тиімді байланыс орнатуды жеңілдетуі керек.
- Маңызды көрсеткіштер. Маркетингтік жобалар өлшенетін болуы тиіс және нақты ілгерілеу және жетістік көрсеткіштері болуы керек.
Осыны ескере отырып, жобаларды басқарудың маркетинг командаларына беретін мүмкіндіктеріне өтейік.
Ең алдымен, ол декомпозицияны мүмкін етеді, күрделі жобаларды басқаруға ыңғайлы тапсырмаларға бөледі. Одан кейін, сіз жауапкершіліктерді команда мүшелері арасында бөліп, әркімнің бірдей кеңістікте жұмыс істеп, іс-әрекет жағдайын адекватты бағалауын қамтамасыз ете аласыз. Жобаларды басқару құралдары маркетинг агенттіктеріне көмектеседі. Олар маркетологтарға алға басуды бақылауға, мерзімдерді белгілеуге және проблемаларға айналмай тұрған мүмкіндігі шектеулерін анықтауға мүмкіндік береді.
Сондай-ақ, жақсы жобаларды басқару команда мүшелері (немесе командалар) мен клиенттер арасындағы байланыс пен ынтымақтастықты жеңілдетеді, бұл барлық адамның өз міндетін орындау үшін қажетті ақпаратпен қамтамасыз етілуін қамтамасыз етеді. Мұнда, әрине, сіз ішкі білім базаларына, тапсырмаларды бақылаушыларға, жаңалықтарға интеграцияланған чаттарға және т.б.сыз болмайсыз.
Жобаларды басқарудың тағы бір артықшылығы — басқаруға құрылымдық көзқарас.
Одан әрі, тиімді жобаларды басқару маркетинг командаларының өзгеріп жатқан жағдайлар мен нарық шарттарына тез бейімделуіне мүмкіндік береді, осылайша олардың бәсекеге қабілеттілігін қамтамасыз етеді.
Соңында, жобаларды басқару үздіксіз өсудің негізіне айналады, командалардың табыстарынан және сәтсіздіктерінен сабақ алуға, уақыт өте келе процестерді жетілдіруге мүмкіндік береді.
Енді маркетинг командаларына қандай мақсатта жобаларды басқару қолданылатыны түсінікті. Сонымен, ең жақсы нәтижеге қол жеткізуге көмектесетін кеңестерге өтейік.
Кеңес №1. Нақты мақсаттар мен міндеттерді анықтаңыз
Жоғарыда цифрлық көрсеткіштердің маркетингтік жобаларда үлкен маңыздылығы туралы айттық. Олардың жобаның жағдайын дұрыс көрсетуі үшін, сондай-ақ уақтылы жаңаруы үшін жұмыс мақсаттарын белгілеу қажет. Толық орындалу 100% орындалды дегенді білдіреді.
Жұмыс процесін жеңілдету үшін және соңғы мақсатты тым алыста және жетпес етпес үшін, тапсырмалар тізімі құрастырылады, ол команданы соңғы нәтижеге жақындатады. Осыған байланысты, әр тапсырма бойынша жұмыс та белгіленеді. Команда көрінетін нәтижелермен шынайы түрде ынталандырылады.
Мысалы, бүкіл жоба бес негізгі кезеңге бөлінеді. Әр кезеңде үш аралық кезең бар. Команда негізгі кезеңдердің бірін аяқтағанын және екінші кезеңнің үштен бірін орындағанын көргенде, адамдар алға жылжып жатқанын түсінеді. Мерзімдер мен бюджетті байланыстыра отырып, жұмысының орындалуын ішкі менеджер мен клиент үшін оңай болады.
Дегенмен, тағы бір маңызды мәселе: процесс қатысушыларының бәрі мақсаттар мен міндеттерді білуі керек. Идеалды жағдайда, олар жалпы талқылау арқылы келісілген кезде. Яғни, команда тек мақсаттар мен мерзімдер туралы ғана хабарсыз болмауы керек, сонымен қатар олардың қаншалықты реалистік екенін талқылау керек. Тіпті егер жұмыс мерзімдері мен көлемі туралы шешімдер жоғарғы басшылар мен команда жетекшілері тарабынан қабылданса, әр қызметкерге барынша анық және егжей-тегжейлі хабарлау қажет.
Сонымен қатар, әркім не істеу керектігін және қашан орындалатынын түсінуі маңызды. Мұнда біз келесі маңызды тоқтамға өтеміз. Жергілікті мақсаттар жалпы стратегиямен сәйкестендірілуі қажет. Бұл келесі себептер бойынша маңызды:
- Сәттіліктің жоғары деңгейі. Бұл зерттеу сәйкестік мәселелері жоқ компаниялардың бәсекелестерінен 72% табыстырақ болғанын көрсетті.
- Приоритеттер дейдісіндегі анықтылық. Қызметкерлер жобаның стратегиялық мақсаттарын білсе, олар өздерінің мақсаттарын орындауында неғұрлым елеулі әсер ететін жетіжіміз және мақсаттарды түсінуді жеңілдетеді. Сәйкесінше, мұндай жұмыс жоғары приоритетке ие.
- Жалпы нәтиже үшін жеке үлесін түсіну. Бұл маңызды, өйткені өзіндік маңыздылық сезінетін адам әдетте жақсырақ нәтижелер көрсетеді. Бұл маңыздылықты сезіну үшін, жеке жұмыстың құнын білу керек, жоромал жасаудың қажеті жоқ.
Сондықтан, мақсаттар мен міндеттерді команда мен әрбір адамға жеткізуді ұмытпаңыз. Иә, бұл көп уақыт алатын секілді көрінуі мүмкін, бірақ тапсырмаларды орындаудан бұрын ақпаратты жеткізу, сұрақтарды есту мен жауап беру үшін жұмсаған уақыт сізге мақсаттырақ нәтижеге санына қарағанда көп пайдалы болады.
Кеңес №2. Жобаның маркетингтік жоспарын құрыңыз
Жоспарлаудың маңыздылығын асыра бағалау қиын, өйткені ол барлық кейінгі процестерге әсер етеді. Сондықтан, сіздің жоспарыңыз né kadar daha ayrıntılı, уақытында орындалуы мүмкін екендігі жоғары болады және нағыз жақсы болады.
Егер жоспар тек жалпы формада болса, маңызды бөлшектердің назардан тыс қалғаны туралы қауіп бар, ал бұл тек уақыт жақындағанда пайда болады.
Сіздің жоспарлауыңызды тиімдірек ету үшін келесі қадамдарды ескеріңіз:
- Жоспарлауға тек команда жетекшілерін ғана емес, басқа қызметкерлерді де тартыңыз. Бұл туралы жоғарыда айтқанбыз. Әсіресе, жобалар әртүрлі бөлімдер арасындағы ынтымақтастықты талап еткенде, талқылаулар маңызды болып табылады. Әр түрлі мамандардың пікірлері, мерзімді неғұрлым дәл бағалауға мүмкіндік береді.
- Тәуекелдерді бағалап, басқару жолдарын табыңыз. Мұнда да, жобалауға барлық бөлімдердің өкілдерін қатыстырған жөн, проблема мүмкіндіктерінің көбеюін көру үшін.
- Тапсырыс беруші және мердігерлердің өкілдерімен жалпы жиналыс өткізуді ұйымдастыру. Бұл барлық бағыттарды, мақсаттарды және жұмыс барысымен келісімі бар екенін қамтамасыз етеді.
- Ең жақсы жобаларды басқару жүйелерін пайдаланыңыз. Олар сіздің өніміңізді ұқсас жұмыс істей отырып, ықпалдасқан тәртіпте жұмысты жүргізуге мүмкіндік береді.
- Өзгерістерге дайын болыңыз. Егер жоспар сізге мінсіз көрінсе де, оған кез келген бағада жабысуға болмайды. Егер нарықтық жағдайға орай талап етілмесе, өзгерістер енгізу әлдеқайда жақсы.
Кеңес №3. Байланыстарға максималды назар аударыңыз
Жоспарлау аяқталғанда, бәрі ашық және болжамдалған болады деп үміттенуге болады: барлық міндеттерін орындауға кіріседі.
Шын мәнінде, бұл әрдайым болмайды. Көп жағдайда, байланыс мәселелерінен туындайтын проблемалар пайда болады. Біреу ақпарат іздеуді түсінбейді, біреу сұранысқа жауап беруді ұмытады, ал басқасы, мысалы, тест серверіне уақытында қолжетімсіз етеді. Нәтижесінде, шешілмеген мәселелер жиналып, кейбір тапсырмалар кездейсоқ орындалады, ал кейбірі орындалмай қалады.
Мұның алдын алу үшін барлық мүдделі тараптар байланыс орнатуы керек: жазбаша, дауыспен, тапсырма менеджерлерінде және т.б. Цифрлық маркетинг жобаларын басқару мұнысыз мүмкін емес.
Worksection жобаларды басқару жүйесі бойынша тапсырма ішінде байланыс
Оптималды шешім жобаларды басқару қызметтерін пайдалану болады, олар байланыс құралдарын ұсынады. Мысалы,
- тапсырмалар бойынша пікірлер;
- әртүрлі форматтағы файлдарды тіркеу мүмкіндігі;
- поштамен және/немесе мессенджерлермен интеграция;
- интегралды чат.
Командада осы аталғандардың бәрі немесе көп бөлігі болғанда, байланыс мәселелері азаяды. Оларды минимумға дейін төмендету үшін байланыс ережелерін жазып қойыңыз. Мысалы, шұғыл сұрақтар мессенджерде қоюы керек, ал жылдам жауап қажет етілмейтін ақпараттар тапсырма бойынша пікірде қалдырылуы мүмкін.
Кеңес №4. Жобаның прогресін тұрақты бақылап отырыңыз
Ойыңызда, жұмыс нақты жағдайды түсінбей, жақсы орындалмайды дегенді қабылдамау керек.
Бақылау үлкен жобаларда әсіресе маңызды, ол көптеген адамдарды қамтиды. Кішкене нәрсені елемей қалу, уақыт өте келе үлкен мәселеге әкелуі мүмкін, оны жою әлдеқайда қымбатқа түседі. Бұл микроменеджмент туралы емес, жобалар мен командаларға зиян келтіретін, бірақ уақтылы бақылауға байланысты.
Сондықтан, маркетинг агенттіктері үшін жобаларды басқару құралдарын қолдану қажет, олар бақылау және мониторинг функцияларын ұсынады. Мысалы, Гант диаграммалары, Канбан тақталары, жобалар тақтасы, т.б.
Worksection-дағы жоба тақтасы
Бұл өте ыңғайлы, себебі ол менеджерге бір экранда жобаның жоспарға сай жүріп жатқанын көруге мүмкіндік береді. Проблемалар туындаған кезде, көрсеткіштерді зерттеп, жағдайды жақсарту үшін не істеу керектігін анықтауға болады. Бірнеше жобалар (және бұл маркетинг командаларында кең таралған) болғанда, мұндай құралдарсыз жағдайды бақылау жылдам болмауы мүмкін.
Бұл кеңес жұмыс істеуі үшін, барлық қызметкерлерге мұндай бағдарламалардың пайдалы екендігін және мүлдем репрессия құралы емес екенін айту керек.
Керісінше, алдыңғы қатарлы қызметтер жақындап келе жатқан тапсырмалар туралы еске салуын мерзімінде хабарлайды, сонымен қатар, бір қызметкердің осы аптада 40 сағат жүктеменің бар екенін көрсетуі мүмкін. Сондықтан, оған қосымша жұмыс беру ұсынылмайды.
Кілттік көрсеткіштерді қолмен бақылау мүмкіндігі бар сияқты көрінуі мүмкін. Шындығында, олай, бірақ мұндай нәрселер көп уақытты алады, сондықтан шешімдерді қабылдау тез болмайды, ал маркетингте, әдетте, табысқа жету үшін жылдам әрекет етуіңіз керек.
Кеңес №5. Барлығын жазып отырыңыз
Маркетингте немесе кез келген басқа салада жетілдіру туралы сұраққа жауап берілгенде, үздіксіз жақсарту кілті жеке командалар мен компания үшін тәжірибеге негізделгенін түсіну керек. Сонымен, бұл жеке қызметкерлердің басында жиналуы тиіс, бірақ құжаттарда жазылып отыруы қажет.
Сәтті шешімдер мен сәтсіздіктерді де жазу қажет. Болашақта, бұл ақпарат қателіктерден сақтануға және жаңа бастамаларды өткен тәжірибенің негізінде тапсырмаларды мүмкіндігінше тиімді шешуге мүмкіндік береді.
Маркетинг командаларына арналған кеңестер сіздің бизнесіңізде интеграцияланса, нәтижелерге жетеді. Егер сіз оларды жүйелі және айқын түрде орындасаңыз, жұмыс барысында оң өзгерістер өте жылдам пайда болады. Уақыт өте келе, сіз әрбір кеңесті өз командалық жұмысыңызда, бизнес ерекшеліктері мен тұтынушыларыңыздың қажетін ескере отырып, қалай қолдануға болатынын түсінесіз.