Жұмыс тапсырмаларын қазіргіден тезірек және тиімдірек шешуге болады деген идея көптеген адамдарға периодты түрде келеді. Бұған бос уақытты қалай өткізетіні туралы армандар қосылады: серуендеу, оқу, оқу, саяхаттау, отбасымен уақыт өткізу және тағы басқалар.
Өкінішке орай, ойлар жиі нақты іс-әрекеттерге айналмайды, ал жұмыс уақытының көбейіп жатқаны бар. Бірақ, егер жұмыс орнында уақытты басқарудың маңыздылығын еске алсаңыз, кешіктірілген тапсырмаларды және онымен байланысты стрессті жеңу мүмкіндігі жеткілікті. Ал егер сіз жұмыс уақыты басқару дағдыларын дамытсаңыз, кейде басқаларға сіз тек сиқыршы сияқты көрінетініне сенімді боласыз.
Уақытты басқару деген не?
Уақытты басқару — шектеулі уақытты мүмкіндігінше көп тапсырмаларды шешу үшін тиімді пайдалануды білдіреді. Уақытты басқаруды жұмыс орнында пайдаланып жүргендер, пайдаланбай отырғандарға қарағанда, аз жұмыс істейді. Бұл, жұмыс уақытын жоспарламай, қызметкерлерді келесідей мәселелермен бетпе-бет келуіне байланысты:
- мерзімдердің бұзылуы;
- қателіктердің көп болуы;
- жұмыс пен жеке өмірге жетпейтін уақыт;
- стресстің жоғарылау деңгейі;
- осыған байланысты беделдің төмендеуі.
Нәтижесінде, жағдайды түзету үшін уақыт жұмсауға тура келеді. Бірақ жұмыс орнында уақытты басқаруды белсенді түрде жүзеге асыратын адамдар мұндай проблемалармен нашарлық көрмейді.
Осы уақытта, біздің барлығымызда бір күні тек 24 сағат бар. Осы уақыттан, жеті- сегіз сағат ұйықтауға, бір-екі сағат кеңсеге баратын және қайта оралған жолға, екі-үш сағат үй шаруасына жұмсалады. Сондықтан, уақытты басқару қалған он немесе он екі сағатты ең тиімді пайдалану мен жұмыста ғана емес, сондай-ақ хобби, отбасы және өзін-өзі дамытуға уақыт қалдыруға мүмкіндік береді.
Уақытты басқаруды өміріңізге қалай енгізу керек?
Бұл мүмкін, тіпті егер сіз нақты жоспарсыз жұмыс істеуге үйренген болсаңыз және максималды мүмкіндіктеріңіз тапсырмаларды бақылағыштағы тізіммен шектелсе. Негізгі нәрсе өзгерістерге уақыт келгенін түсіну және енді жұмысты басқаруға назар аудару.
Сондай-ақ, тапсырмаларды басымдық беру қажет екендігін және жұмыс кестесін қайта қарау керектігін түсіну маңызды. Бұл кеңестер сізге де көмектеседі:
- Макро мақсаттарды қойыңыз, бірақ микро қадамдар олардың не екендігін түсініңіз. Кейде біз идеяға қызықтап, оны шапшаң жүзеге асырып, одан лезде қанағаттану алғымыз келеді. Бірақ белгілі кезеңде шабыт жоғалады және тез нәтиже болмайтыны туралы түсінік пайда болады. Оны болдырмау үшін, бірден үлкен мақсатты шағын тапсырмаларға бөліңіз және қанша уақытта аяқтала алатынын жазып алыңыз.
- Жұмыс күні қалай өтетінін елестетуді тоқтатыңыз, бірақ оның шындығында қалай болатынын жазыңыз. Көптеген адамдар жұмыс уақытында күні бойы өткізгенімен, нақты есепті нәтижені таба алмайды. Олай болса сіз тек жұмыста жүргеніңізді ойладыңыз. Ия, сіз шабыт іздеп, материалдарды қарап шыққанымды айтуға болады. Үнемі солай болғанда, бір нәрсені дұрыс болмайтыны белгілі. Сондықтан, күн ішінде не істегеніңізді жазып отырыңыз. Осылайша, сіз тек жұмыс істедіңіз деп ойламайсыз, бірақ не істегеніңізді нақты білесіз.
- Өзіңізді кешіруге үйреніңіз. Жұмыс уақытының тиімділігін арттыру жолында қателіктер болатынын алдын ала қабылдаңыз. Осы қателіктер мен олардың түзету жолдарын жазып отырыңыз.
Неліктен жұмыс орнында уақытты басқару маңызды?
Оның карьераңызға оң әсер ететін көптеген артықшылықтары бар.Өнімділікті және тиімділікті арттыру
Егер сіз жұмыс уақытын басқарсаңыз, бір тапсырманы орындау үшін неше уақыт қажет екенін нақты түсінесіз. Сондай-ақ, қайсыларының ең маңызды екенін және міндеттеріне қатысты әріптестердің тапсырмаларының қандай екенін білесіз.
Сәйкесінше, сіз ең маңызды нәрсеге уақыт бөлесіз және оны кешіктірмей аяқтайсыз, қалған уақытты едәуір төмен міндеттерге арнай аласыз. Мұны орындау тек сіздің өнімділігіңізді емес, сонымен бірге командаңыздың тиімділігін де арттырады.
Тапсырмаларды уақтында орындау
Уақытты басқару жұмыс барысында мерзімді сақтау үшін көмектеседі. Себебі, олар жоспар бойынша көрсетілген және күнтізбедегі нақты күндермен байланысты. Яғни, контроллері жоқ тапсырмаларыңыз болмайды. Тіпті егер олар бар болса, олардың басымдығы төмен болады.
Стрестің төмендеуі
Көптеген нәрселерге уақыт жетпес болғанда, ал сіз оны түсінсеңіз, стресс деңгейі автоматты түрде артады. Бұл физикалық және психикалық денсаулыққа теріс әсер етеді. Уақытты басқару мұндай кезеңдерді жоюға немесе жоюға мүмкіндік береді. Сәйкесінше, сіз стресс аласыз, ал денсаулығыңызға зиян тигізбейсіз.
Жұмыстың және қабылданған шешімдердің сапасын арттыру
Уақытты басқарудың артықшылығы жұмысыңыздың сапасын жақсартуында. Бұл, сіз уақыттың тапшылығында ештеңе істемейсіз, алдын-ала дайындалуға мүмкіндік беретіндігінде. Сондықтан, сіз тапсырманы жақсы орындап, содан кейін немен айналысқаныңызды тексеруге болады.
Шешім қабылдауға келгенде, ол да бір деңгейге көтерілуде. Уақытты басқарсаңыз, ақпаратты талдауға, мәселенің мәнін түсінуге және шешімдер ойлауға уақыт бөлімін аласыз.
Сонымен бірге, жұмыс орындарында уақытты басқарғанда, одан да төмен стресстің және қажуды байқап отырмыз. Күніне мұндай күйде қабылданған шешімдер, әдетте, шаршап тұрған адам жасағаннан гөрі жақсы нәтижелерге әкеледі.
Тосын-салдардың төмендеуі
Уақытты басқару өзіңіздің жауапкершілігіңіздегі нәрселерді түсінуге көмектеседі. Яғни, “бұл мәселені ертең ойлансын” деген сөздерден шешім таба алмайсыз. Уақытты басқару сіздің жүгітуттарыңыз түсініп, басқаруға және аз кешіктіруге мүмкіндік береді.
Жұмыс пен өмір арасында тепе-теңдікке қол жеткізу арқылы өмір сапасын арттыру
Сіз уақыттың құндылығын түсінгенде және оны басқаруды білсеңіз, сіз жұмыстан, демалуға және басқа маңызды нәрселерді жасауға уақыт аласыз. Сіздің өмір сапаңыз жоғарылайды, сіз не істейтініңізді және қашан істейтініңізді өзіңіз шешесіз, сапаны ойламай, бірнәрсеге уақыт табуға емес.
Мысалы, сіз барлық жұмыс тапсырмаларын уақытында орындағаныңызды, демалыс жері мен талаптарыңызға сай отельді табуға, жақсы бағадағы билеттерді таңдауға және сайланған уақытта мақсатқа жетуге уақытыңыздың бар екенін білесіз. Қуанышты эмоциялардың саны және өзін-өзі қанағаттандыру деңгейі артады.
Егер сіз уақытты бақыламасаңыз, сапар бағытын соңғы сәтте таңдайсыз, онда сізде көп таңдаудың болмайтыны, жақсы бағалар туралы ұмытып кетесіз, және санаңызда шешілмеген мәселелер болады.
Жұмыста уақытты басқарудың 11 қадамы
Жоспар құрыңыз
Егер сізде нақты уақыт мерзімінде жоспар болмаса, жұмыс тапсырмаларыңыздың маңызды бөлігін есіңізден шығаруыңыздың жақсы мүмкіндігі бар.
Сондықтан не істеу керектігін жоспарлау дұрыс, мысалы, нақты бір ай ішінде. Жоспар жай тапсырмалар тізімі форматында болуы мүмкін.
Кесте құрыңыз
Жоспарыңыздың болғаны жақсы. Бірақ сіз істегіңіз келмейтін нәрселер назарсыз қалуы мүмкін, және бір айдың соңында олар келесіге ауысатындығы айқын болады.
Кесте бұл мәселелерден босануға көмектеседі. Күн үшін жоспарланған тапсырмаларды және оларға бөлінген сағаттарды нақты көрсету қажет. Мысалы, сейсенбі күні таңертең 9‑дан 1‑ге дейін апталық есеп дайындайтынын, жұма сайын 1‑ден 2‑ге дейін әлеуметтік желіде келешек посттар үшін дереккөздерді жинайтыныңызды білесіз. Демалыс уақыты кестеге де енгізілуі керек.
Басымдығыңызды белгілеңіз және қажет болса, екінші дәрежелі тапсырмаларды делегируйте
Стратегиялық мақсаттарға жету үшін қай тапсырмалардың ең маңызды екенін анықтаңыз. Оларды кестеге қойыңыз. Бас тапсырмалардың айналасында басқа нәрселерді жоспарлаңыз.
Егер универсальді түрде істей алатын нәрселер бар болса, оларды басқа қызметкерге делегируйте және тек сіздің ең жақсы ете алатын нәрселеріңізге уақыт бөліңіз.
Тапсырмаларды басымдыққа қоюда жұмысын жеңілдету үшін бұл мақаланың кеңестерін қолдана аласыз.
Сіз үшін ең өнімді сағаттарды табыңыз
Жұмыс күнін талдаңыз және миыңыздың қашан ең жақсы жұмыс істейтінін белгілеңіз. Кейбір адамдар үшін таңертең, ал басқалары үшін кеште. Оны жазыңыз да, өнімді сағаттарда қиын және маңызды тапсырмалар бойынша жұмыс істеңіз. Шоғырлануды және шығармашылықты қажет етпейтін істерді кез келген уақытта орындауға болады, мысалы, электронды хаттарға жауап беру.
Араластырушы заттардан құтылыңыз
Біз жиі жаңалықтар, мессенджерлер немесе әлеуметтік желілер арқылы маңызды бір нәрсені жіберіп алуды қорқамыз, сондықтан жиі олардан ажыратыламыз. Қысқаша ауысу жасалғаннан кейін, жұмысқа қайта оралу қиын болады. Біреу мазмұн тұтынуына шоғырланып, уақыттың қаншалықты өткенін байқамайтынын айтуы мүмкін. Сондықтан жұмыс компьютерінде мұндай ресурстарды бұғаттау жақсы шешім болуы мүмкін.
Басқаларға ескертілмейтін уақыттарды қалай түсіндіруге болады
Сіз жұмыс үшін уақытты басқаруды жаңа бастаған кезде, әріптестеріңіз бен отбасыңызға айтуыңыз және қай кезде өте маңызды жұмыс істейтіндігіңізді түсіндіруіңіз жақсы идея. Тіпті бір минуттанша алаңдауға болмайтын жағдайлар бар.
Мысалы, Slack статусымен Алаңдатпаңыз болса, хабарламаларға жауап беруге мүмкіндігіңіз болмайды.
Көп белгілі бір уақытта істей ауысу жасаңыз
Стэнфорд университетінде жүргізілген зерттеулер, бірнеше тапсырмалармен бір уақытта жұмыс істегенде ұзақ мерзімді және қысқа мерзімді жадының нашарлауы байқалады. Яғни, соғұрлым уақыт өте келе, сіз бір нәрсеге шоғырлану қиынырақ болады. Сондықтан, тапсырмаларды тізбектеп орындаңыз да, бұл ережені тек ерекше жағдайларда бұзуға ауысыңыз.
Демалыс уақыттарыңызды жоспарлаңыз
Күшті жұмыс кезеңінен кейін демалысты уақыт бөлгеніңіз дұрыс. Бірақ демалу үшін дұрыс опцияны таңдау қажет. Егер компьютерде жұмыс істесеңіз, одан алыстаңыз, сыртқа шығыңыз да, таза ауаны алыңыз. Психологиялық зерттеулер бұл таңдаудың ең пайдалы болатынын растады.
Сондай-ақ, демалыстардан кейін аумақты шоғырлануды арттырып, тиімділікті дамытуға мүмкіндік береді.
Сізде шектеулер бар екенін қабылдаңыз
Сіз супер адам емессіз деп ойламаңыз. Күрделі тапсырманы орындағаннан кейін демалудың дұрыс екені, және кейде қарапайым рутинді тапсырмаларды орындау бәрі болады.
Бүкіл уақытта ең жақсы жұмыс істеуге тырысу денені шаршатуға әкеледі, ол денсаулықты нашарлатуға немесе күйзеліске алып келеді.
Әріптестеріңізбен байланыс орнату тәсілін өзгертіңіз
Сізді үнемі байланыс орнату қиын, және кейде қажет емес. Сондықтан, сіз әріптестермен коммуникация алгоритмін өңдей аласыз. Мысалы, шұғыл жауапты қажет етпейтін барлық сұрақтарды поштаға жіберіңіз. Тек шұғыл заттар чатта жүреді.
Сондай-ақ, өзіңізді коммуникация үшін қолжетімсіз кезде орнату, яғни, жұмыс уақытына және маңызды тапсырмаларда жұмыс істеу кезінде жүзеге асыруы мүмкін.
Ресурстарыңызды бақылау
Сіз бен командаңыздың жалпы қанша уақыт жұмыс істей алатындығын түсіну қажет. Сондай-ақ, нақты тапсырма қанша уақытты қажет ететінін білуіңіз керек. Осы көрсеткіштерді бақылауда ұстап, команданың уақыты мен өзіңізді басқаруға мүмкіндік аласыз.
Бұл, командада үш қызметкер бар екендігін білесіз, әрқайсысы күніне 8 сағат істейді. 50 сағат талап ететін жоба келе жатыр, бірақ оны бір күнде орындауға сұралады. Сізде бұл қазіргі командамен мүмкін емес деп айтуға құқығыңыз бар, және срокты ұзартуды немесе кейбір жұмыстарды орындауға жәрдемшілер сұрау құсығыңыз бар. Әрине, сіз жұмсаған уақыт туралы есеп беруіңіз керек, бұл үшін уақыт бақылағышы мен тапсырмалар менеджерісіз жүре алмайсыз.
Енді сіз уақытты басқарудың артықшылықтары мен онымен қалай жұмыс жасау керектігін білесіз. Уақытты басқару құралдарын таңдап, практиканы бастаңыз.