Өзім туралы:
- Achiva Network; негізін қалаушы және серіктесі;
- Galaxy Labs; негізін қалаушы және серіктесі;
- Парапландармен ұшамын, мотоциклмен жүремін;
- 65 адамнан тұратын команда басқарамын.
Жұмыс жүйесін жүйелеу туралы
Мен кәсіпкерлікпен көп жылдар бойы айналыстым. Біз өте жылдам өскен сәттер болды, адамдарды жұмысқа алу үшін уақыт болмады, және біз бар күн бойы «өртті сөндіру» турасында болды. Көп адам кәсіпкерлікті біртүрлі ләзат деп ойлайды. Негізінде бәрі шындыққа, жүктемелерге, жоспарлауға, уақытты басқаруға, қаржыларға және көп адамдардың дайындығы жоқ басқа нәрселерге тіреледі.
Бизнес дамыған сайын, қызметкерлер саны 5‑тен 30-ға жеткен кезеңдер болады. Барлық адамдармен не істеп жатқанын сұрау үшін уақыт болмайды. Көптеген компаниялар бұл нақты деңгейде жүйесізден жүйелілікке көшу барысында тұрып қалады.
Сол сәтте, не жүйе немесе методологияңыз бар, немесе бәрі сәтсіз болады.
Сонымен қатар, кез-келген бизнес өсу үшін өткенді қарастыруды талап етеді. Бұл атқарылған жұмыс пен тапсырмаларды орнату үшін нүктелерді талдауды білдіреді. Адамдар әдетте ақпаратты таңдамалы түрде еске сақтап, өткенді бұрмалайды. Осылайша, ағымдағы оқиғаларды тапсырмаларда тіркеу, жұмыс пен процестерді дәл бағалау өте маңызды.
Жобаларды басқару туралы
Жұмыс ағынының қалай жүруі
Қазіргі уақытта біз 65 адам жұмыс істейтін 4 компаниямыз. Әр компанияның жеке Worksection аккаунты бар. Біз жүйеде барлығын қамтуға тырысамыз: біздің қызметкерлер, клиенттер және мердігерлер.
Мен шешім қабылдау барысында бірегей кеңістік болуы керек деген парадигмаға сенемін.
Егер кез-келген қызметкер жүйеден тыс жұмыс істесе, оны басқа мамандармен синхрондауға мүмкіндігі болмайды. Бұл теңсіздікке әкеледі, және адам жалпы басқару жүйесінен алшақтайды. Сондықтан біз қазіргі уақытта тіпті сыртқы клиенттерімізді немесе мердігерлерімізді Worksection-ға қосамыз (әрине олар оған дайын болған жағдайда). Осылайша, біз абсолютті жариялылыққа жетеміз.
Жұмыс процесін ұйымдастыру
Біз жұмысымызды жоспарлаудан бастаймыз. Әр апта сайын, қызметкерлерді координациялау үшін баяндамалар өткіземіз, ал күнделікті стендаптар өткіземіз.
Бұл уақытқа дейін біз барлық тапсырмаларды бақылау үшін бір жобалық адам тағайындадық. Оның міндеті – жұмыс кездесуінен кейін барлық тапсырмалардың Worksection-да пайда болуын қамтамасыз ету. Ол тапсырмаларны орнатпауға кімдердің қиындыққа тап болғаны туралы ақпаратты тіркеп, мерзімдерді кешіктірген тапсырмалар туралы нүктелерді жазады, содан кейін ол мұндай деректерді басқаруға жібереді. Барлық тапсырмалар осы адамға, құрылтайшылар жобасыдан басқа, қол жетімді. Онда бақылау қажет емес, мен өзімді бақылауда жақсы ұстаймын. Бірақ ол барлық жобаларды бақылап, барлық тапсырмалардың орнатылуына, орындалуына және барлығының ең жоғары деңгейде жасалуын қамтамасыз етеді.
Тапсырма қоюдың түрлері мен ережелері туралы
Біз Worksection-да қайталанатын (ретті) тапсырмаларды, мысалы, апталық есептер, бақылау, сатып алу және т.б. етуіміз керек.
Жобалық тапсырмалар – біздің техникалық мамандарымызға арналған тапсырмалар, мысалы, веб-сайт жасау. Олар 5 маман, атап айтқанда, Desktop Publisher, дизайнер, SEO маманы, бағдарламашы және жоба менеджерінен тұратын жеке жобада жұмыс істейді. Бұл жобада барлық тапсырмалар орындалып, жұмыстар ос бағытта бақыланады.
Біздің тәжірибелеріміз бойынша, біз мыналарды тапсырмаларды орнатудың міндетті ережелері әзірледік:
- Бірінші ереже: Барлық ауызша нәрселер жоқ. Біз жұмыстарды тек тапсырмалар негізінде бағалаймыз. Егер сізде тапсырмаларды орындауға 4 сағат болса, онда негізінен апта бойғы жұмысыңыз тек осы уақытқа тең. Және бұл жерде қызметкердің сіздің ауызша тапсырмаларыңызды тастауға құқығы болуы өте маңызды. Солайша, қызметкер өзінің де, сіздің де тәртіптілігін сақтайды. Сондықтан, бәрі өзара өсуге қол жеткізеді, бұл үлкен құндылық.
- Екінші ереже: Барлық тапсырмалар нақты мерзімдерге ие болуы керек. Тапсырмалар мерзімсіз орнатылмауы тиіс, өйткені мұндай тапсырмалар оңай ұмытылып қалуы және орындалмауы мүмкін. Кез-келген кешіктірілген мерзім мотивациялануы тиіс, яғни оның себебі көрсетілуі керек.
- Үшінші ереже: Тапсырма жөнінде қорытынды жазылуы тиіс. Тапсырманы жабар алдында, не істелгенін жазыңыз (бұл әдепкі бойынша талап етіледі). Мұндай қорытындысыз тапсырма мүлдем мағынасыз болады.
Мен Worksection-ды не себепті қолданамын
Әлі күнге дейін менің ең маңызды тапсырмам – бақылау жүйесін, яғни тиімділікті басқару және бақылау жүйесін жақсарту. Біз қолымыздағыны өте сызықты жүйеге айналдыруға тырысамыз, сол жерде әр қызметкер мен басқару барлығын ашық түрде таба алады.Worksection-ның екінші қызметі – аяқталған тапсырмалардың қорытындысы.
Кейінгі уақытта басқару үшін тапсырманы тауып, оның ішінде не істелгенін түсіну маңызды
Енді біз бәрінен қысқаша қорытынды жасап, әр тапсырмаға соңғы нәтижені бекітуді сұраймыз. Мысалы, сіз қызметкеріңізге буклет жасау тапсырмасын бердіңіз. Ол/ол оны орындайды да жапырады. Бірақ, егер ондай түсініктемелер жазып, буклетті тапсырмаға қояр болса, бұл көп жағдайда ақыл-ой болады. Сіз қосымша түрде буклет жасаушы адамдардың байланыс мәліметтерін көрсете аласыз. Сөйтіп, басқа қызметкер әр нәрсені қайта істемейді.
Қызметкерлердің жүйеге бейімделу жолы
Біздің статистика бойынша, 80 – 90% қызметкерлер өте жылдам бейімделіп, жүйеде жұмыс істеуді бастайды.
Бір ғана мәселе – жас мамандар еріншек болып, өз жұмысын тапсырмаларда сипаттағысы келмейді. Біз бұнымен күресіп жатырмыз. Егер, сол секілді адамның, мысалы, сатушының, қандай да бір бөлшектеуші функциялары болса, мұндай сөздің қажеті жоқ. Бірақ кез-келген командалық жұмыс артикуляциясыз хаос пен кундыға айналады.
Негізгі артықшылықтар
Worksection өте тамаша, себебі барлық басқа команда мүшелері өз тапсырмаларын орындап жатқанда, сіз өзіңізді қызықтыратын барлық нәрсені disturb етпей көре аласыз, сөйтіп нақты уақытын үнемдейсіз. Мысалы, рекрутер менің тікелей бағынышты емес, бірақ мен рекрутинг жүйесін жақсартқыңыз келсе, мен алдымен, бұл адамның жалпы не істейтінін білу үшін, бұрын үш кездесуге барғым келеді. Сол себепті, алдымен мен оның тапсырмаларына қараймын. Сонымен қатар, мен кез-келген мерзімге қатысты деректерді көре аламын.
Бұл маған жалпы көріністі көруге және рекрутердің, мысалы, орындауға міндетті емес тапсырмаларды тапсыруға мүмкіндік береді. Мен оны сондай тапсырмадан босатып, оны басқа қызметкерге беруге болады. Осындай қарапайым іс-әрекет арқасында, рекрутер өз тапсырмаларын толығымен орындап, нәтижелірек болады.
Мұнда жүйеден үлкен пайда алынады. Бірақ ол барлық адам 100% пайдаланса, өнімді жұмыс істейді.
Жүйенің тиімді жұмыс істеуі үшін, барлығы жүйеде күндер мен түндер болуы керек
Маған да фильтрлер ұнайды. Мен мерзімдерді солар арқылы бақылап, бәрі анық болады. Фильтрлер әр қызметкер орындалған тапсырмалардың санын бағалауды да жеңілдетеді.
Сіз сондай-ақ қызметкер үшін жоспарланған тапсырмалардың саны мен фактілік аяқталған тапсырмалары туралы есепті көрсете аласыз.
Жүйенің негізгі кемшіліктері
Көрген командаларда мені шоктаған мәселе басқару методологиясы, жүйе емес. Worksection қаншалықты ақылды болса, негізгі мәселелерді шешпейді.
Егер сіздің қызметкерлеріңіз үшін негізгі тәртіп жоқ болса, онда ешбір жүйелер сізге оны алуға көмектеспейді.
Worksection-нің жобалық методологиялары бойынша, тапсырмаларды ақылды түрде қою, мерзімдердің маңызы сияқты негізгі тақырыптарды ұсынса, өте тамаша болар еді. Көптеген кішігірім компаниялар үшін бұл көптеген мәселелерді шешер еді.
Кейде, 10 – 15 адамға қатысты жобалар болған кезде, хабарландырулардың артықшылығы жалықтырады. Мен хабарландыруларды тоқтатуды ұмытамын, және бұл жаңалықтар жобадағы барлығына жіберіледі. Көптеген адамдар жауап беріп, пікір жазады. Бірақ бұл мәселе менің жеке тапсырма қою тәртібімнен туындайды, жүйеден емес.
Бизнес салаларына жарамдылығы
Жүйе 3‑тен 50 қызметкері бар компанияларға жарамды, мұнда бизнес процесстері ең күрделі емес. Мысалы, көлік құралдарын өндіру үлкен талаптарға ие болуы мүмкін.
Бірақ ол IT мамандарына, SEO компанияларына және веб-студияларға өте тамаша жарайды, оларда әңгімені әр жерде іздейді. Бір уақытта, Worksection басқа бизнес үшін де тамаша жарайды деп сенімдімін. Мысалы, азық-түлік жеткізу компанияларына немесе клиенттермен жұмыс істейтін компанияларға пайдалы болады.
Worksection-де не ыңғайлы?
Мен көптеген әртүрлі жүйелерді сынап көрдім. Олар жаман емес, бірақ олар күрделі немесе қолайсыз. Мысалы, Basecamp әлдеқайда жеңіл, бірақ оның функционалдығы жеткіліксіз. Ол 10 адамға дейінгі командалар үшін «веб-сайттарды» «кесу» үшін өте тамаша. Бірақ параллель процестер, бөлімдер немесе кейбір маңызды нәрселер болған кезде, бұл жайлы емес. Asana мені өте күрделі болып көрінген, бірақ мен үшін осындай құрылымда жедел бастап шығу, нақты бірнеше күн ішінде, өте маңызды. Сондықтан, интуитивті болуы керек.
Worksection-ды пайдаланған бірінші күннен мен жобалар мен тапсырмаларды қайда екендігін түсіндім
Бірақ көптеген жүйелерде не болып жатқанын және қайда екенін анық және айқын болмауы мүмкін.
Мүмкін, Worksection жоқ болса, біз көп тиімділік жоғалтпас едік, өйткені барлығы өз тапсырмаларын біледі, оларды қайтадан жобалауға көп мүмкіндігі бар. Бірақ біз айқындықта батыл жоғалтуы едік. Біз анық емес нәрселер арасындағы адамдар тобы болып табылатындай болар едік.