Ирина Шадейко – Далон Нутрицияның бренд-менеджері Украинда. Иринаның тобы Nutrilon бренді бойынша, сүт және бала сүті ботқасы алмастыратын өнімдер дамуына жауапты.
Далон Нутриция туралы:
- Бала тамақтануы саласында 120 жылдан астам тәжірибе;
- Нидерланды, Франция және Сингапурда 400-ден астам зерттеуші жұмыс істейтін зерттеу орталықтары;
- Компанияның өнімдері әлемнің 70-тен астам елінде қолжетімді;
- 2007 жылы Нутриция Далонның құрамына кірді.
Мен компанияға қосылдым, содан кейін мыңдаған Excel файлдарын алдым
Мен компанияға қосылғаннан кейін, әр түрлі қызметкерлерден алынған әр түрлі күйдегі мыңдаған Excel файлдарын алдым. Не болып жатқанын түсіну қиын болды, ақпаратты құрылымдау және бізге әр жақтан «жылдам шабуыл» жасаған тапсырмаларды есте сақтау қиын еді.
Сонымен қатар, көптеген жобалардың мерзімі бұзылды. Көптеген жобалар қосымша назарды талап етті. Приоритеттер анық емес болды. Бірақ мен жалпы үлгіні құруым керек болды қайткенде де. Содан кейін командадағы жобалардың бәрін бақылау үшін құрал іздеу туралы шешім қабылданды.
Excel-дегі кестелерді ұстап тұруға тырысу кезінде біз жұмысымызды жалғастыра бердік. Біз оның жұмыс істемейтінін тез түсіндік.
Excel-дегі тағы қандай қиындықтар болды:
- Пікір жазу мүмкін болмады. Тапсырманың қай кезеңде екенін, күйін және т.б. түсіну қиын болды.
- Құжаттарды жүктеу мүмкін емес еді.
- Excel файлын жаңарту үшін оны жеке түрде өңдейтін адам тағайындау қажет болды. Бұл мақсатқа сай келмеді.
Біздің келесі шешіміміз Google Docs болды, бірақ бұл кезең ұзаққа созылмады. Біз Google Docs-та ақпаратты жоғалта бастадық, тапсырмаларды бекітуімізді ұмытып кеттік, ал прогресті бақылаудың мүмкіндігі болмады. Біз Excel-дің оффлайн нұсқасындағы сол проблемалармен аяқталдық.
Сол уақытта біз Worksection-ді ашып, оны сынап көруге шешім қабылдадық.
Жұма күні, біз бұл жүйені енгізуге шешім қабылдадық, және дүйсенбі күні оны қолдана бастадық.
Сіз Worksection-ді қалай интеграцияладыңыз?
Бұл өте ыңғайлы және жедел болды. Жұма күні Worksection-ді интеграциялауға шешім қабылдадық, ал демалыс күндерінде біз Excel-дегі барлық тапсырмаларды тапсырма менеджеріне көшірдік, және дүйсенбіден бастап, біз одан пайда көрдік.
Рабаттан тапсырмаларды жеке-жеке емес, Worksection-де тапсырмалар тобы ретінде жасау өте ыңғайлы. Біз оларды нақты структурада дайындап, тез жүйеге енгіздік.
Worksection-ді пайдалануда сізге не ұнайды?
Негізінен, сіз оны тапсырмалардың прогрессін (мерзімін) бақылаудың қарапайым функциясы ретінде, сонымен қатар Гант диаграммасы мен Канбан тақтасы сияқты күрделі функциялар үшін пайдалана аласыз.
Гант диаграммасын қолдана отырып, жобаны тұтас көру өте ыңғайлы: біз тапсырмалар бойынша прогресті, тапсырмалар арасындағы байланысты және жобаның жалпы уақытын бақылауға мүмкінік аламыз. Бұл кез келген жобаның кезеңіндегі кідіріспен басқа жоба мерзімдеріне әсер ететінін түсінуге көмектеседі.
Бұл өте маңызды, себебі біз әрдайым нақты тапсырманың жалпы уақыттағы рөлін түсінбей аламыз. Жобаға қатысатын әр адамның толық үлгіні көре білуі маңызды.
Мен Worksection-де ұнататын нәрсе – бұл ол шағын топтар үшін де, ірі компаниялар үшін де сәйкес келеді.
Бұл масштабтауды шектемей, қажетті жобалар санын құруға мүмкіндік береді.
Барлығы қазіргі уақытта Worksection-де ақпаратты бақылап отыр: иесі барлық жобалар үшін жалпы үлгіні көреді, ал қызметкерлер өздері қатысқан жобалардағы жалпы динамиканы бақылай алады.
Worksection-де тағы не ыңғайлы?
Біз ешқандай тапсырмалар мен ақпараттарды жоғалтпаймыз. Әрине, біз электрондық пошта арқылы байланысымызды параллель жүргіземіз. Біз жиі әр түрлі мессенджерлерде тапсырмаларды шеше отырып, коммуникация жүргіземіз.
Жұмысын жыл соңына дейін белгілеу мүмкіндігі Worksection-де өте ыңғайлы.
Мысалы, қазір біз 6 айдан кейін белгілі бір тапсырманы бақылауға тура келетінімізді білеміз. Оны ұмытып кетпеу үшін қай дәптерге жазуымыз керек? Дәптерлер осы уақыт ішінде жоғалуы мүмкін. Менеджерлер ауыстырылуы мүмкін. Кез келген нәрсе болуы мүмкін. Бірақ Worksection оны орындау уақыты келгенде ескертеді.
Worksection-де тапсырмаларды басымдылыққа қою
Әр таң сайын біз күнделікті басымдылықтарымызды көрсететін жиынтықтар аламыз. Біз әр тапсырмаға басымдылық тағайындаймыз, осылайша бүгін немесе ертең мерзімі аяқталатын бес тапсырма болса, қайсысы бірінші болып шешілуі керек екенін білеміз.
Сіздің команда Worksection интеграциясына қалай жауап берді?
Кіріспес бұрын, біз әр команда мүшесіне осы жүйенің енгізілу мақсатын түсіндіріп, бірнеше жұмыс жасадық. Мен үшін өте маңызды болды, барлығы Worksection команданың жұмысын жақсартуға көмектеседі деп түсіну. Яғни, біз Worksection-ді тек қосымша бақылау үшін пайдаланбаймыз.
Менің ойымша, Worksection-ді енгізу алдында кез келген компания оны өз қызметкерлерімен келісуі және команданың жүйені қолдану мақсатын түсінуі керек.Жалпы, команда жаңа құралға өте оң көзқарас білдірді, бірақ оған дағдыларда кішкентай өзгерістер қажеттігі болды. Жүйе қаншалықты интуитивті және жеңіл болса да, белгілі бір тәртіпсіздіксіз жұмыс істемейді.
Сіз алдағы уақытта Worksection-дегі қандай функцияларды қолдануды жоспарлап отырсыз?
Қазір біз Канбан тақталарын қолдануды бастау жолдарын ойластырудамыз. Ол міндетті түрде қажетті болып қалды. Менің әріптестерім жиі тапсырмалар жасайды, және белгілі бір кезеңде оларды тексеру, пікір беру қажеттігі туындайды. “Тексер” стилімен тапсырма жасау мақсатында, біз оның келесі кезеңіне Канбанға ауыстыра аламыз.
