Pedan Buro агенттігі коммуникация және медиа жобаларын жасауға көмектеседі. Команда 15 қызметкерден және шамамен 10 мердігерден тұрады.
Коммерциялық жобалардан бөлек, компания өзінің әлеуметтік бастамаларын жүзеге асырады. Бизнестің өсуімен және жұмыс салаларының кеңеюімен процестер аз тармақталды. Worksection агенттіктің қызметін құрылымдауға көмектесті.
Компания туралы
Pedan Buro – PR және сандық құралдар, инфлюенсер маркетинг және видеопродюсерлік арқылы интеграциялық жылжыту үшін коммуникация стратегияларын әзірлейтін коммуникация агенттігі. Агенттік коммерциялық тапсырыстар мен білім беру саласындағы өз жобаларын жүзеге асырады.Pedan Buro клиенттерінің қатарында Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA және ATB сияқты 20-дан астам украиналық компаниялар мен ұйымдар бар. Бюроның әріптестері – UNICEF, UCBI, USAID, Білім және ғылым министрлігі және басқалары. Барлық жобаларды 15 маманнан тұратын команда жүзеге асырады.
Сұраныс
Компанияның жұмыс бастауы кезінде тапсырмалар электронды кестелер мен чаттар арқылы ұйымдастырылды. Бұл даму кезеңдерінің басында, команда 5 қызметкерге дейін болған кезде, жеткілікті болды.
Дегенмен, бизнес масштабталған сайын, бұл әдіс жұмысты қиындатуға айналды. Тапсырмалар жоғалып кетті, жауаптылар маңызды аспектілерді ұмытып кетіп, деректерді табу үшін көптеген чаттарды тексеру қажет болды.
Сондықтан компанияға жұмыс ағындарында айқындылықты қалпына келтіретін, команданың тұрақты өсуін қамтамасыз ететін және жобаларды жүзеге асыру кезінде тәуекелдерді азайтатын құрал қажет болды.
Клиенттің қиындықтары
Жұмыс ағынында айқындылық жетіспеушілігі
Мәселе: Тапсырмалардың электронды кестелер мен чаттарда сақталуына байланысты жұмыс ағынында айқындылықтың жетіспеушілігі. Команданың өсуі мен жобалардың саны артқан сайын, бұл басқару форматы өзінің тиімділігін жоғалтты.
Тапсырмалар жоғалып кетті, ал қажетті деректерді табу көп уақытты алды. Бұл былықты туғызып, жұмыс ағындарын тежеуге, мерзімдерді өткізіп алудың тәуекелін арттыруға әкеп соқты.
Шешім: Процестерді құрылымдау үшін Worksection енгізілді. Бұл шешім Pedan Buro командасына бірден бірнеше артықшылық берді:
1️⃣ Командаға бейімделу
Worksection сіздің қажеттіліктеріңізге қарай тапсырманың көрсету форматтарын тез өзгертуге мүмкіндік береді. Осылайша, менеджерлер жүйенің интерфейсін өздері үшін баптай алады.
“Маған Канбан әдісімен жұмыс істеу ыңғайлы, өйткені мен тапсырмаларды блоктарда көре аламын: ненің процессте екенін, ненің тексерілетінін және ненің жабылатынын. Бірақ әркім жүйені өз қарауына қарай баптайды. Мысалы, менің әріптестерім тізімдерді таңдайды,” — Дариа Карпенко, Pedan Buro-ның Серіктестік менеджері
2️⃣ Жұмыс салаларының айқын бөлінуі
Стандартты статустарға қосымша, команда процестерді егжей-тегжейлі көрсету үшін арнайы жиынтықтарды қосты. Мысалы, “кедергі” және “көмек қажет”.
3️⃣ Тиімді коммуникация
Worksection әр тапсырма бойынша комментарийлерде жеке сөйлесу мүмкіндігін береді. Бұл арқасында барлық файлдар мен жаңартулар бір жерде сақталады және кез келген уақытта қол жеткізуге болады.
Коммерциялық және әлеуметтік жобаларды келісу
Мәселе: Жұмыс салаларының кеңеюі, атап айтқанда, ішкі білім беру жобаларының пайда болуы, коммерциялық және әлеуметтік іс-әрекеттерді келісу қажеттілігін туғызды.
Мамандықтар жиі бір уақытта екі түрдегі жобалармен жұмыс істейді. Жүктемелерді айқын бөлуінің болмауы тапсырмаларды шатастыру және жұмыс ағындарын бұзудың тәуекелін тудырады.
Шешім: Жұмысты ұйымдастыру үшін Worksection-ді пайдалану, онда әр жоба үшін өз орны берілетін болады. Тапсырмалар мамандар арасында бөлінеді, ал белгілер оларды категория мен приоритет бойынша жақсы ұйымдастыруға көмектеседі. Бұл бөлімдер арасында жұмысты үйлестіруде айқындылық пен тиімділікті қамтамасыз етеді.
Команда ресурстарын басқару
Мәселе: Негізгі жобаларды басқару құралдарының болмауы және командадағы жүктеме артуы ресурстарды тең бөлмеуге әкелді. Тапсырмаларды бақылау жүйесі болмағандықтан, команда жауапкершілікті бөлмей, әр қызметкердің нақты жүктемесін бақылай алмады.
Шешім: Worksection-ді енгізу проектті басқару үшін қажетті барлық құралдарға қол жеткізу берді. Мысалы, тапсырмалардың статустары, приоритеттеулер және кіріктірілген есеп беру жүйесі.
“Worksection-пен жоспарлау әлдеқайда оңай болды, адамдардың қаншалықты айналысқанын және олардың тапсырмаларын орындауға уақыт бар-жоғын түсіну,” — Дариа Карпенко, Pedan Buro-ның Серіктестік менеджері
Есептер жобаның прогресі туралы нақты уақытында терең талдаулар береді. Ыңғайлы фильтрлер деректерді сіздің қажеттіліктеріңізге қарай көрсету мүмкіндігін береді, бұл менеджерлерге ресурстарды жақсы бөлуге және процестерді уақытында түзетуге мүмкіндік берді, мерзімдерді өткізіп алмау үшін.
Неге Pedan Buro Worksection Awards құрды
“Мен tantas тапсырмаларды жабамын, мүмкін біз сыйлық жасауымыз керек?” — жобаның координаторы Pedan Buro
Бұл әзіл-оспақ пікір Worksection Awards құру идеясының пайда болуына түрткі болды. Міне, компания жетістіктерді атап өтіп, команданы жаңа жетістіктерге ынталандыру туралы шешім қабылдады.
“Иә, біз әзілдерді жақсы көреміз,” — Дариа Карпенко, Pedan Buro-ның Серіктестік менеджері
Сыйлық компанияның мәдениет бөлімімен ұйымдастырылды, ол сырттай шараларды жоспарлауға жауап береді. Қарашада сыйлық үшін дайындықтың басталғаны хабарланды. Содан кейін Worksection-нің ішкі аналитикасы Pedan Buro командасының жыл бойғы қызметін жинауға және номинациялар бойынша жеңімпаздарды таңдауға көмектесті.
Worksection Awards-тан сыйлық
Әр команда мүшесі өздерінің аяқталған тапсырмалары, ерекше жағдайлары мен жеке кәсіби жетістіктері бойынша өз сыйлығын алды.
“Мен Worksection-нің болғаны үшін өте қуаныштымын. Бұрын алдын ала жоспарлау қиын болатын. Енді жұмыс әлдеқайда ұйымдасқан,” — Дариа Карпенко, Pedan Buro-ның Серіктестік менеджері
