Жобаны басқару әдістемесінің артықшылықтарына келер болсақ, осы салада жұмыс істейтін адамдар жиі келіспейді. Біреулер соңғы өнімнің жетістігі үшін тапсырыс беруші мен орындаушының арасындағы тұрақты байланыс жеткілікті дегенді айтады, ал әдістеме екінші сатыда. Басқаша пікір де естуге болады: әдістемесіз, хаос тіпті ең керемет идеяларды жұтып алады.
Дәйекті түрде, шындық әрқашан ортада жатыр, әрі команда әдістемені табуы, оны бейімдеуі және пайдаланудың максималды нәтижесіне жетуі қажет. Айтпақшы, 39% 2021 жылы Hubstaff сауалнамасына жауап берген компаниялар гибридті жобаларды басқару тәжірибелерін енгізгендерін айтты. Сондықтан біз жобаларды басқару әдістемесінің артықшылықтары мен маңыздылығы туралы сөйлесеміз.
Әдістемені жобада қолданудың табысы командадағы тәртіпке және ережелерді сақтау ниетіне байланысты.
Тағы бір маңызды сәт, әдістемені таңдар алдында жобаның соңғы мақсатын мұқият түсіну қажет. Мұнда тапсырыс берушілер мен орындаушылар арасындағы икемді және белсенді коммуникация өте маңызды. Егер коммуникация жобаға арналған нақты талаптарға әкелсе, әдістемеге көшуге болады.
Жобаны басқару әдістемесі дегеніміз не және оның маңызы қандай?
Жобаны басқару әдістемесі — бұл тәуекелдерді төмендетуге, күш-жігерді оңтайландыруға, көшірмелеуден аулақ болуға және команданың өзара түсінігін жаңа деңгейге көтеруге мүмкіндік беретін жүйе. Әдістеменің негізгі құрамдас бөліктері — жоба бойынша жұмыс істеу принциптері, әдістері және ережелері.
Жоба әдістемесі деген сұраққа жауап бере отырып, оның жобаны ең жақсы басқаруға көмектесетін құрылым екенін айта аламыз және қатысушылардың максималды өнімділігін қамтамасыз етеді. Егер компания ішіндегі әдістеме туралы айтсақ, ол стандарттарды, үлгілерді және көптеген жобаларда қажетті рутинаны орындау үшін нұсқауларды ұсынады.
Бұдан басқа, компанияның жұмыс стиліне бейімделген әдістеме өз кезегінде барлық болашақ жобалар үшін біртүрлі негіз болады және олардың өмірлік циклінің барлық кезеңдерін жеңілдетеді.
Әдістеме ресурстарды үнемдеуге көмектеседі. Мысалы, сіз бастау мен жоспарлауды жылдам аяқтап, қызметкерлерді оқыту уақытын қысқарта аласыз және т.б.
Әдістеменің арқасында сіздің бизнесіңіз:
- соңғы жобаларда жасалған қателіктерден аулақ болады;
- үздіксіз өседі;
- процестерді, жауапкершіліктерді, рөлдерді жалпы түсініп;
- адам факторының ықпалын жояды;
- күрделі тапсырмалар мен мәселелерді шешуге дайын болады.
Қысқаша айтқанда, жобаны басқару әдістемесінің маңыздылығы, ол табысқа жету жолында кездесетін жағымсыз тосын сыйлардың көпшілігін болдырмауға көмектеседі. Сондықтан, біз жобаны басқару әдістемесінің маңызы зор және қарсы пікірлерден гөрі оң жақтары көп екенін сенімді түрде айтуымызға болады. Төменде арнайы артықшылықтар келтірілген.
Жобаны басқару әдістемесінің 15 артықшылығы және олардың жұмыс тиімділігіне әсері
Әрбір компания әдістемені қолданудан өзге артықшылықтарын байқайды, бірақ біз ең жиі кездесетіндері туралы сөйлесеміз.
- Табысты жобаларды басқару мәдениетін қалыптастыру. Бұл әдістеме негіз бола алады. Яғни, нәтижелер беретін үздік практикалар компанияда айқын сипатталады. Мұның орнына, қай әрекеттерден аулақ болу керектігі анық болады.
- Рөлдердің айқын анықтамасы. Жобадағы барлығынан түсінгісі келмейтін адамдар осы рөлдер мен жауапкершіліктерді түсінбейді. Бұл әсіресе жоғары басқарушыларға қатысты, олардың жауапкершілік аймағы бағынушылар үшін дерлік сыр болып қалады. Әдістеме барлығын ашық етеді.
- Әріптестердің тәжірибесін ескеру базасы. Компанияда ешқандай әдістеме болмаса немесе бірнеше әдістеме болса, онда тәжірибені жүйелеу мен болашақта қолданудың қиындығы болады. Әдістеме арқылы сіз бұл процесті оңтайландыра аласыз және одан пайда таба аласыз.
- Жалпы сапа деңгейінің өсуі. Уақыт өткен сайын жобаның табысы бір жақсы кездейсоқтық, жоғары білікті қызметкерлердің бірі, керемет ынта сияқты жағдайларға байланысты болады. Егер бұл оқшауланған оқиғалар болса, дабыл қағудың қажеті жоқ. Бірақ егер компания деңгейінде осындай болжауға болмайтын факторларға сенсе, онда бизнес бұрынғыдан қиындауы мүмкін, ол болжамды әдістемеге мұқтаж.
- Тұрақты және “доғалық жаңашылдық” болмауы. Командалар жоғарыда аталған тәжірибені бөліспегенде, кейде сұрақтарына жауап табу үшін қайта табу керек. Негізгі “доғаларды” сипаттау әдістемесіне байланысты болуы керек.
- Нәтижелердің болжамдылығы. Командада стандарттар болғанда, мерзімдер мен кездесулерді нақты анықтауға болады. Оларды тапсырыс берушілерге немесе басқа мүдделі тараптарға жариялауға болады. Егер әдістемеге қатаң түрде шектелсе, жұмысты жоспарланғаннан да ертерек аяқтау мүмкін, бұл қатысушыларды жағымды түрде таң қалдырады.
- Тиімді шешімдер қабылдау. Барлық тараптар рөлдер мен жауапкершіліктерді, мақсаттар мен міндеттерді, прогресс тәсілдерін түсінгенде, шешімдер ақпараттың жетіспеушілігіне тап болмайды. Сондықтан олар теңдестірілген және дұрыс. Сонымен қатар, әдістемеде, әдетте, шешімдер қабылдайтын адамды атап көрсетеді, сондықтан қате болған жағдайда, кім жауапты екендігі анық болады. Сөйтіп, оны делегировать ету мүмкін болмайды.
- Команданың ынтасын арттыру, одан кейін өнімділікті арттыру. Жобада жағымсыз тосын сыйлардың минимумы болғанда, мақсаттар айқын болуда, сондай-ақ оларды жүзеге асыру жолдары анық, адамдар өздігінен жұмыс істейді. Позитивті эмоцияларды әкелетін жұмыс теріс әсер көрсететін жұмысқа қарағанда автоматты түрде тиімдірек болады.
- Жобаны басқарушылардың біліктілігінің жылдам өсуі. Командалар әдістемені қолданғанда, менеджерлермен әрекеттесу әлдеқайда жеңіл болады және кәсіби өсуде. Себебі, үйлестіруді жеңілдететін өмірлік хактарды табуға көп уақыт жұмсаудың қажеті болмайды. Жобаны басқару әдістемесі оларға жобаның кешенді түсінігін береді. Бұл процестерді терең түсінуді қамтамасыз етеді.
- Ресурстарды түсінікті және бақыланатын пайдалану. Әдістеме бірінші кезекте орындауға болатын жұмыстардың ауқымын және оған қажетті ресурстарды анықтауға мүмкіндік береді. Егер бірдеңе дұрыс болмаса, бұл өте жылдам анық болады.
- Дұрыс тәуекелдерді басқару. Әдетте әдістемеде тәуекелдерді болжау алгоритмдері мен тәуекелдерді басқару әрекеттері сипатталады. Сонымен қатар, әдістемеде коммуникацияларға айқын талаптар бар, яғни барлық мүдделі тараптар тәуекелдерден уақытында хабардар болады.
- Тапсырыс беруші нәтиже ретінде не алатынын түсінеді. Әдістеме болмаған кезде талаптардың дұрыс жазылғанына кепілдік жоқ. Сондықтан клиенттің алғаны, оның күтетін нәрсесі туралы сенімділігі әдетте болмайды. Егер әдістемедегі жұмыста, тапсырыс беруші мен орындаушы тапсырманы бірдей түсінуге келіседі.
- Жобадағы мәселелер ертерек байқалып көзге түсуі мүмкін. Егер бақылау көрсеткіштері болса, кемшіліктері бар жобалар дереу көрінеді. Сөйтіп, не дұрыс емес болғанын түзету үшін уақыт болады.
- Мүмкіндігінше инвестиция салу салалары анықталады. Мысалы, тиімді қашықтан жұмыс істеуге жеткілікті құрал жоқ. Оларға салынған қаражат нақты нәтижелер береді.
- Бизнес авторитарлық басқару модельдерінен демократиялық модельдерге өтеді. Жоғарыда жазылғандай, әдістемелерде рөлдер мен жауапкершіліктер дұрыс анықталады. Сондықтан, қызметкерлер не күтілгенін түсінеді және оған жауапкершілікті сезінеді. Олар сонымен қатар, олардың әріптестері не істеу керектігін біледі. Бұл командадағы белгісіздік деңгейін, сонымен қатар, қақтығыстардың санын төмендетеді.
Әдістемені қолданудың тәсілдері
Жобаларды басқару әдістемелерінің көптігі бар және гибридтік нұсқалар да одан да көп. Сондықтан, олардың бірін таңдар алдында, келесі сұрақтарға жауап беріңіз:
- Команда бұрын қандай да бір әдістемені қолданды ма? Егер иә, қандай табыспен?
- Команда құрамы қандай? Қашықтан жұмыс істейтіндер, аутсорсингтік жұмысшылар бар ма?
- Тапсырыс берушілердің талаптары нұсқалық немесе икемді қанша?
- Ненің маңыздырақ: жедел нәтижеге жету немесе сапа?
- Қажет болған жағдайда бюджетті арттыру мүмкін бе?
- Талаптардың қаншалықты қатаң болуы керек? Эксперимент жасауға мүмкіндіктер бар ма?
- Жобада қанша мүдделі тараптар бар? Олармен байланыс жасауға қаншалықты ашық?
Сондай-ақ, болашақ жоба менеджерінің типін ескеруіңіз қажет:
“Орындаушылар” қазіргі бизнес стратегиясының аясында тиімді жұмыс істейді, проблемаларды шешуге көмектесетін қызметкерлерді іздестіреді және белгілі бір бағытта қозғалуға дайын. Олар қазіргі компаниядағы жағдайларға кереғар жаңа даму мүмкіндіктерін іздемейді.
“Сарапшылар” компанияның алдыңғы тәжірибесіне, сенімді зерттеуге және т. б. сүйеніп, бизнес дамуының жаңа нұсқаларын іздей алады. Олар беделді әріптестерден кеңес алады.
“Ойыншылар” аналитиктер көруге болмайтын мүмкіндіктерді іздеуге дайын, сондай-ақ нақты сандармен сенімді тәжірибелері жоқ жерлерде. Кейде олардың ұсыныстары өтелу жағынан сәтсіз болады, бірақ керісінше де болады.
“Пайғамбарлар” кең көзқарасқа ие, басқалар көрмейтін өсу мүмкіндіктерін жиі көреді. Олар жұмыстың бағытын түбегейлі өзгертуге дайын. Көбінесе, олардың сөздерін басшылыққа алу керек, өйткені оларды растайтын сандар немесе зерттеулер жоқ.
Сондай-ақ, танымал жоба басқару тәсілдерінің ерекшеліктерін түсіну өте маңызды.
Су тасқыны
Тапсырмаларды дәйекті түрде орындаумен байланысты ең дәстүрлі тәсіл. Яғни, жаңа кезеңді бастау үшін, алдымен алдыңғы кезеңді аяқтау қажет. Алдыңғы кезеңдер талданбайды, сондықтан ғаламдық қателіктер соңғы жұмыста байқалуы мүмкін, оны түзету үшін көп ақша мен уақыт жұмсау мүмкін.
Бұл әдістеме таңдалуы керек егер барлық талаптар анық, өзгерістер өте аз болса, егжей-тегжейлі жұмыс жоспарын жасау мүмкіндігі болса және құжаттаманы толық сипаттау қажет.
Agile
Бұл әдістеменің негізгі айырмашылығы — команда жобада аралық кезеңдерде нәрселерді өзгерте алады.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban және Scrumban — Agile-дің нұсқалары.
Бұл әдістеме таңдалуы керек, егер тапсырыс берушілер диалогқа дайын болса, бірақ не алғысы келетіндерін білмесе. Бұл әдістеме тез, бірақ идеал нәтижелер алғысы келетіндер үшін қолайлы. Мұнда егжей-тегжейлі құжаттама мен түсінікті мерзімдер берілмейді.
eXtreme Programming, XP
Ол қарапайымдылық, коммуникация, тұрақты кері байланыс, құрмет және батылдық сияқты ерекшеліктері бар тағы бір агилдік әдістеме.
Бұл әдістеме қашан команда бірге жұмыс істейтін болса, қашықтан жұмыс істемейтін болса, және ынтымақтастық үшін сіздің басымдылықтардың бірі болса, таңдалуы керек.
Критикалық жол әдісі
Бұл әдістемеде басты назар негізгі тапсырмаларды табуға аударылады, олар жобаңызды тез және сапалы аяқтауға мүмкіндік береді. Негізгі тапсырмаларды аяқтау үшін қажет ұзақ уақытты есептеу керек. Бұл критикалық жол ретінде қарастырылады.
Бұл әдістеме таңдалуы керек, егер жоба күрделі, ауқымды, көптеген тәуелділіктермен болса, бірақ нақты жоспар мен команда алгоритмдер бойынша жұмыс істеу қабілетіне ие болса.
Сонымен, біз жобаны әдістеме деген не екенін түсіндірдік және жобаларды басқару әдістемесін пайдаланудың артықшылықтарын қарастырдық. Негізгісі — көптеген әдістемелер бар екенін және гибридтерді де ескеру қажет. Сондықтан, негізгі мақсаттарыңызды анықтап, соның негізінде әдістемені таңдап, оны өзіңізге бейімдеңіз, іс-әрекет жоспарын құрып, табысқа жетуге қарай жылжи беріңіз.