Менеджер жобаның жайын сұрап жатыр. Мұндай жағдайда әдетте не істеледі? Бастапқыда, тапсырмалар менеджерін тексеру керек, содан кейін Slack-та талқыланған нәрселерді еске түсіру керек, одан кейін клиенттің күтіп отырған файлының дайын екенін тексеру қажет. Бұл не істелді, қайда және қалай болғанын анықтау үшін тексеруге айналады, ақырында шатасуға алып келеді.
Ашықтық өте маңызды. Кез келген уақытта не істелді, не жүріп жатыр және кешіктірулердің қайдан пайда болуы мүмкін екені анық болғанда. Осыдан тыс, команда жұмыс істемей, статустар мен приоритеттерді анықтауға уақыт жұмсайды.
Біз Worksection 2.0-да мұның бәрі бірден көрінетінін қамтамасыз еттік. Басқару панельдері, өзгерістер тарихы, Канбан, Гантт диаграммалары және есептер жобаның қазіргі күйін қолмен ақпарат жинауды және қосымша сұрауларды қажет етпестен көрсетеді. Әр қатысушы қажетті деректерді көреді, ал команда жобаның өзекті көрінісімен реальды уақыт ішінде жұмыс істейді.
Бұл сұрақтар күн сайын қайдан келеді?
Басында команда оған үйреніп кетеді, «Жақсы, бітті, кейін өңдейміз» деп ойлайды. Біреу статусты жаңартпаған, біреу чатта аяқтағанын жазуды ұмытқан, және мұның бәрі ешқандай нашар нәрсе секілді көрінеді, бірақ осы «кішкентай нәрселер» жинақталып, жобаның нақты не болып жатқанын ешкім түсінбейтін деңгейге жетеді.
Деректер шашыраған
Бір құралдағы тапсырмалар, Slack-тағы талқылаулар, Google Drive-дағы файлдар. Жобаның қай деңгейде екенін түсіну үшін бәрін қолмен жинау қажет. Менеджер қарапайым сұраққа тез жауап бере алмайды, жаңа қатысушы не болып жатқанын анықтауда қиындықтарға тап болады, ал прогресс болжанбағандай болып көрінеді, бірақ шын мәнінде ол тек ұйымдаспаған ғана.
Қолмен басқару
Команда жұмыс істеп орнына, не істелгенін баяндайды. Менеджер түсініктемелер жазады, статустар бойынша кездесулер өткізеді және есептерді қолмен жинайды. Бұл жұмыстан алаңдатып, тұрақты бақылау сезімін туғызады.
Клиент прогресті көре алмайды
Заманауи ақпаратқа қол жетпесе, клиент статусын тұрақты тексеруге мәжбүр болады. Бұл көбірек қоңырауларға, аз сенімге және бір нәрсені жасыру impression-ына әкеледі, шынында, қарауға жер жоқ.
Кешенді көрініссіз топ
Жеке тапсырмалардың нәтижеге қалай әсер ететіні анық емес болғанда, приоритеттер жоғалады. Бұл қайталанатын жұмыстарға, ескерусіз тәуелділіктерге және тіпті тәжірибелі қатысушылар контекст жоқ болғандықтан қателеседі.
Worksection 2.0-да бәрін басқару қаншалықты оңай?
Жобаның жаңартуларын қолмен жинау, мүмкін, сіздің ойыңыздағы ең тозығы жеткен нәрсе. Сондықтан, Worksection 2.0-да біз бұл логиканы сәл өзгерттік; енді жүйе бәрін автоматты түрде дамуда болып жатқан нәрсені тартып, визуализациялайды.
Арнайы басқару панельдерімен бәрін бірден көру
Тапсырмалардың статусын сұрап, командаға әр таң сайын алаңдатудың орнына, тек негізгі бетке кірсеңіз болады. Worksection 2.0-да басқару панелі әр адамға жұмысына қажетті нәрсені дәл түсінеді: өнім менеджері жалпы прогресс пен мерзімдерді көреді, әзірлеуші бүгінгі тапсырмаларын көреді, ал менеджер барлық жобалардың жалпы статусын көреді.
Жұмыс кеңістігі бөлек блоктардан – виджеттерден жиналады. Сіз оларды қосуға, алып тастауға, қайта орналасуға немесе тек пайдалы ақпаратты көру үшін сүзгілерді реттеуге болады.
Тапсырма менеджменті үшін ыңғайлы “Тапсырмалар” блогы бар. Мұнда барлық сіздің тапсырмаларыңыз немесе командаңыздың тапсырмалары жинақталған. Артықшылығы – статусын өзгерту, тағайындаушыларды ауыстыру немесе мерзімдерді тікелей осы экраннан көшіру мүмкіндігі бар, жеке тапсырмаға кірмей-ақ.
Тапсырмалардың мерзімдерін тез реттеу “Приоритеттер” виджетінің көмегімен өте оңай. Жүйе барлық жобалар бойынша ең маңызды тапсырмаларды анықтап, оларды түстерге бөліп көрсетеді:
- сыналар:
- маңызды
- нормалды
Таңертең, күні бастау үшін не істеу керектігі бірден анық.
Команданың жұмыс жүктемесін қадағалау белсенділік графигімен көмекші болып табылады. Онда кімдердің тапсырмалармен қашан жұмыстанғаны көрсетіледі. Бұл әзірлеушілер алдағы уақытта жұмыс істейді, ал қалғаны өз достарына көмектесуге уақыт бар екенін көруіңізге мүмкіндік береді.
Компанияның жалпы картинасын “Жобалар” виджеті көрсетеді. Мұнда сіз барлық белсенді немесе кідіртілген жобаларды прогресс индикаторларымен көре аласыз. Әрбір жобаның қанша пайыз жұмыс жасалғанын тез бағалауға болады.
Егер сіз үшін кез келген өзгерісті бақылайтын маңызды болса, “Оқиғалар” виджеті бар. Бұл жобадағы соңғы әрекеттерді хронологиялық тәртіппен көрсетеді. Сіз біреудің пікір қалдырғанын, тапсырманың статусын өзгерткенін немесе жаңа файл жүктегенін дереу көресіз, сондықтан сәйкес тапсырмаға оңай өтесіз.
Барлық осы деректер автоматты түрде жаңартылады, сондықтан статустарды қолмен жинаудың қажеті жоқ. Сонымен қатар, біз іске асырыла алатынына көз жеткіздік, көпшілігі негізгі экраннан тікелей іске асырылуы мүмкін.
Өзгерістер тарихы бар – «Кім мерзімді өзгерткен?» емес
Жоба жұмысында бір шындық бар – нәрселер үнемі өзгеруде. Мерзімдер ауыстырылды, жаңа тағайындаушылар қосылды, тапсырмалар әр түрлі деңгейлерге ауыстырылды, және т.б. Проблема туындайды, өйткені бір аптадан кейін ешкім неге осындай шешімдер қабылданғанын есіне алмайды. Контекст жай ғана жоғалады.
Worksection 2.0-да сіз жадқа сенбеуіңіз керек. Жүйе тапсырма жасалған сәттен бастап статус, приоритет, жауапты тұлғалар немесе қосылған файлдардағы кез келген өзгерістерді автоматты түрде тіркейді. Пікірлер мен тіпті уақытты бақылау жазбалары да осында сақталады.
Ол үшін әр тапсырма блогында “Белсенділік” қойындсы бар. Бәрі нақты хронологиялық тәртіппен көрсетіледі – не өзгерді, қашан, және кім жасады.
Бұл команда үшін өмірді едәуір жеңілдетеді. Мысалы, егер жобаға жаңа адам қосылса, олар бәрін сұрайтын жоқ. Тек тарихқа қарап, жұмыстардың барлығын түсіну жеткілікті. Және ең бастысы, командадағы қажетсіз дау-дамайлар жойылады, себебі әрбір шешім жазылып, оңай тексеріле алады.
Канбан мен Гантт диаграммалары ағымдағы тапсырмаларды және жоспарларды көруге қалай көмектеседі?
Тапсырмалар тым көп болғанда, барлығы тойлауды жек көреді. Жай тізімде нақты не жылжып, не бағатына тоқтату қиын.
Канбан досы барлық жұмыс уақытында көрсетеді. Тапсырмалар бағандарда “Жоспарлы”, “Жүргізіліп жатыр” немесе “Рұқсат күтуде”. Команда дереу іс-әрекеттердің ағымдағы күйін көреді. Егер жоспарлар өзгерсе, статус немесе тағайындаушы жай картаdragging арқылы өзгертілуі мүмкін. Бұл жұмыстардың жинақталу орнын дер кезінде байқап, топта кімнің тәуелді екенін білуге көмектеседі.
Канбан не болып жатқанын көрсеткенде, Гантт диаграммасы не болатындығын түсінуге көмектеседі.
Жобада тапсырмалар әдетте бір-бірімен байланысты және кезекпен жүреді. Егер бір мерзім созылса, өзгелері автоматты түрде ығысады, бірақ бұл жалпы тізімде байқалмайды. Гантт уақыт қисығында барлық осы байланыстар бірден көрінеді.
Сіз әр тапсырманың ұзақтығын және жобаның прогресінің бастапқы жоспармен қалай сәйкестенгенін көресіз. Егер кез келген кезең кешіксе, жүйе тәуекелдерді белгілейді, мерзімдерді реттеуге немесе тырыстарды қайта бөлуге мүмкіндік береді, проблемалар пайда болғанға дейін. Нәтижесінде, бәрі жұмыс принципін түсінеді, ал менеджер жалпы картинаны көріп, белсенді әрекет етеді.
Уақытты уақытты бақылау және есептерімен шынайы уақытты есептеу
Клиентке немесе басқарушыларға жұмыс аптаның қайда өткені туралы түсіндіру мынадай дәйектерді білдіреді – бұл тым қарапайым пікірлер емес, сонымен қатар уақыт көздерін түгендегендегі басқа әңгіменің не екенін айтады.
Сонымен, қосымша әңгімелер мен басқа мәселелерден аулақ болу үшін, Worksection 2.0-да біз уақыт тапсырмалар бойынша жұмыс жасап жатқан уақытта тіркелуін қамтамасыз еттік. Тағайындаушы тек кірістірілген таймерді бастайды немесе жұмыс сағаттарын қолмен енгізеді, қысқа пікірмен қамтамасыз етеді. Ақпарат бірден тапсырма карточкасында сақталады. Нәтижесінде, нақты қанша сағаттың жұмысы жұмсалғандығын және кімнің онымен жұмыс жасағандығын анық көресіз.
Жоба соңына келгенде, деректер жинау барлық жерде басталады, әйтеуір бір есеп шығаруға көмектеседі. Worksection 2.0-да бәрін қолмен жинаудың қажеті жоқ, себебі жүйе автоматты түрде барлық тіркелген сағаттарды түсінікті диаграммаларға жинайды.
Сіз жобаның жалпы сағат санын қарау, жоспарланған уақытты нақты уақытпен салыстыру немесе әрбір команда мүшесінің жүктемесін бағалау үшін есеп құрасыз. Мұндай есептерді экспорттау оңай және клиентке көрсету арқылы бюджет қайда кеткенін сұрауға қатысты барлық қажетсіз сұрақтарды жояды.
Клиенттің не қажет екенін “Қонақ” рөлі арқылы көрсету
Әрине, клиентпен жұмыс прогресін бөлісу дұрыс, бірақ оларға барлық жобалар, қаржылық мәліметтер немесе әртүрлі талқылаулармен ішкі хат-хабарларды көрсету мүлдем ұсынылмайды.
Алайда, бақылау сезімі жоқ, клиент алаңдаушылық сезінеді, және әрдайым сенімсіздік танытуы мүмкін. Бұл әділ, сондықтан біз команданың жұмысына кірісудің бөгетіне айналмайтындай бақылауды теңестірдік.
Біз Worksection 2.0-да бұл “Қонақ” рөлі арқылы орнатылған. Сіз жобаның қай бөлігін ашқыңыз келетінін шешесіз. Клиент жүйеге кіріп, бекітілген тапсырмаларды, қазіргі статустарды, мерзімдерді және соңғы файлдарды көре алады. Олар тапсырмаларды контекстінде тікелей пікір қалдыра алады, бірақ барлық ішкі процестер: техникалық тапсырмалар, қаржылар, уақыт өлшеу жазбалары және жай командаға арналған чаттар оларға көрінбейді.
Одан басқа, бұл теңдестірілген уақытты үнемдейді. Клиент енді жобаны күн сайын сұраудың қажеті жоқ, себебі кез келген уақытта кіріп, прогресті өздері көре алады. Команда тыныштықпен жұмыс істейді, ішкі диалогтарды ұстайды, шексіз статус жаңартуларымен шұғылданбайды.
Тапсырмаларды кестелік көрініспен реттеу
Әдеттегі тапсырма тізімі команда жұмысын жақсартуда пайдалы болуы мүмкін, бірақ егер жүздеген тапсырма болса ше? Тізім ұзаққа созылады, ештеңе анық болмайды, бәрі жоғалады. Біз осы хаосқа «батып» кетпеуіміз керек.
Сондықтан біз кестелік көрініс жасадық. Ол барлық тапсырмаларды түсінікті кестеге жинайды, бұл тапсырмалар массивін бір көзқараспен оңай тексеруге көмектеседі. Сіз бағандарды теңшеу, тапсырмаларды мерзімдер, тағайындаушылар немесе статустар бойынша топтастыра аласыз.
Егер сіз даталарды жаңарту немесе тапсырмаларды басқа әріптеске тағайындау қажет болса, әрбір карточканы жеке ашудың қажеті жоқ. Барлық өзгерістерді тікелей кесте ұяшықтарында жасауға болады, кәдімгі Excel-дің сияқты. Бұл жұмыс көлемін қысқа мерзімде тез реттеуге мүмкіндік береді.
Сіз одан да жақсы жұмыс істей аласыз
Ең жаманы, күні бойы «кім не істеп жатыр» және «қайда орналасқан» сияқты түсініктемелер жасауға жұмсалады. Бұл команда мен менеджерлер үшін де шаршатады.
Worksection 2.0 қажетсіз мазмұнды жою үшін керек. Статустар, өзгерістер тарихы және мерзімдер ашық және анық болғанда, бір-бірімен Messenger-да сағат сайын pingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpingpngымен [url=https://worksection.com/?utm_source=old_site&utm_medium=referral&utm_campaign=blog_wsnext]Worksection 2.0-ға қосылыңыз/url және қажетсіз бас ауруларынсыз жұмыс жасауды қалай сезінесіз.