Таныс көрініс: соңғы мерзім жақындап қалды, файл мүлдем бар, бірақ оның қайда екенін есіңізде жоқ. Мүмкін Slack-та, мүмкін электрондық поштада, мүмкін біреу оны екі апта бұрын Google Дискке жүктеген. Сіз бәрін бірінен соң бірін ашып, әріптесіңізге жазып, осылайша тағы да жарты сағатты жоғалтасыз.
Біз де осындай жағдайларда болдық. Сондықтан Worksection 2.0 бағдарламасында файлдар тапсырмалардан бөліп сақталмайды. Олар талқылаулар, өзгерістер және статусымен бірге, жұмыс істелетін жерде сақталады.
Неліктен файлдар жоғалып кетеді және Worksection 2.0 мұны қалай шешеді?
Проблема көбіне файлдың жоғалғанында емес. Ол бар, тек бір-бірін білмейтін құралдар арасында шашырап кеткен. Slack Диск туралы білмейді, Диск тапсырма менеджері туралы білмейді, ал тапсырма менеджері электрондық пошта туралы білмейді.
Worksection бағдарламасында файл тиісті тапсырмаға дереу байланыстырылған. Орынды есте сақтаудың қажеті жоқ, өйткені тек тиісті карточканы ашу жеткілікті.
Көптеген проблемалар бар, сондықтан біз әр мәселені мұқият қарап, шешім ұсынуды ұсынамыз:
Файлдар жиі түрлі құралдар арасында шашырап кеткен
Көптеген командаларда кейбір файлдар Slack-та, кейбіреулері Google Дискта, кейбіреулері электрондық поштада, ал кейбіреулері корпоративтік чатта. Бұл осылай жоспарланбаған, бірақ нәрсе осылай болып шықты. Нақты құжат қажет болғанда, онда: ол қай қызметте жіберілді, кім және қашан, бұл соңғы нұсқасы ма? Ал проектілер мен адамдар командада көп болған сайын – бұл нақтылау үшін көбірек уақыт кетеді, жұмыс жүргізудің орнына.
Worksection бағдарламасында файл тапсырмадан бөлек болмайды, өйткені ол уже оның бөлігі. Сіз тиісті файлын аша аласыз, сипаттамасын, комментарийлерді, қоса тіркелген құжаттарды және өзгерістер тарихын оқи аласыз. Файлды тапсырмаға немесе буферден оңай тартып алуға болады, ал Drag & Drop қосымшалары арқасында Google Дискпен интеграциялау дублицация мен қажет емес сақтау талап етпейді.
Егер файлдың қай нұсқасы қазіргісін анықтау қиын болса не болады?
Client Presentation V1.pptx
Client Presentation V2 Final.pptx
Client Presentation v2 final FINAL.pptx
Client Presentation REALLY LAST.pptx
Кейінгі кез келген уақытта, файлдың қалай аталатындығының мәні болмауы мүмкін – бәрібір сұрау керек болады. Егер біреу есінде болса, жақсы, ал егер жоқ болса ше? Кейде клиентке дұрыс нұсқа жіберіледі, ал оны тек немқұрайлылыққа айыптау қиын. Дегенмен, бұл жүйенің жетіспейтінін еске салады.
Worksection 2.0 бағдарламасында файлдарды қайта атаудың және соңғы нұсқаны келісудің қажеті жоқ. Әр жаңарту бұрынғысының үстіне жай қосылады, барлық тарих автоматты түрде сақталады: кім қай өзгеріс енгізді, қашан, не өзгерді, және кез келген алдыңғы нұсқаға оралу өте оңай. Қазіргі нұсқа тапсырма карточкасында бірден көрінеді.
Кейде файлды табу қиын...
Барлық адамдар құжаттың бір жерде бар екенін білсе де, оны табу басқа мәселе. Мессенджерлерде іздеу әдетте тіркемелерді таппайды. Дискта папкаларда құрылым жетіспейді. Электрондық поштасында файл ұзақ тізбекте жоғалып кетеді. Жаңа команда мүшесі мүлде қайдан бастау керек екенін түсінбейді. Нәтижесінде, файлдар жылдамдықпен қайта жасалады, себебі оларды қайта жасау жылдамырақ, және команда ескі ақпаратпен жұмыс істеп, осы құжаттың қай тапсырмаға қатысты және не үшін қажеттігін түсінбейді.
Worksection 2.0 бағдарламасында файлды іздеу мүмкіндігі бар. Қызметті немесе нақты атын есте сақтаудың қажеті жоқ – тек сөздің бір бөлігін, файлды жүктеген қатысушының атын немесе тіпті оған байланысты тапсырманың статусын енгізіңіз.
Business+ жоспары бойынша, ИИ іздеу, тапсырмалар мен жобалардың контекстіне негізделген құжаттарды табады, тіпті олардың қалай аталатыны есіңізде болмаса да.
Сонымен қатар, тек суреттер, тек кестелер, тек құжаттар типі бойынша фильтрациялау бар, осылайша қажет емес файлдарды іздеп уақыт жұмсаудың қажеті жоқ.
Файлмен кім жұмыс істегенін қадағалау қиын
Командалық жұмыста файлдар үнемі алмасуға, өзгерістерге және жаңартуларға ұшырайды. Апта өтті, және сіз кімнің өзгеріс енгізгенін, клиенттің нұсқасы ма әлде ішкі нұсқа екенін және оны қалай болғанын қалпына келтіруге болатынын түсінуге тура келеді. Бұл сәтте қиын, және жалғыз нұсқа - чатқа жазып, күту немесе оқиғаларды есіңізде сақтауға тырысу.
Worksection бағдарламасында, мұның бәрі өзгерістер журналында бірден көрінеді:
- Кім, қашан және файлмен не істелген - жүктелген, нұсқа жаңартылған, құжат алмастырылған.
- Бүкіл тарих тапсырмада, талқылаулар мен статустардың қатарында көрсетіледі, сондықтан жаңа команда мүшесі карточканы ашып, контекстті бірден түсінеді.
- Қол жеткізу де реттеледі: файлдарды кімнің көретінін және не істей алатынын анықтай аласыз.
Worksection 2.0-да файлдарды басқару қалай жұмыс істейді?
Күнделікті файлмен жұмыс істеуде бәрі бірнеше қарапайым әрекетке дейін келеді: құжатты қосу, қажеттілігін тез тексеру, нұсқасын жаңарту немесе материалдарды ары қарай өткізу.
Worksection бағдарламасында бұл одан да аз уақытты алады және қосымша құралдарды талап етпейді.
Файлды тікелей тапсырмаға қосу: тышқымен тартып, Ctrl+V арқылы скриншотты қоюға немесе компьютерден немесе Google Дискден таңдап алуға болады. Бүкіл команда оны карточкада бірден көреді.
Көру де жеке жүктеусіз жасауға болады. Суреттер, PDF-файлдар және кестелер интерфейсте бірден ашылады.
Файл жаңартылғанда - жаңа нұсқа бұрынғысына жай қосылады. Жаңа атаумен бөлек көшірме жасау қажет емес. Мұнда оны кім, қашан жүктегенін, алдыңғы нұсқаға оралуға болады, және комментарий қалдыра аласыз.
Егер сізге барлық материалдарды клиентке немесе әріптеске жіберу қажет болса, файлдарды қолмен жинау қажет болмайды. Барлығын бір архивте жүктеуге болады, ал құрылым да сақталады.
Барлық ақпарат тапсырмада және нақты тапсырманың статусын түсіну үшін, сіз енді бес қойынды ашудың қажеті жоқ. Барлығы сонда - сипаттама, нұсқалармен файлдар, комментарийлер, өзгерістер тарихы, жұмсалған уақыт және тексеруші тізімдер. Бес емес, бір жерде.
Worksection 2.0 мен баламалардың арасындағы айырмашылық неде?
Файлдармен жұмыс істеуге арналған көптеген құралдар бар. Сұрақ - оларды сақтау үшін орын бар ма, әлде оларды табу, түсіну және нұсқалармен шатастырмау қаншалықты оңай. Сондықтан әрдайым салыстыру жасауға болады. Біз танымал платформаларды жинап, Worksection бағдарламасымен параллельдер жүргіздік.
Google Drive және чаттар сақтау үшін ыңғайлы, бірақ файл тапсырмадан бөлек. Оны не үшін қажет екенін, кім жұмыс істегенін және қазіргі нұсқаны білу үшін - қызметтер арасында ауысу керек және суретті жинау керек. Нұсқалар қолмен бақыланады, бірегей өзгерістер тарихы жоқ, және іздеу әр қызметте бөлек жұмыс істейді.
Asana файлдарды тапсырмаларға тіркеуге мүмкіндік береді, бұл уже жақсырақ. Бірақ нұсқалау шектеулі және әрдайым айқын емес, қазіргі нұсқаны тексеру қажет, іздеу негізінен атаумен жасалады, және құрылымға бейімделуге уақыт кетеді.
Бірақ Worksection бағдарламасында файл, тапсырма, талқылау және барлық өзгерістер тарихы бірге сақталады. Нұсқалау автоматты: кімнің өзгеріс енгізгені және қашан көрсетіледі. Іздеу атпен, автормен, файл типімен, ал Business+ жоспары бойынша, тапсырмалар мен жобалардың контексте де жұмыс істейді. Құралдар арасында ауысу, чаттарда нұсқаларды нақтылау немесе басқалардың папка құрылымдарына бейімделу қажет емес.
Біз үшін, тапсырма контекстінен тыс файл - тек файл. Ал тапсырма контексіндегі файл, өзгерістер тарихы мен талқылау қасындағы, жұмысқа жататыны. Бұл - Worksection 2.0-да сезімтал етуге тырысқан айырмашылық.
Команда үшін қандай өзгерістер бар?
Басқарушылар енді күнін іздеумен бастамайды. Файл қай чатта екенін және кім жібергенін есінде сақтау қажет емес. Тек тапсырманы ашып, жұмыс үшін қажеттіліктің бәрін бірден көресіз. Нақтылауға қажеттілік азайып, ауысу азайып, тапсырмаларға көбірек уақыт бөлінеді.
Менеджерлер статусын қолмен жинауды доғарады. Файлды кім жаңартты, қашан, және не өзгерді, өйткені мұның бәрі тапсырмада. Чатта жазудың және жауап күту қажеті жоқ - жұмыс статусы тек ішіндегі әрекеттерді көру арқылы анық.
Клиенттерге материалдарға қосымша тынымсыз қол жеткізуге мүмкіндік беріледі. Қазіргі нұсқаны сұраудың қажеті жоқ, себебі олар дереу қажетті файлдарды көріп, жұмыстың қай кезеңінде екенін түсінеді. Екі тараптан да сұрақтар азайып, нәтижелерге жылдамырақ жетуге мүмкіндік береді.
Соңында
Файлдар таңертеңгі бас ауруына айналуды тоқтатады және процесс ішінен шығарылмайды. Керісінше - барлығы тапсырмалар, талқылаулар және шешімдермен бірге біртұтас болып шығады. Worksection 2.0 бағдарламасында барлық қажеттілік көрінетіндей етіп көтермей, іздеу немесе нақтылауға уақыт жұмсалмайды.
Worksection 2.0 бағдарламасын сынап көріңіз және ненің қажетсіз емес екеніне көз жеткізіңіз.