Дүйсенбі күні апта жақсы жоспарланған секілді. Сәрсенбі күні бір шұғыл тапсырма барлық кестені бұзады. Жұма күні мерзімнің келесі аптада болуы керек екенін, шын мәнінде, ертең екені айқын болады. Және ол басталады…
Wellingtone State жобаларды басқару туралы есепке сәйкес, ұйымдардың тек 38% жоба уақытында аяқтайды. Және көбіне, себептер қателіктер немесе немқұрайлылық емес. Мерзімдер көбінесе тапсырмалар мен жобалау уақыттары ұйымдастырылғандықтан біртіндеп кейінге қалдырылады.Иә, біз мұны көп рет көрдік, тапсырмалар жобалар арасында шашырап, басымдықтар өзгереді, жоспарлар ескіріп қалады. Мерзімдер белгілі болуы мүмкін, бірақ бәрін бір уақытта көру мүмкін емес.
Сондықтан Worksection 2.0 бағдарламасында қазіргі уақытта мерзімдермен не болып жатқанын көрсетеміз және олар өзгермей тұрып өзгерістер енгізуге мүмкіндік береміз.
Неліктен мерзімдер Missed және бұл бизнеске қалай әсер етеді?
Мерзім проблемалары әдетте кенеттен пайда болмайды. Олар жұмыс процесі барысында жиналады, барлығына назар аударылмай қалғанша. Сөйтіп, қиындықтар тым көп болуы мүмкін.
Бірақ мерзімдер қайда?
Егер команда бірнеше жобамен жұмыс істеп жатса, мерзімдер әртүрлі жерде шашырап жатыр. Мұнда бір кесте, онда бір парақ, чатта бір нәрсе болуы мүмкін. Менеджер жалпы көріністі көрмейді, орындаушы не істеу керектігін шатастырады, ал клиенттің тапсырмасы ішкі тапсырмалар арасында жоғалады. Проблема мерзім өткенде ғана байқалады.
Неге мен үшін барлығы шұғыл, ал әріптесіме тыныш?
Мерзімдер адамдардың қанша уақыты барын түсінбей орнатылады. Нәтижесінде бір адамға бүгін үш шұғыл тапсырма берілсе, екіншісі дерлік бос. Алғашында бұл байқалмайды, кеш келгенде бәрін бір уақытта тапсыру қажет екенін түсінгенше.
Бұл шұғыл, бірақ ескі тапсырмалар еш жерге жоғалған жоқ
Жаңа шұғыл тапсырма пайда болады, және ол тізімге қосылады, ал ескі мерзімдер назардан тыс қалады. Команда барлық тапсырмаларды орындауға тырысу режимінде жұмыс істейді, назарды жоғалтып, ненің шын мәнінде маңызды екенін түсінбей қалады.
Мерзім ертеңгі күн ме?
Ол бар, бәрі оны біледі, бірақ басқа тапсырмалардың ағымында ұмытылып кетеді. Кешіккен тапсырма тек оқиғаға реакция жасағаннан кейін ғана бетіне шығады, қауіпке емес.
Нәтижесінде команда мерзімдермен үнемі өкшелейді, және әркім зардап шегеді, клиенттерден түсетін сенім азаяды.
Сау бол, кешіккен тапсырмалар!
Мерзімнің бар екенін білу бір нәрсе. Қазіргі уақытта онымен не болып жатқанын көру мүлдем басқа. Бірінші күні тек күнтізбедегі күн көрсетеді. Екінші жағдайда, тым кеш болмай тұрып, бір нәрсені өзгерту уақыты ұсынылады.
Біз Worksection 2.0 бағдарламасын дәл осындай «басқа» еттік. Бұның бәрі сіз өзгерістерді ертерек байқап, оларды түзету үшін әлі де бар уақыт болғанда.
Күнделікті жоспар
Сіз таңертең жоспар дайындайсыз, және бәрі нақты секілді көрінеді. Бірақ таңғы 3‑те кенеттен түсінесіз: тағы бір жұмыс күні үшін тапсырмалар қалды, бірақ тек екі сағат бар. Жоспарды нашар жасағаны үшін өзіңізді кінәлаудың қажеті жоқ. Әдеттегідей, қағазда бәрі уақыт бойынша қойылғанда, сәл басқаша көрінеді.
Күнделікті жоспарында тапсырмалар бірден уақыт кестесіне енгізіледі, күні толық орындалу мүмкіндігі бар-жоғын анықтау оңай. Егер орындау үшін тым көп нәрсе болса, басымдықтарды дереу реттеу керек, 3‑те емес. Және жаңа шұғыл тапсырма туындағанда, оған басқа адамдардың қызығушылықтарына зиян тигізбей қосуға болатындығы анық.
Менеджерлер енді жұмысты «интуициямен» тағайындаудың қажеті жоқ, себебі нағыз команда жүктемесі бірден байқауға болады. Ал орындаушылар күнді қырық позициямен емес, нақты жоспармен бастайды.
Жаңартылған Гант диаграммасы
Сіз бір мерзімді жылжытасыз, және екі күннен кейін, хабарлама пайда болады, «неге бұл тапсырма қазір шұғыл?» Себебі, ол жылжыған мерзімге байланысты, бірақ ешкім ол жерден тез көрмейді.
Гант диаграммасында мұндай тәуелділіктер бірден көрінеді. Уақыт кестесіне кіріп, жобаның қалай көрінетінін көре аласыз. Қандай тапсырмалар кешігіп келе жатқанын, мерзімге жақындағанын, және қай жерде әлеуетті қауіптер бар екенін тексере аласыз. Шешімі қарапайым – мерзімді өзгертіңіз және оның неге әсер ететінін көріңіз.
Кешіккен тапсырмалар енді таңқаларлық болмайды – бәрі бірден көрінеді, сондықтан жоспарды тыныштықпен түзетесіз.
Басымдықтар виджетті
Кейде сіз тапсырмалар тізімін ашасыз және сол қорқынышты отыз элементті табасыз. Және жиіркенішті – бәрі маңызды, бәрі шұғыл, кем дегенде, алғашқыда солай көрінеді. Алғашқы уақыт жұмысқа емес, қайдан бастау керектігін анықтауға жұмсалады.
Басымдықтар виджетті Worksection сіз үшін шешеді. Нақты айтқанда, жүйеде не бар екенін, бірақ бұрын көзден таса болды, көрсетеді. Сіз жұмыс үстелін ашасыз және ең жақын мерзімі бар тапсырмаларды немесе дәл қазір назар аударуды қажет ететіндерді көресіз.
Ескертпелер
Мерзім сіздің миыңызда болды, бірақ кейін басқа тапсырмалар арасында біртүрлі жоғалып кетті немесе уақыт басқа нәрсеге жұмсалды. Бір нәрсені ұмытып кету қалыпты, өйткені біз бәріміз адамбыз. Сондықтан бұл процесті автоматтандыруға болады, және сізге артық ақпаратқа алаңдаудың қажеті жоқ.
Worksection-дағы ескертпелер бұл функцияны қамтамасыз етеді. Сіз сигнал қажет уақытты орнатасыз, ал жүйе мерзім жақындағанда автоматты түрде хабарлайды.
Сіз маңызды тапсырмалар үшін бірнеше ескертпелер орната аласыз, онда менеджердің енді қолмен еске салудың қажеті жоқ. Осылайша, болжамсыздық жойылады және жұмыс жақсы орындалады.
Кестелер және жаппай мерзімді өзгерту
Клиент аптасына мерзімдерін өзгертіп жатқандығы жөнінде жазды. Бәрі қарапайым көрінеді, бірақ әр тапсырманы ашып, күнді әрқайсысына өзгерту керек екенін түсінесіз, сосын қайтадан кері оралуыңыз керек.
Кесте режимінде тапсырмалар тізімі көз алдыңызда, және күндер экрандар арасында навигация жасамай-ақ тікелей өзгертіледі. Бұрын бұл шамамен бір сағатты алатын, бірақ қазір тек бірнеше минутта жаңа басымдықтарға жоспарды реттеуге болады.
Мерзімнің жүзеге асырылу болжамы
Келесі, жоба жылжып, тапсырмалар аяқталып, бәрі жақсы көрінетін сияқты. Бірақ бәрі өз тапсырмаларын уақытында орындап жатыр ма? Айырмашылықты бірден байқау қиын, және ол әдетте тек мерзім аяқталған кезде көрінеді.
Жоба жылдамдық диаграммасы бұл айырмашылықты бірден көрсетеді. Мұнда бәрі қалай жүріп жатқанын және жоспар бойынша қалай болуы керек екенін көре аласыз. Егер кешігулер болса, олар ең ерте мерзімдерден көруге болады, бұл реттеулерді ыңғайлы жасауға мүмкіндік береді.
Кім мерзімдерді басқаруға таңдайды?
Құралды таңдау көбінесе мәліметтерге байланысты, және мәліметтерді бүйірімен қарай отырған кезде жақсы көрінеді. Әр құрал мерзімдерді басқару мәселесін әртүрлі шешеді. Сонымен, салыстырайық?
Asana бағдарламасында сіз мерзімдер туралы үлкен көріністі жинай аласыз, бірақ бұл фильтрлер мен бөлектелген көріністер арқылы тез болмайды. Онда жеке күнделікті жоспар жоқ. Уақыт кестесі бар, бірақ тәуелділіктердің терең бақылауынсыз жетіспейді, және ескертпелер тек шектеулі жағдайларда жұмыс істейді. Команданың жолда болатынын алдын ала көру мүмкіндігі жоқ. Бағасы 10.99 доллардан басталады.
Monday бағдарламасында бәрі тақталардың құрылымына байланысты, ал егер құрылым анық болмаса, көрініс те толық болмайды. Мұнда мүлдем күнделікті жоспар жоқ. Гант диаграммасы бар, бірақ барлық жоспарларда жоқ, және ескертпелерді әр тапсырмаға қолмен орнату қажет. Жоба аяқталу болжамы да жоқ. Бағасы 12 доллардан басталады.
Worksection 2.0 бағдарламасында барлық мерзімдер бірге болады. Уақыт слоттары бар күнделікті жоспар, тәуелділіктері бар Гант диаграммасы, ескертпелер, және команда кешікпей тұрғанын көрсету үшін кесте. Барлық бұл 5 доллардан басталады, жылдық төлемдері 3.75 долларға тұрақты жеңілдіктермен.
Мерзімдерді драмаға жол бермей орындауға болады
Бірнеше кішкене проблемалар бір үлкенін туындатады. Мерзімдерді өткізіп жіберудің осылай екенін. Неліктен? Себебі қауіптер, жүк бақылауы және тапсырмаларды басымдыққа қою жөнінде сигналдар жоқ.
Worksection 2.0 сіз кішкене проблемаларды ертерек көруге мүмкіндік береді, бәрі әлі өзгертілгенше.
Нәтижесінде, команда тапсырмаларды қуалап жүгірмейді, бірақ тыныш жұмыс істейді, қауіптерді алдын ала көреді және өзінің жоспарлары мен ритмін соңғы тапсырмаға сәйкестендіреді. Сондықтан, Worksection бізбен бірге болғанда жұмыс істеу одан да жақсырақ!