Шығармашылық агенттіктер өз мерзімі мен тапсырмаларын өз қарқынымен орындайды. Олар жиі басты мақсатты назардан тыс қалдыруы мүмкін. Көп көлемді жарнамалық науқанды іске қосу кенеттен тоқтап қалуы мүмкін, себебі дизайнер тамаша жобаны тапсырған, бірақ клиент Telegram арқылы менеджерге соңғы редакцияны жіберіп, менеджер алаңдап, оны тапсырмаға енгізбеген болуы мүмкін.
Процестер Google Docs-тағы сілтемелер мен миллиондаған чаттарға сүйенгенде, жұмыс, қысқаша айтқанда, жақсы жүрмейді.
Шығармашылық процесс қатал шеңберлерге сығылу қиын екенін келісеміз, себебі идеялар мен редакциялар әртүрлі жолдармен келеді. Бірақ ешкім сол шеңберлерді құру керек деп айтқан жоқ. Құрылым қажет; әйтпесе, мерзімдер бірінен соң бірі бітеді, бірақ бәрін оңай жасауға болады.
Сондықтан Worksection 2.0 жүйесінде біз тепе-теңдікті ерекше атап өттік: жүйе рутиналық жұмыстарды, есептеулерді және техникалық细 бөлшектерді өзіне алады, ал командаға шығармашылық үшін толық икемділікті қалдырады.
Бұл мақалада біз Worksection 2.0 шығармашылық топтарға қалай тезірек, тиімдірек жұмыс істеуге көмектесетінін және мерзім қысымында шабытты қалай сақтауға болатындығын түсіндіреміз.
Интерфейс сізді күтпейді
Шығармашылық процесс – ағын. Әрбір кідіріс оны бұзуы мүмкін. Дизайнер файл жүктелуді күтуде концепцияны жоғалтады. Копирайтер жүйе жаңартылғанда, тақырып үшін идеясын ұмытып кетеді. Менеджер клиенттің тапсырмалары арасында ауысқанда қосымша минуттарды өткізеді.
Біз жүйені жүктеусіз және кідіріссіз жұмыс істеу үшін қайта құрдық. Барлық жаңартулар нақты уақытта болады. Команда назарын жоғалтпай, тез жұмыс істейді.
Worksection 2.0‑да ол қалай жұмыс істейді:
- Жүктеусіз жедел жаңартулар – барлық өзгерістер нақты уақытта синхрондалады, команда әрқашан жобалардың ағымдағы күйін жаңартусыз көре алады.
- Жедел тапсырма ашу – барлық деректер, пікірлер және файлдар бірден пайда болады.
- Бір экранда редакциялау – статус, мерзім немесе орындаушыны қосымша терезелерсіз тізімде тікелей өзгерту.
- Жергілікті кэштеу – 100,000+ тапсырмада да, жүйе жылдам әрі тұрақты болып қалады.
Агенттік бір уақытта он түрлі клиентпен жұмыс істеп жатқанда, бет жүктелуін күтудің әрбір секунды тітіркендірмейді. Барлығы бірден ашылған кезде, команда өз жұмысын тыныш орындап, тапсырмалар арасында ауысқан кезде назарын жоғалтпайды.
Ішкі мессенджер
Жұмыс күні бес түрлі бағдарламаны тексеруден басталса, назар бірінші кофеден бұрын бұзылып кетеді. Ақпарат қайда жіберілгенін еске түсіруге көп энергия жұмсалады.
Агенттіктегі типтік коммуникация былай көрінеді:
- Тапсырмаларды басқарушыда пікірлер;
- Telegram-да жылдам сұрақтар;
- Slack-та топтық талқылаулар;
- Google Drive-та файлдар;
- Клиентпен байланыс үшін электрондық пошта.
Нәтижесінде, контекст жоғалады, қажетті ақпарат шашырап кетеді, идеялар, редакциялар және файлдар талқылау кезінде мессенджерлерде жоғалып кетеді.
Ал Worksection 2.0‑мен бұл былай көрінуі мүмкін:
- Жеке чаттар – әріптеспен жылдам сұрақтар үшін бір-біріне.
- Топтық чаттар – идеялар мен күнделікті жаңартуларды талқылауға арналған.
- Жоба чаттары – барлық коммуникациялар үшін біртұтас кеңістік.
- Хабарламалардан тапсырмаларды жасау – чаттағы әріптестен маңызды кері байланысты ескеріп, оған басу арқылы – оны тапсырмаға айналдырыңыз.
- Контекстте файлдар – әңгімеде жүктелген файл талқылауға сенімді түрде қосылған.
- @ арқылы атап өту – қажетті адамды жедел тарту.
Сондықтан қосымшалар арасында алаңдамай, біз Worksection жұмысты хат алмасу мен файлдарды жүйенің ішіндегі барлық жерде жинадық, чаттарды нақты жобалар мен тапсырмаларға байлап.
Күнделікті жұмысқа қолдау
Менеджер сұрайды: “Біз осы клиентке қанша уақыт жұмсадық?” – ешкім дәл жауап бере алмайды. Worksection 2.0‑да сіз әр тапсырманың уақытын жазып, жобаның қанша тұратынын көресіз.
Worksection 2.0‑да сағаттық жұмыс қалай жұмыс істейді:
- Старт/Стоп таймері – маман жұмысқа кіріскенде тапсырма карточкасында бір рет басу арқылы басталады, ал басқа тапсырмаға ауысқанда тоқтайды.
- Қызметкерлер үшін сағаттық тарифтер – жүйе жеке тарифтерге негізделіп, жұмсалған уақыттың құнын автоматты түрде есептейді.
- Жеке тарифтер – сіз әр қызметкерге бөлек сағаттық тарифті орната аласыз, ал жүйе автоматты түрде құнын есептейді.
- Уақыт пен қаржылық шығындар бойынша есептер – әр жоба бойынша нақты уақыт пен ақша жұмсалғанын көрсетеді (жоспар мен факт). Агенттіктің клиенттің бюджетіне сыйып-сыймайтынын бірден көруге болады.
- Клиенттер үшін жылдам есептер – PDF немесе Excel форматына экспорттауға болады. Клиент кім, қанша сағат, және не бойынша жұмыс істегенін көреді.
- Болашақ жобаларды жоспарлау – өткен тапсырмалардың нақты жұмсалған уақытын талдай отырып, мерзімдерді дәл және негізді түрде жоспарлай аласыз.
- Артықшылықтар – уақытты және қаржыны бақылау Бизнес жоспарында енгізілген, яғни уақыт бақылауына арнайы қосымша ақы төлеуге қажет емес.
Шығармашылық процестер үшін икемді құрылым
Маркетингтік науқан жоспары клиенттен алғашқы кері байланыс келгенше созылады деп айтылады. Шығармашылық жобалар сирек тікелей жолмен жүреді, себебі редакциялар жиі күтпеген жерден келеді, идеялар қозғалыста өзгереді, ал кеше пріоритет болған нәрсе бүгін маңызды болмай қалуы мүмкін.
Тапсырма менеджерлері осындай жағдайда түседі, және менеджер шын жұмысқа қарағанда, жүйеде мерзімдерді ауыстыруға көп уақыт жұмсайды.
Бірақ біз осындай жағдайларға бейімделе білдік, сондықтан жаңартылған Worksection 2.0‑да сіз жобаларды қазір қолайлы түрде басқара аласыз.
Мысалы, Kanban тақтайшаларын пайдаланып, күнделікті редакциялар мен жобалар ағындарын бақылау, ал ауқымды науқандарды жоспарлау және жаһандық мерзімдерді бақылау үшін Gantt диаграммасына ауысып алуға болады.
Жүйе кезеңдерді лезде өзгертуге және жоспарларды бірден бейімдеуге мүмкіндік береді, осылайша бүкіл команда ағымдағы картинаны қосымша қоңырауларсыз көреді.
Kanban Worksection 2.0
Тапсырманың қай кезеңде екенін білу үшін, сіз енді әр карточканы ашып немесе әріптестеріңізге хабарласып қажет емес. Жаңартылған Kanban Worksection 2.0 агенттіктің процестерін визуалды ұйымдастырады, бұл бүкіл жұмысты бір экранда басқаруға мүмкіндік береді.
- Тапсырмаларды тегіс жылжыту – статус пен жұмыс кезеңдері тез өзгереді, тек бүйірге сүйрей отырып.
- Жаппай операциялар – сіз бір уақытта бес немесе он тапсырманы белгілеп, мысалы, «Бекітуді күту» кезеңінен «Бекітілгенге» емес, көшіруге аласыз.
- Доскада иерархиялық топтастыру – орындаушыны, мерзімді немесе приоритетті карточканың ішінде ауыстырмай өзгертесіз. Барлық өзгерістер автоматты түрде сақталады.
- Икемді сүзгілер – тақта белгілі бір қызметкер немесе белгілі бір клиент үшін форматталуы мүмкін, бәрінен қажетсіздер алынып, тек бүгінгі күннің шұғылдары ғана көрінеді.
- Көрініс параметрлері – тапсырма карточкалары компакт түрінде болуы мүмкін, барлығын бір көзқараспен көру үшін, немесе сипаттаманың алғашқы жолдарын оқу үшін кеңейтілуі мүмкін.
Бұл агенттікке өмірді қалай жеңілдетеді?
Бір қалыпты жұмыс күні кезінде бірнеше брендтерді басқарғанда, солардың әрқайсысымен әрқашан не яғни болып жатыр. Команданы чаттарда хабарламай-ақ, менеджер тақтаны ашады, ол мынадай көрінеді:
Клиент жобаны кері байланыспен қайтарғанда, жоба менеджері тапсырманы редакциялармен бағанына ауыстырады. Дизайнер, осы экранды ашып отырған, тапсырманың статусы өзгергенін бірден көріп, тез арада оны қолға алады.
Осылайша, тапсырманың тақтадағы қозғалысы әрекет ету сигналына айналады.
Gantt диаграммасы Worksection 2.0
Егер Kanban күнделікті тапсырмаларды басқаруға көмектессе, онда Gantt диаграммасы сіздің бақылау панеліңіз, Kanban-ды толықтыратын. Ол ауқымды іске қосуларды жоспарлауда, процесс бір-біріне тәуелді болған кезде қажетті.
Егер бекітулер бірнеше күнге кешіктірілсе, жүйе тапсырмалардың арасындағы байланысты автоматты түрде түсінеді және әрбір кейінгі кезеңнің мерзімдерін өзгертеді. Команда жаңартылған мерзімді көреді және тыныш жоспарларын түзетеді.
Бұл Worksection 2.0‑да қалай жүзеге асырылады:
- Қолмен мерзімдерді өзгерту – тапсырманың мерзімін жаңа күнге сүйреп алып барып, мерзім автоматты түрде өзгеретін болады.
- Автоматты тәуелділікті түзету – егер «Концепцияның бекітілуі» кезеңі кешіксе, жүйе «Жобаларды дайындау» және басқа тәуелді тапсырмалардың мерзімдерін автоматты түрде жылжытады.
- Визуалдық кезеңді бақылау – сіз бірінші қысқартудан соңғы іске қосуға дейін бүкіл жоба жолын көресіз, тізімдер арасында ауыспай.
- Түсті кеңестер – жүйе тапсырманың өз күйін белгілейді: қызыл мерзімі өткен тапсырмаларды көрсетеді, сары жақын мерзімді ескертеді, ал жасыл бәрі жоспарлы дәйеккмен болатынын растау.
- Уақытты орындаушылар бойынша қарау – орындаушылар бойынша көру режимі командадағы кімнің жұмыс жүктемесі бір аптадан бұрын аса күшейгенін, ал кімнің жаңа тапсырмаларға бос уақыты барын анық көруге мүмкіндік береді.
Жаңартылған Kanban және икемді Gantt диаграммасына шығыңыз, шығармашылық командалар процестердің толық бақылауына ие.
Сіз бүкіл жоба жолын анық көресіз, мерзімдерді автоматты түрде басқарасыз және кез келген өзгерістерге жылдам жауап бере аласыз.
Жоба иерархиясы: үлкен клиенттермен жұмысты қалай оңтайландыруға болады.
Агенттік үлкен клиентпен жұмыс істеген жағдайда, кәдімгі тапсырмалар тізімі қолданыссыз болады. Бір ритейлер үшін сіз басқара аласыз:
- 3 бренд үшін SMM
- Жылына 5 жарнамалық науқан
- Блог үшін контент-маркетинг
- Іс-шараларды маркетингтеу
- Электрондық пошта арқылы ақпараттық хаттар
Өзіңізді босату үшін Worksection 2.0 жобаның иерархиясын құра аласыз.
Енді барлық жұмыс тәртіпті ұйымдастырылуы мүмкін: Клиент → Белгілі бренд → Жарнамалық науқан → Белгілі тапсырма.
Агенттік үшін, мұндай құрылым толық бақылауды білдіреді:
Сіз енді әр жаңа қосалқы жобада бірдей белгілер немесе статустар жасауға міндетті емессіз. «Шұғыл» белгісін бір рет қосу жеткілікті, және ол жүйенің барлық төменгі деңгейлерінде автоматты түрде пайда болады.
Сіз клиентке тек шынымен қажетті ақпарат мөлшерін ашуға болады. Мысалы, бір желілік бренд менеджері өз аймағындағы тапсырмаларды ғана көреді, ал маркетинг директоры (CMO) компанияның жалпы картинасын көреді.
Шығындарды есептеу үшін кестені құрастырудың қажеті жоқ. Жүйе мәліметтерді төменнен жоғары қарай автоматты түрде тартады: сіз кез келген уақытта нақты баннер, жеке науқан немесе бүкіл бренд үшін ай сайын қанша сағат пен бюджет жұмсалғанын көре аласыз.
Тапсырмалардың кесте көрінісі
Тапсырмалардың саны тым көп болғанда, тақтадағы карточкалар экранда тым көп орын алады. Көптеген менеджерлер осы сәтте ескі кестелерге оралады, бірақ асығудың қажеті жоқ.
Worksection 2.0-дағы кесте көрінісі бір уақытта үлкен тапсырмалар саны көрсеткіштемені жұмыс істеуге көмектеседі:
- Бағандарды сүйреп алу – әр менеджерге бағандарды қайта құруға және ең маңызды деректерді көрсетуге мүмкіндік береді.
- Жеке параметрлер – команданың қажетті нәрселерге концентрациялануына көмектеседі. Бір есеп менеджері қаржы мен статустар бағандарын көрсете алады, ал орындаушы тек тапсырма сипаттамаларын, тізімдерін және приоритеттерді ғана ұстауға мүмкіндік алады.
- Жедел редакциялау – тапсырманы редакциялау үшін тапсырма карточкасын ашпай-ақ статус немесе белгіні тез өзгертуге көмектеседі.
- 15+ типтегі бағандар – жобаның толық картинасын береді. Негізгі даталар мен статустардан өзге, кесте уақыт бойынша бағалауды, кіші тапсырмалардың прогресін, тексеру тізімдерін және команда реакцияларын көрсетуі мүмкін.
- Ақылды сорттау және сүзгілер – қажет тапсырмаларды жылдам табуға көмектеседі.
- Сақталған көрсету режимдері – әр уақытта экранды қайтадан орнату қажеттілігін жояды. Сіз кесте көрінісін бір рет орнатып, оны белгілерде сақтай аласыз, ал кейінірек аша аласыз.
Бұл шығармашылық командаларға қалай көмектеседі?
Кесте көрінісі әр команда мүшесіне жұмыс формациясында, тек қажетті деректерді көруге, тапсырмаларды тез редакциялауға және өз параметрлерін сақтауға мүмкіндік береді. Бұл ақпаратты іздеу немесе мәліметтерді қолмен жаңартуға уақытты жоғалтпай, нәтижелерге шоғырлануға көмектеседі.
Әртүрлі рөлдер үшін бақылау панелдері
Шығармашылық агенттіктерде әртүрлі рөлдер әртүрлі ақпаратты талап етеді. Шығармашылық директор жобалардың жалпы картинасын, аккаунт менеджері клиенттерге, және орындаушылар өз тапсырмаларына назар аударады. Көптеген жүйелерде экран бәріне бірдей орнатылған, бұл қажетсіз ақпараттың тұрақты ағынына әкеледі.
Worksection 2.0‑да әркім өз бетінше тек өзінің нақты рөліне сәйкес маңызды деректерді ғана көре алады. Бұл жеке бақылау панелдері мен құрылымдық жүйенің арқасында мүмкін, – қажетті ақпаратты көрсететін блоктар.
- Тапсырмалардың виджетті – сіздің ағымдағы тапсырмаларыңыз.
- Приоритет виджетті – критикалық және шұғыл тапсырмалар.
- Комананың әрекеттер диаграммасы – кім нені орындап жатыр.
- Жобалар виджетті – барлық жобалардың күйі.
- Чаттар виджетті – интеграцияланған мессенджердегі хабарламалар.
Агенттіктің шығармашылық директоры Worksection-ді 9:00-те ашады да, бірден NovaRetail клиенті үшін 3 мерзімі өткен тапсырманы, CleverBrand-тан 2 критикалық редакцияны, және дизайнер Марияның топтағы ең көп, 8 ашық тапсырмасы бар екенін көреді. Бірнеше минут ішінде директор жағдайды бағалап, Марияның тапсырмасын Олегке бөледі. Бақылау панелі болмаса, бұл 10 – 15 минуттай жобалар бойынша айналуға немесе одан да көп уақыт алатын еді.
Бұл тәсіл командаға тұрақты мониторинг пен қажетсіз қоңырауларды толықтай жояды, онда әркім жай ғана өз статустары туралы хабарлайды. Барлық негізгі сандар мен мерзімдер бір жерде жинақталғанда, шешімдер тез қабылданады, өйткені ешкім ненің қажеті барын чаттарда немесе папкаларда іздеуге бірнеше уақыт жұмсамайды.
Командадағы бәрі экранда тек өз жұмыстарына қатысты нәрселерді көреді және күн үшін нақты жоспарларын жақсы біледі. Нәтижесінде, менеджерлер әрбір сағатта әріптестерімен сұрақтар туралым ауысуды доғарады, ал мамандар тыныш жұмыс істей алады.
Тек клиенттермен ашық ынтымақтастық
Клиентпен байланыс жиі мессенджерлерде бір уақытта ұқсас хабарламаларға айналады: “Жоба бойынша не істеп жатырмыз?”, “Концепция қашан дайын болады?”, “Сіз қандай редакция жасадыңыз?”, “Файлдарды қайдан табуға болады?” т.б.
Нәтижесінде, агенттіктер Telegram, Viber, Электрондық поштада жауап беруге сағаттар өткізеді, контекст пен файл нұсқаларын жоғалтады, ал клиенттер уайымдай бастайды, өйткені не болатынын білмейді.
Біз бұның қаншалықты шаршататынын жақсы білеміз, сондықтан Worksection 2.0‑да біз қарапайым шешімді — «Қонақ» рөлін енгіздік. Сіз клиентті тікелей олардың жобасына қосып, (функция Бизнес жоспарында қол жетімді) бұл тәсілді толығымен өзгертеді.
Бұл екі тарапқа практикада не береді:
Деректердің қауіпсіздігі және команда тыныштығы
Агенттіктер үшін: Сіз толық құпиялылыққа ие боласыз. Клиент тек сіз олар үшін рұқсат еткен тапсырмалар, файлдар және пікірлерді ғана көреді.
Командаға не пайдалы: Қызметкерлер жобаларды талқылап, идеяларды тыныш түрде тексеруге және тексеруге болады. Барлық жұмыстар мен қиындықтар клиентке көрінбейді.
Процесс ашықтығы және менеджердің уақытын үнемдеу
Агенттіктер үшін: Клиент ағымдағы статустар, мерзімдер мен бренд бойынша нақты прогресті көреді. Бұл автоматты түрде сенімділік қалыптастырады, өйткені клиент не үшін төлеп жатқанын түсінеді.
Командаға не пайдалы: Аккаунт менеджерлері finalmente босаңсиды. Клиент кіріп, тапсырма күйін өз бетінше тексереді, сондықтан мессенджерлерде “Жаңарту не болды?” деген сұрақтар ағыны тоқтайды, ал менеджерлер сағаттар бойы сілтемелерді көшіруге жұмсамайды.
Жылдам бекітулер және барлығы бірге
Агенттіктер үшін: Барлық коммуникация құрылымдық және нақты тапсырмаларға байланған. Кез келген өзгерістер немесе жаңа файлдар синхрондалады, сондықтан клиент әрқашан соңғы нұсқасын көреді.
Командаға не пайдалы: Кемшіліктер мен тез қайшылықтар. Клиент жобаны тапсырмада тікелей көреді және редакцияларды сол жерде жазады. Чаттарда ештеңе жоғалмайды, талқылау тарихы әрқашан қол астында, және жобалар әлдеқайда жылдам бекітіледі.
Осы сияқты қарапайым шарттармен агенттік ұйымдасқан және заманауи серіктестің бейнесін алады, ал команда тыныш жұмыс істеу мүмкіндігіне ие болады.
Күн жоспары
Көп тапсырма болғанда, жұмыс күніне бақылауды жоғалту оңай. Жұмыс күнін жоспарламай, командалар “өрт сөндіру” режимінде жұмыс істеп, өнімділікті және маңызды тапсырмаларға назарын жоғалтады.
Worksection 2.0‑да жеке күн жоспарлаушыс пайда болды – уақытпен жоспарлауды жасауға мүмкіндік беретін сағаттық жоспарлаушы, мұнда сіз:
- Өз жұмыс күнін жоспарлаңыз – күні үшін барлық тапсырмаларды уақыт мөлшерлемелерімен және приоритеттермен көріңіз.
- Менің тапсырмаларым панелінен Күн жоспарына тапсырмаларды Drag & Drop арқылы сүйреп ауыстырыңыз.
- Әріптестердің жоспарларын көріңіз – менеджер кімнің күні бос екенін және кімнің одан әрі жұмыс істеп жатқанын көреді.
Ашық қойынды панелі
Алайда, шығармашылық командалар сирек тікелей жұмыс істейді, сондықтан дизайнерлер логотипте бір уақытта жұмыс істей алады, редакцияларды чатта талқылай алады және басқа тапсырмалардың мерзімдерін бақылап отыруы мүмкін. Не істеу керек, жоғалып кетпеу үшін?
Worksection-де біз мұны да естен шығармадық, сондықтан ашық қойынды панелі көп функционалды жұмысқа шын мәнінде ыңғайлы және басқару процессіне айналады.
Енді, жаңартылған панелдің арқасында, сіз:
- Белсенді тапсырмаларды экранның төменгі жағына қысқарту – бұл браузердегі әдеттегі қойындылар сияқты жұмыс істейді.
- Чаттар мен талқылауларды қолдауға сақтау – олар бір панельде сақталады, сондықтан сіз жұмыстан және әріптестермен сөйлесуден бірден ауыса аласыз.
- Жобадан жобаға контекстті жоғалтпай ауысу – қажетті қойындыға ауысыңыз, барлық тапсырманың деректерімен файлдар, редакциялар, және пікірлер сіздің алдыңызда ашылады.
- Негізгі мәселелерді кез келген бетті басқару – егер сіз есептерге немесе параметрлерге терең болсаңыз да, панель жоғалмайды, сондықтан маңызды мәселелер әрқашан көрінеді.
Worksection 2.0 қанша уақыт үнемдейді?
Барлық бұл жаңартулар қарапайым бір мақсат үшін жүзеге асырылды – жұмыс күнінен жұмсалатын кіші жұмыстарды жою. Есептеп көрсеңіз, 10 адамнан құралған команда үшін күнделікті әрекеттердің сандары таңқаларлық болуы мүмкін.
Бұрынғыдай, барлық уақыт кішкентай рутиналық тапсырмалар мен тұрақты хабарласу үшін жұмсалған.
Енді, Worksection барлық бұл бақылауды және координацияны өзіне алады, команда тривиалды мәліметтерге алаңдамастан, шығармашылыққа, керемет идеяларға және клиенттерді дамытуға назар аудара алады.