Жұмыс уақытының не үшін жұмсалғаны, тапсырмалардың қалай бөлінгені және жобалармен шын мәнінде не болып жатқаны анық болмаса – бюджеттер нормадан асып, мерзімдер кешіктіріледі. Команда, әрине, мүмкіндіктерінің шегінде жұмыс істей алады, бірақ соңғы нәтиже жұмсалған күштерді ақтамайды.
Факт: «Eagle Hill Consulting» мәліметі бойынша, қызметкерлердің 68% күніне қолмен статус жаңартуға, ақпарат іздеуге және басқа да қайталанатын тапсырмаларды орындауға екі сағатқа дейін уақыт жұмсайды. Команда масштабында, бұл компанияның ештеңе үшін төлейтін мыңдаған сағаттарын білдіреді.
Біз Worksection 2.0 бағдарламасында мұны өзгертудамыз. Енді сіз жұмыс уақытын оңай бақылай аласыз және ыңғайлы бақылау панельдерінде нақты қаржылық суретті көре аласыз, жоспарланған мен нақтыны салыстыра аласыз, және т.б. Сіз әр минут пен доллардың қайда жұмсалғанын нақты білетін боласыз. Енді біз сізге барлығының қалай жұмыс істейтінін айтып береміз.
Неліктен жобалар бюджеттен асып кетеді?
Шешімдер туралы талқылаудан бұрын, шындықпен бетпе-бет келейік. Көптеген жобалар бюджетке сәйкес келмейді, себебі басында ақша жетіспеді деп айтуға болмайды. Негізгі мәселе – бізде барын тиімді басқармауда.
Себептерді қарастырайық:
Уақыт шығындарына бақылау жоқ
Команда тапсырмаларға жұмсалған уақытты бақыламаса немесе тек аптасына бір рет және шамамен ғана жасаса, жобаның нақты шығынын есептеу мүмкін болмайды. Менеджер ретінде, сіз процестердің қозғалып жатқанын және тапсырмалардың жабылғанын көресіз. Бірақ атқарылған тапсырмалардың компанияға қанша сағат жұмысқа түскені жұмбақ болып қала береді.
Тапсырмалар теңдестірілмей бөлінеді
Егер менеджер еңбек жүктемесінің толық суретін көрмесе, тапсырмалар жиі интуитивті түрде бөлу арқылы тағайындалады. Нәтиже әрқашан болжамды: команданың кейбір мүшелері жұмысқа толып, артық жұмыс істейтін болады, ал басқаларда бос уақыт бар, бірақ оның туралы ешкім білмейді. Нәтижесінде, жоба созылады, мотивация төмендейді, ал команда бірдей сағаттарға өтеді.
Тәуекелдерді болжау жоқ
Көптеген командалар реактивті жұмыс істеуге үйренген, яғни олар проблемаларды тек пайда болған кезде ғана байқайды. Мерзім өткен соң, тапсырманың өте күрделі болғаны анықталады. Бюджет те аяқталады, және біз екі апта бұрын не болу керек екенін түсінеміз. Жобаларды сезімдер негізінде басқару қиын, өйткені жоспарлау қателері болмақ.
Шексіз рутиналар барлық өнімділікті жейді
Менеджерлер аптасына бірнеше сағат есептер дайындауға, статус жаңартуға, командадан ақпарат жинауға және мерзімдерді еске түсіруге жұмсайды. Бірақ осы уақытты тиімділікті талдауға, клиенттермен байланыс жасауға немесе стратегия құруға жұмсауға болады. Оның орнына, бәрі табиғи рутиналарға кетеді.
Біз Worksection 2.0 платформасында барлығын жақсы талдап, рутинаны автоматты түрде басқаруға арналған жүйені орнаттық, сізге барлық жобалардың шынайы суретін уақытында көрсетеді. Міне, барлығы қалай жұмыс істей алады:
Worksection 2.0‑да ақшаның кетуін қалай болдырмауға болады?
Жақсы жаңалық – барлық нәрсені бірден қайта конфигурациялаудың қажеті жоқ. Worksection 2.0 сіздің ресурстарыңызды үнемдеуді бастау үшін бірнеше қарапайым және пайдалы әдеттерді енгізу жеткілікті:
- Уақытты бақылауды қосыңыз және сағаттық бағаларды көрсетіңіз. Команда тапсырмаларға жұмсалған уақытты бақылай бастағанда, жүйе әр маманның жұмыс шығынын автоматты түрде есептейді, сонда сіз жобаларыңыздың нақты бағасын көре аласыз.
- Жеке бақылау панеласын жасаңыз. Күніне қажет виджеттерді басты экранға апарыңыз: команда әрекеті, жобаның прогресі немесе приоритетті тапсырмалар.
- Жүйеге хабарламалар жіберуге сеніңіз. Автоматты мерзім еске салғыштарды жасаңыз (Business+ жоспары бойынша) және “Күн жоспарымен” ыңғайлы түрде бақыңыз.
- Болжамдарды тұрақты түрде тексеріңіз. Тапсырмалардың орындалу жылдамдығы графиктерін периодты түрде қарап отрыңыз – жүйе кешіктіру қаупі бар-жоғын ұсынады.
- Еңбек жүктемесін бақылаңыз. Регулярлы түрде белсенділік кестесін және “Адамдар бойынша” блокты қарап, әріптестер арасында кімнің жұмысы көп екенін, кімнің бос уақыты бар екенін жедел анықтаңыз.
Уақыт пен бюджетті басқару оңай!
Жобаның бюджетіне сай америка екенін түсіну үшін, деректер Google жекелеп, чаттар мен жеке есептер арасында шашырап кеткенде, сіздің миыңыз ақпаратпен артық жүктеме алып, тез болса да жасалады.
Worksection 2.0 сізге жобаның уақытын және ақшасын есептеуге қажеттінің барлығын бір платформада ұсынады.
Уақытты бақылау таймерімен
Егер команда уақытты бақыламаса, жобаның шығынын есептеу мүмкін болмайды. Сондықтан біз әр тапсырмаға қарапайым таймер қостық.
Бұл қалай жұмыс істейді: Қызметкер Бастау түймесін басады – жұмыс басталды, Тоқау – уақыт сақталды. Қажет болса, сағаттар қасақана қолмен енгізілуі мүмкін.
Ақша туралы: Сіз әріптестеріңізге сағаттық бағаларды бір рет орнатасыз, және жүйе автоматты түрде жұмыс істеген сағаттарды нақты шығындарға айналдырады.
Worksection 2.0‑да қаржылық аналитика
Сарапталған сағаттар паналав жақсы, бірақ бизнес ақша есептейді. Жобаның бюджеты сіздің көз алдыңызда жоқ болғанда, және сіз тек клиентпен соңғы есеп айырысу кезінде ғана білесіз, бұл біршама қиын. Біз Worksection 2.0‑де жобаның нақты қаржылық суретін күн сайын көретіндей болдырдық.
Қаржылық аналитика не көрсетеді
Жоспар мен Нақты
Сіз жобаның басында қанша ақша мен сағат бөлгеніңізді, және команда қазір қанша жұмсалғанын көрсетеді.
Ыңғайлы салыстыру
Жүйе бұл сандарды жобалар тізімінде жағалай көрсетеді.
Фильтр
Просто “Бюджеттен асып кету” таңдаңыз, және жүйе тек жоспарланған қаражатты асып кеткен жобалар немесе тапсырмаларды ғана көрсетеді.
Мысалды қарастырайық
Маркетинг агенттігі $15,000 бюджеті бар жобаны жүргізуде. Менеджер жүйені тексеріп, “Бюджеттен асып кету” фильтрі арқылы шығыстардың теріс бағытқа қарай басталып жатқанын көреді.
Ол қаржылық есепті ашып, команда арқылы қарап шығып, байқайды: дизайнер үш ауысымда жұмыс істейді және сағаттар жеткілікті. Неліктен? Клиенттен шексіз реттеулер келе жатқандықтан, құжаттану уақытысында қайта есептеу туралы ешкім ескерткен жоқ. Себебі банальды – клиент бастапқыда анықтаманы түсіндірмеген.
Менеджер осындай сәтте байқап, команда клиентпен тез байланысып, барлық сұратуларды бір құжатта тіркеп, тегін өзгерістер саны бойынша шектеулермен келіседі.
Нәтижесінде, сіз толық қаржылық суретті көреді және барлық әрекеттеріңізді уақытында өзгертуге болады, компания бюджетін сақтай аласыз.
Командының жұмыс жүктемесін қалай теңестіруге болады және мерзімдерді өткізіп алмау?
Жобаларды соқырлап басқару Тетрис ойнаумен бірдей: кейбір бөлік бір бұрышта жиналады, ал басқалары жоғалып кетеді, және біз ештеңе көрмейміз. Аналитикада сондай. Сондықтан Worksection 2.0 аналитиканы беруге арналған, сіз әр қатысушының әрекетін көре аласыз және сол әрекеттерді басқара аласыз.
Активтілік графигі, немесе команданың ритмін түсіну
Соңғы 7 күнде жоба жұмысының нақты жылдамдығын көрсететін визуалды асшарты бар.
Сіз көресіз:
- Команданың күнделікті әрекет динамикасы
- Өткен аптамен салыстыру
- Ішкі ең активті 3 адам.
Бұл қалай көмектеседі?
Активтілік графигі асығыс шешімдер жасауға жол бермейді. Барлық қатысушылардың қазіргі әрекетін көрсетеді және бәрін дұрыс бөлісуді оңайлатуға көмектеседі.
Аналитика «Адамдар бойынша»
Бұл блок интуитивті жоспарлаудан алшақтауға көмектеседі және команданың шынайы жүктемесін көрсету, атап айтқанда:
- Әр орындаушы үшін ашық тапсырмалардың саны және олардың апта бойынша жабылу динамикасы.
- Иесіне ие емес (олар “Тағайындалмаған” түймесі арқылы көрсетіледі) тапсырмалар.
Осыдан не пайда аламыз?
Кейде бір маман 12 ашық тапсырмаға ие болып, чаттарға жауап беруімен ауыр болса, ал екіншісі 5 тапсырмаға ие болып, өзінің негізгі пулын жауып қойған.
Енді сіз бұны білесіз және жұмыс жүктемесін адал бөліп, біреуінен кейбір тапсырмаларды алып, басқасына күрделі тапсырмалар беріп, команданың әділдігін қалпына келтіруге болады.
Жоба алға жылжиды, ал жұмыс жүктемесі әділ болып қалады.
Уақытты жоспарлауды жоспарлаңыз
Бұл жеке жоспарлаушы, ол әр қызметкерге өз жұмыс уақытын құрылымдауға көмек береді, және менеджерге чатта сұрамай команда жоспарын көруге мүмкіндік береді.
Қандай мүмкіндіктер бар?
- Әр қызметкердің күніне арналған тапсырмалары бар сағат бойынша уақыт шкаласы.
- Тапсырмаларды уақыт сызықтарымен жылдам жылжыту үшін ыңғайлы Drag & Drop құралы.
- Мұғалімдер үшін команданың жоспарларын қарау.
Бұл қалай жұмыс істейді?
Клиенттен тез арада орындалуы қажет тапсырма келгенде, менеджер ешкімге “Кім бос?” деп сұрау керек емес. Тек жалпы Күн жоспары ашып, сіз екі маманның күні толығымен резервтелгенін, ал үшінші маманның бос слоттары бар екенін көресіз де, тапсырманы соған тағайындайсыз, мерзімді сақтап қаласыз.
Тәуекелдерді уақытында болжау және басқару
Менеджердің ең жаман армандысы – мерзім өткенін білу. Бірақ біз Worksection 2.0‑де проактивті басқару құралдарын қосқанбыз, олар мәселені катастрофалыққа айналмай тұрып, екі апта бұрын табуға көмектеседі.
Бізде жылдамдық графигі бар
“Жоба шолуы” қойындысында команда жұмысының қарқынын анализдейтін жылдамдықометр түріндегі график бар, ол барлығының жолында екендігін анықтайды. Жүйе жұмсалған уақыт пайызын есептейді, оны нақты тапсырмалармен салыстырады, және жобаның нақты аяқталу күнін болжайды.
Мәселенің жағдайын үш түсінікті зонаға бөледі:
- Барлығы жоспарлы – команда жақсы қарқынмен жұмыс істейді, демалуға болады.
- Кешігудің қаупі – жылдамдық төмендеді, назар аударуға тұрарлық.
- Мерзімдегі асып кету – мұнда жедел араласу қажет.
Индикаторлар туралы:
- Жылдамдықометрдің түсті градиенті:Ұшты қазір қайда екеніңізді көрсетеді: қауіпсіз жасыл аймақта немесе сары және қызылға қарай ауыссаңыз.
- Графиктегі сызықтарды салыстыру: Графиктегі нүктелік болжам сызықтары команданың шын мәнінде қалай жұмыс істейтінін және идеал бойынша қалай жұмыс істеуі тиіс екенін анық көрсетеді.
- Цифрлық нұсқаулар: Жүйе қарапайым мәтінде, мысалы, “0.2 / апта” ағымдағы жылдамдықты, бірақ оған “2.2 / апта” қажет екенін жазады. Бұл сіздің жылдамдықты арттыру қажет екенін көрсететін негізгі индикатор.
Осының арқасында менеджер процесс жақсару сандық көрсеткіштер негізінде басқарады, интуицияға емес. Егер радар ағымдағы жылдамдық идеалдан төмендеп бара жатқанын көрсетсе, сіз проактивті әрекет етесіз: сабырлы отырып, тапсырмаларды қайта тағайындау, жұмыс жүктемесін түзету немесе клиентпен алдын ала келіссөздер жүргізу.
Рутинаны автоматтандыру
Компания ресурстарын үнемдеу тек бюджеттегі ақшаны санау емес. Бұл командаңыздың құнды сағаттарын қажетсіз тапсырмаларға жұмсамайтынына кепілдік беру де. Біз Worksection 2.0-да жүйені бұл кішігірім тапсырмаларды автоматты түрде жабуға үйреттік.
Сақталған визуализация режимдері
Әр таң сайын сүзгілер орнату, сол рутинаны қайталау… Жоқ, біз сіздің барлық тапсырмаларды осындай жай атасымен көргіңіз келмеуін қалаймыз. Сонымен, бұл жұмыстарды енді небары бір рет жасау керек.
Сіз қажетті сорттау немесе топтауды орнатып, сол көріністі сақтап алуыңызға болады.
Мысалы, жылдам жолақтар жасауыңыз мүмкін:
- Бүгінгі тапсырмаларым
- Бөлім бойынша өткен мерзімдер
- Критикалық дефектілер
Тапсырмалар бойынша топтық операциялар
Егер үлкен жиналыстан кейін сіз приоритеттерді жаңарту, мерзімдерді өзгерту немесе бір орындаушына бірнеше тапсырмаларды қайта тағайындау қажет болса, әр карточканы жеке ашудың қажеті жоқ. Сіз оңай:
- Shift+клик немесе Ctrl+клик арқылы бірнеше тапсырманы таңдай аласыз.
- Тапсырмалар тобының статусын, приоритетін, жауапты тұлғаларын, мерзімдерін өзгерту.
- Канбан тақтасында Drag&Drop арқылы таңдалған карточкаларды бағандар арасында жылжытыңыз.
- Тапсырмалар топтарын көшіріңіз жіне жойыңыз
Ақылды еске салғыштар мен хабарламалар
Кейде тапсырма мерзімі өткенін орындаушы да білмей қалады, өйткені ол басқа тапсырмаларда тұншығып қалған. Менеджер ескертулермен чаттарда жүгіруге мүлде қажет емес. Жүйе автоматты түрде командаңызды қамтамасыз етеді:
- Тапсырмаларға ескертулер – мерзіммен бірнеше күн бұрын немесе бастау сәтінде хабарламалар жіберетін автоматты триггерлер
- Тапсырма абонементтері – сізді қызықтыратын тапсырмалардың кез-келген өзгерістері жайлы хабарламалар аласыз.
- “Кедергі болмайды” режимі – қажет болса, фокусты сақтауға мүмкіндік береді.
Дисплейдегі 5 минутта толық сурет
Орташа менеджердің таңғы уақыты шамамен мынадай болады: ондаған қойындыларды ашады, бес жұмыс чатын тексереді, Google Sheets-ке көз жүгіртіп, бәрін біріктіруге тырысады. Деректерді жинау үшін әдетте кем дегенде жарты сағат кетеді. Worksection 2.0 контрол панелдеріңіздің арқасында, бәрі қалай жүріп жатқанын бірнеше минутта білесіз.Есептік панель
Бұл сіздің негізгі беттіңіз, оны бейнелейтін виджеттермен құрылысшы ретінде жасайсыз. Сіз қандай блоктар бірінші орында болуы тиіс екенін шешесіз. Сағат 9:00-де, сіз жай ғана бір экранды ашып, келесілерді бірден көресіз:
- команда әрекетін “Активтілік графигі” виджеті арқылы.
- приоритет тапсырмалары “Тапсырмалар” виджетінде.
- жобалар бойынша прогресс “Жобалар” виджетінде.
- маңызды хабарламалар “Чаттар” виджетінде.
Жоба панелі
Сізге нақты жобаға тереңірек үңілу қажет болғанда, сіз жай ғана таныс “Жоба шолуы” қойындысына кіруіңіз керек. Енді ешқандай қолмен есептер жоқ, өйткені жүйе бәрін өзі жинаған:
- Жоба уақыт шкаласы – уақыттың пайызын өткізілген және орындауды аяқтау мерзімі.
- Жылдамдық графигі – статус аймақтарымен (жолда / тәуекел / асып кеткен).
- Тапсырмалар графигі – жабық, ашық, кешігушілер.
- Активтілік графигі – қатысушы әрекеттері күндер бойынша, ең активті 3 қатысушы.
- Статус таралуы – апта арасындағы салыстыру.
- Адамдар аналитикасы – әр орындаушы үшін тапсырмалардың саны және 7 күндегі динамикасы.
Кофе үшін уақыт қайтты
Біздің Worksection 2.0 бағдарламамыздың негізгі мақсаты қажетті мөлшерде графиктер немесе күрделі есептер беруден тыс. Біз сіздің миыңыздың артық тапсырмалардан құрғақалпын қалаймыз, сондықтан барлық рутиналарды өзімізге қабылдаймыз.
Сіз тек автоматтандырып, жағдайды қайтадан бақылауға аласыз.
Жаңартылған бақылау панелін тексеріңіз, жаңа функцияларды басыңыз, және бәрін өз ритмге орнатыңыз, ал Worksection қалғанын өздігінен бақылайды.