V násle­du­jícím okně vyplňte násle­du­jící pole:

1 Zade­jte název úkolu

Při vytváření úkolu doporuču­jeme použít 5 zásad SMART.

Tip Doporuču­jeme poj­men­ová­vat pro­jek­ty a úkoly podle jed­no­ho konzis­tent­ního prin­cipu, aby každý man­ažer nebo zaměst­nanec mohl rych­le pocho­pit nový projekt.

2 Vyberte odpověd­nou osobu

Úkol může mít pouze jed­no­ho odpověd­ného. Pokud potře­bu­jete něko­lik zod­pověd­ných osob, rozdělte prá­ci na podúkoly a přiřaďte každé­mu vhod­nou osobu.

3 Nas­tavte ter­míny

Úkol může mít násle­du­jící možnos­ti plánování:

- Bez data: úkol nemá defi­no­vané datum začátku nebo konce;
- Pouze ter­mín: napřík­lad do pátku 13. úno­ra;
- Datum zahá­jení a skončení: napřík­lad od 23. do 27.;

Také můžete při­dat opakování úkolu: napřík­lad ​„Měsíční zprá­va každý pátek nového měsíce.“

4 Nas­tavte pri­or­itu úkolu

V sys­té­mu si můžete vybrat pri­or­itu od 1 do 10, přičemž 10 je nejvyšší. Exis­tu­je také nulová pri­ori­ta, zobrazená jako pauza.

5 Přide­jte stav úkolu

Stavy pomáha­jí orga­ni­zo­vat prá­ci a sle­dovat pokrok úkolu. Používe­jte stavy, abyste rych­le viděli, které úkoly jsou v průběhu, potře­bu­jí revizi nebo jsou již dokonče­ny. To je obzvlášť užitečné při prá­ci s velkým množstvím úkolů.

6 Přide­jte štítky k úkolům

Štítky pomáha­jí dále struk­tur­ovat úkoly a usnadňu­jí nalezení správných infor­ma­cí. Můžete vytvořit vlast­ní štítky pro svůj účet na zák­ladě potřeb vaše­ho týmu. Můžete také vidět, jak naši kli­en­ti použí­va­jí štítky pro sle­dování času v našem blogu.

7 Odhad

Na začátku můžete toto pole vynechat. Je to obec­ný plán pro očeká­vaný čas a nák­la­dy na úkol.

8 Popište úkol

Do toho­to pole můžete při­dat popis úkolu (wiki), jakékoli užitečné infor­ma­ce pro všech­ny účast­níky, ste­jně jako potřeb­né soubo­ry a dokumenty.

9 Přih­laste čle­ny pro­jek­tu k úkolu

Člen­ové, které přih­lásíte k tomu­to úkolu, obdrží ozná­mení o určitých akcích v úkolu, jako jsou změny dat nebo nové komen­táře. Doporuču­jeme přih­lašo­vat pouze ty, kteří jsou skutečně zapo­jeni do práce.

10 Omezte viditel­nost, pokud je to nut­né

Použitím bloku soukromí můžete učinit úkol viditel­ný pouze pro konkrét­ní oso­by. Napřík­lad můžete skrýt úkol před klien­tem. Ve výchozím nas­tavení jsou všech­ny pro­jek­tové úkoly viditel­né pro celý pro­jek­tový tým.

Pokud potře­bu­jete při­dat něko­lik úkolů najed­nou, použi­jte vícená­sob­né přidání:

Můžete zkopírovat názvy úkolů z tab­ulky Excel a vložit je do toho­to pole, nebo plně impor­to­vat úkoly s daty, popisy a další­mi infor­ma­ce­mi pří­mo z Excel souboru.

Tip Učiňte úkol nejvyšší úrovně něčím, co vás rozhod­ně při­blíží k dokončení celého pro­jek­tu. Všech­ny menší a mez­ičlánkové kroky by měly být vytvoře­ny jako podúkoly nebo kon­trol­ní seznamy.

Pro­jekt plný úloh může vypa­dat takto:

1 pan­el pro­jek­tové stránky

2 pan­el filtrů

3 vyh­ledávání

4 nas­tavení obsahu stránky. Zde můžete vybrat, které sloupce infor­ma­cí o úlo­hách se zobrazí a které se skryjí.

Typy sloupců úloh:

• Název: zobrazu­je název úlo­hy a také obsahu­je další sek­ci pro sbalení nebo rozbalení sez­na­mu podúloh
• Sta­tus
• Pri­ori­ta
• Aktivi­ta: zobrazu­je infor­ma­ce o čase posled­ní akce v úloze
• Vytvořeno dne
• Autor
• Kon­trol­ní sez­nam: obsahu­je indiká­tor pokroku na zák­ladě dokončených položek kon­trol­ního sez­na­mu a zobrazu­je poměr dokončených k otevřeným položkám
• Odpověd­ná osoba
• Štítky
• Ter­mín
• Čas: zobrazu­je zaz­na­me­naný čas a jeho poměr k pláno­vané­mu času pro úlohu
• Nák­la­dy: zobrazu­je zaz­na­me­nané finanční nák­la­dy a jejich poměr k pláno­vaným nák­ladům na úlohu
• Odhadovaný čas
• Odhadované nák­la­dy
• Datum dokončení
• Označené: sloupec ukazu­jící, zda byla úlo­ha přidá­na do oblíbených pomocí hvězdičky
• Rodičovská úlo­ha: zobrazu­je název rodičovské úlohy
• Podúlo­hy: zobrazu­je indiká­tor pokroku ukazu­jící poměr otevřených k dokončeným podúlohám
• Reakce: zobrazu­je sez­nam emo­ji reakcí ponechaných na úloze

Poznám­ka Všech­ny sloupce kromě ​„Názvu“ lze skrýt nebo sbalit. Můžete také změnit jejich šířku a pozi­ci vůči ostat­ním sloupcům a přip­nout jejich pozi­ci. Nas­tavení sloupců je indi­viduál­ní pro každý pro­jekt a každého zaměstnance.

Sys­tém zahrnu­je různé ves­tavěné fil­try, které pod­poru­jí vaši kaž­do­den­ní prá­ci. Pokud je potře­ba, můžete také vytvořit vlast­ní fil­try. Napřík­lad můžete fil­trovat úlo­hy s vysok­ou pri­or­i­tou a štítkem ​„K revizi“, poté uložit výsled­ky do svých záložek nebo jako samostat­nou stránku pro­jek­tu pro rych­lý přístup.

Ste­jně jako jakýko­liv sez­nam v Work­sec­tion, může být expor­tován do Excelu:

Poznám­ka Když jste uvnitř pro­jek­tu, vidíte pouze úlo­hy a účast­níky toho pro­jek­tu. Pro zobrazení úloh na úrovni účtu použi­jte tlačítko ​„Sez­nam úloh“ a různé pohledy ​„Kan­ban“ v lev­ém pos­tran­ním panelu.

Můžete také přep­nout na sez­nam úloh ​„Kan­ban podle lidí“, například:

Ve zobrazení ​„Kan­ban podle lidí“ má každá oso­ba svůj vlast­ní sloupec s přidělený­mi úlo­ha­mi. Tato strán­ka zobrazu­je všech­ny úkoly přidělené vašim zaměstnancům.

Zde můžete také fil­trovat úlo­hy podle stavu nebo štítku, nebo zkon­trolo­vat pra­cov­ní zátěž zaměst­nance, napřík­lad za týden, nas­tavením přís­lušné hod­no­ty ve fil­tru ​„Ter­mín“. Můžete také přetáh­nout úkol z jed­no­ho sloupce účast­ní­ka pro­jek­tu do druhého.