Jak známý obrázek: termín se blíží, soubor určitě existuje, ale nemůžete si vzpomenout, kde přesně. Možná ve Slaku, možná v e‑mailu, možná ho někdo nahrál na Google Drive před dvěma týdny. Otevřete vše v řadě, napíšete kolegovi, a tak ztrácíte další půlhodinu.
Byli jsme také v takových situacích. Proto v Worksection 2.0 nejsou soubory oddělené od úkolů. Jsou uloženy tam, kde se na nich pracuje – spolu s diskusemi, změnami a stavy.
Proč se soubory ztrácejí a jak to Worksection 2.0 řeší?
Problém není obvykle v tom, že soubor zmizel. Existuje, jen je rozptýlený mezi nástroji, které o sobě nevědí. Slack neví o Drive, Drive neví o správci úkolů a správce úkolů neví o e‑mailu.
V Worksection je soubor okamžitě propojen s úkolem, který se ho týká. Není potřeba si pamatovat umístění, stačí otevřít příslušnou kartu.
Problémů je mnoho, proto navrhujeme pečlivě prozkoumat každý z nich a navrhnout řešení:
Souborů je často rozptýleno v různých nástrojích
Ve většině týmů jsou některé soubory ve Slaku, některé na Google Drive, některé v e‑mailu a některé v firemním chatu. Nikdo to takto konkrétně nenaplánoval, ale takto to dopadlo. A pokaždé, když je potřeba konkrétní dokument, začíná to: v jaké službě byl odeslán, kdo a kdy, je to vůbec nejnovější verze? A čím více projektů a lidí v týmu – tím více času se ztrácí na těchto objasněních místo práce.
V Worksection nebude soubor oddělen od úkolu, protože již jeho součástí. Otevřete ten relevantní, přečtete si popis, komentáře, připojené dokumenty a historii změn. Soubor lze snadno přetáhnout do úkolu nebo z clipboardu díky Drag & Drop přílohám, a integrace s Google Drive (na plánu Business+) nebude vyžadovat duplicaci a zbytečné ukládání.
Co když není jasné, která verze souboru je aktuální?
Tato situace nastává také tehdy, když složka s prezentací po několika kolech úprav může vypadat takto:
Prezentace klienta V1.pptx
Prezentace klienta V2 Final.pptx
Prezentace klienta v2 final FINAL.pptx
Prezentace klienta OPRAVDU POSLEDNÍ.pptx
V určitém okamžiku už nezáleží na tom, jak se soubor jmenuje – stejně se musíte ptát znovu. A je hezké, když si někdo vzpomene, ale co když né? Někdy je klientovi odeslána nesprávná verze, a není snadné to připsat jen k nedbalosti. To však více připomíná nedostatek systému.
V Worksection 2.0 není třeba přejmenovávat soubory a dohodnout se na konečné verzi. Každá aktualizace je jednoduše přidána na předchozí a veškerá historie je automaticky uchovávána: kdo provedl změny a kdy, co se změnilo, a možnost vrátit se k jakékoli předchozí verzi je velmi jednoduchá. Aktuální verze je okamžitě viditelná na úkolové kartě.
Jsou dny, kdy je těžké najít soubor…
I když každý ví, že dokument někde existuje, jeho nalezení je jiná záležitost. Hledání v messengeru často nenajde přílohy. Na Drive chybí složkám struktura. V e‑mailu se soubor ztrácí v dlouhém řetězci. Nový člen týmu vůbec nechápe, kde začít. Výsledkem je, že jsou soubory duplikovány jen proto, že je rychlejší je vytvořit znovu, a tým riskuje práci s zastaralými informacemi a nechápe, k jakému úkolu se tento dokument vztahuje a proč je vůbec potřeba.
Worksection 2.0 má integrované vyhledávání souborů. Není třeba si pamatovat službu nebo přesný název – stačí část slova, jméno účastníka, který soubor nahrál, nebo dokonce stav úkolu, ke kterému je připojen.
Na plánu Business+ vyhledávání AI nachází dokumenty na základě kontextu úkolů a projektů, i když si nepamatujete, jak se jmenují.
Kromě toho je zde filtrování podle typu: pouze obrázky, pouze tabulky, pouze dokumenty, takže nemusíte procházet zbytečnými.
Těžko se sleduje, kdo pracoval se souborem
Při týmové práci soubory neustále procházejí výměnami, úpravami a aktualizacemi. A týden uběhne, a vy potřebujete zjistit, kdo provedl změny, zda je to verze klienta nebo interní, a zda je možno se vrátit k tomu, jak to bylo. V tuto chvíli je to těžké, a jedinou možností je napsat do chatu a čekat, nebo se snažit vzpomenout si na události z paměti.
V Worksection je toto vše ihned viditelné v protokolu změn:
- Kdo, kdy a co bylo se souborem provedeno – nahráno, aktualizována verze, nahrazen dokument.
- Celá historie je zobrazena přímo v úkolu, vedle diskusí a stavů, takže nový člen týmu může otevřít kartu a okamžitě pochopit kontext.
- Úroveň přístupu je také nastavitelná: můžete určit, kdo vidí soubory a co s nimi může dělat.
Jak funguje správa souborů v Worksection 2.0?
Při každodenní práci se soubory to vše spočívá v několika jednoduchých akcích: přidat dokument, rychle zkontrolovat, zda je to to, co potřebujete, aktualizovat verzi nebo předat materiály dále.
V Worksection to zabere ještě méně času a nevyžaduje žádné další nástroje.
Přidejte soubor přímo do úkolu: přetáhněte ho myší, vložte snímek obrazovky pomocí Ctrl+V, nebo ho vyberte ze svého počítače nebo Google Drive. Celý tým ho okamžitě vidí na kartě.
Prohlížení lze také provést bez samostatného stahování. Obrázky, PDF a tabulky se otevírají přímo v rozhraní.
Když je soubor aktualizován – nová verze je jednoduše přidána k té existující. Není potřeba vytvářet samostatnou kopii s novým názvem. Zde můžete vidět, kdo ho nahrál a kdy, vrátit se k předchozí verzi a zanechat komentář.
Pokud potřebujete odeslat všechny materiály klientovi nebo kolegovi, nebudete muset soubory shromažďovat ručně. Vše lze nahrát v jednom archivu a struktura bude také zachována.
Veškeré informace budou v úkolu, a abyste pochopili stav konkrétního úkolu, nemusíte otvírat pět karet. Vše je už tam – popis, soubory s verzemi, komentáře, historie změn, čas strávený a kontrolní seznamy. Jedno místo místo pěti.
Jaký je rozdíl mezi Worksection 2.0 a alternativami?
Existuje mnoho nástrojů pro práci se soubory. Otázka není, zda existuje místo pro jejich uložení, ale zda se snadno hledají, chápou a nezaměňují se s verzemi. Proto lze vždy provádět porovnání. Shromáždili jsme oblíbené platformy a přímo je porovnali s Worksection.
Google Drive + chaty jsou pohodlné pro ukládání, ale soubor je oddělen od úkolu. Abyste pochopili, na co slouží, kdo na něm pracoval a která verze je aktuální – musíte přepínat mezi službami a skládat obrázek dohromady. Verze se ovládají ručně, neexistuje žádná jednotná historie změn a vyhledávání funguje odděleně v každé službě.
Asana umožňuje připojovat soubory k úkolům, což je už lepší. Ale verzování je omezené a né vždy jasné, aktuální verzi je třeba kontrolovat ručně, hledání většinou probíhá podle názvu a trvá čas, než se přizpůsobíte struktuře.
V Worksection zůstávají soubor, úkol, diskuse a veškerá historie změn pohromadě. Verzování je automatické: zobrazuje, kdo provedl změny a kdy. Vyhledávání funguje podle názvu, autora, typu souboru a na Business+ také podle kontextu úkolů a projektů. Není třeba přepínat mezi nástroji, objasňovat verze v chatech nebo se přizpůsobovat strukturám složek ostatních.
Domníváme se, že soubor mimo kontext úkolu je prostě soubor. Zatímco soubor uvnitř úkolu, s historií změn a diskusí poblíž, je už součástí práce. To je rozdíl, který jsme chtěli učinit hmatatelným v Worksection 2.0.
Co se mění pro tým?
Vedoucí už nezačínají svůj den hledáním. Není třeba si pamatovat, v jakém chatu se soubor nacházel a kdo ho poslal. Stačí otevřít úkol, a okamžitě vidíte vše potřebné k práci. Méně potřeby objasnění, méně přepínání, více času na samotný úkol.
Manažeři přestávají shromažďovat status ručně. Kdo aktualizoval soubor, kdy a co se změnilo, protože to už vše je v úkolu. Není třeba psát do chatu a čekat na odpověď – status práce je jasný už jen pohledem na akce v něm.
Klienti získávají přístup k materiálům bez dalších zdlouhavých výměn. Není třeba se ptát na aktuální verzi, protože mohou okamžitě vidět potřebné soubory a pochopit, v jaké fázi práce se nacházejí. Méně otázek z obou stran – odpovídajícím způsobem se rychleji dostanete k výsledkům.
Na závěr
Soubory přestávají být bolestí hlavy po ránu a vypadávají z procesu. Naopak – vše se stává jedním celkem spolu s úkoly, diskusemi a řešeními. Už žádný čas ztracený hledáním nebo objasněním, protože v Worksection 2.0 je vše viditelné tak pohodlně, jak potřebujete.
Vyzkoušejte Worksection 2.0 a zjistěte, jak se práce mění, když není nic zbytečného.