Планирование — это основа, на которой строится любой проект. Чем прочнее эта основа, тем выше вероятность, что проект будет успешным.
Именно для этого нужен план управления проектом. Обычно он состоит из нескольких ключевых блоков: действий и целей проекта, задач, ресурсов, ответственных, сроков, бюджета, рисков и критериев успеха.
Что такое план управления проектом?
План управления проектом — это документ, в котором описаны все важные элементы проекта: от активностей и ресурсов до критериев успеха, рисков и способов контроля. Во время подготовки такого плана project manager старается охватить весь проект: от старта до завершения.
План управления проектом является одним из самых важных документов при создании проекта. Так же как проект не может быть реализован без участия заинтересованных лиц, он не может быть эффективно выполнен без понятного плана управления.
В большой план управления проектом могут входить отдельные документы:
- план управления стоимостью;
- план управления сроками;
- план управления качеством;
- план управления рисками;
- план управления ресурсами;
- план коммуникации;
- другие сопроводительные документы.
В традиционном project management план охватывает все основные этапы: старт, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. В Agile-проектах все сложнее: из-за гибкого формата работы проект не всегда можно спланировать до самого конца на старте.
Поэтому планы могут разрабатываться, обновляться и согласовываться в течение всего жизненного цикла проекта.
Обычно у проекта есть два плана управления:
- Базовый план — согласовывается руководством или заказчиком. Именно по нему оценивают успешность выполнения задач, сроки и качество результата.
- Рабочий план — версия, в которую project manager вносит изменения в соответствии с новой информацией, задачами или обстоятельствами.
Для чего нужен план управления проектом?
Основные вопросы, на которые отвечает план:
- Почему? Какую проблему решает проект? В чем его ценность? Почему он получил поддержку или финансирование?
- Что? Какие основные результаты должен дать проект? Что нужно сделать для успешного завершения?
- Кто? Кого нужно привлечь к работе над проектом? За что будет отвечать каждый участник? Как будет организована команда?
- Когда? Какие сроки проекта? Когда должны быть выполнены ключевые этапы?
Milestone — это контрольная точка в рамках проекта. Например, переход к новой итерации или завершение важного этапа.
Основные цели плана управления проектом:
- Координация действий участников. В проект вовлечена не только команда, но и заинтересованные стороны. Чем больше проект, тем сложнее поддерживать согласованный рабочий процесс.
- Отслеживание статуса выполнения проекта. В традиционном управлении процесс часто имеет жесткую последовательность шагов. В современном project management все чаще используют Agile-подходы, где проект делится на меньшие рабочие части.
- Четкое понимание роли каждого участника. Команда должна понимать, кто за что отвечает, какие ожидания есть к каждой роли и как отдельная задача влияет на общий результат.
- Поиск проблемных зон до активной фазы разработки. Долгосрочные проекты особенно страдают от скрытых проблем. В гибких подходах это частично решается через постоянное тестирование, проверку гипотез и поиск слабых мест для дальнейших корректировок.
Ключевые компоненты плана управления проектом
Составить универсальный шаблон плана для всех проектов невозможно. Но есть базовые элементы, на основе которых можно построить структуру будущего плана.
Основные компоненты плана:
- Краткое описание плана. Несколько абзацев о ключевых элементах проекта, которые раскрываются в документе.
- Стратегическое и организационное соответствие. Здесь описывают результаты анализа заинтересованных лиц и организационных целей, которые поддерживает проект.
- Определение объема проекта. Этот блок включает цель, задачи, ожидаемые результаты, а также инструменты PBS и WBS. Также важно прописать критерии качества — то есть то, как заказчик будет оценивать эффективность продукта или услуги.
- PBS. Product breakdown structure — инструмент для анализа, документирования и передачи результатов проекта. PBS является частью продуктового подхода к планированию, который используется, в частности, в PRINCE2.
- WBS. Work breakdown structure — иерархическое разбиение работ проекта на меньшие задачи до уровня, где уже понятно, как именно выполнять работу, оценивать ее и планировать.
- Оценка целесообразности и резервные планы. В этом блоке оценивают экономическую, техническую и организационную целесообразность выполнения проекта, а также определяют и анализируют риски. Также стоит прописать план действий для критических ситуаций.
- Ограничения. Список известных ограничений: фиксированный бюджет, нехватка ресурсов, технические условия, решения руководства или другие факторы.
- Требования к команде проекта. Здесь описывают организацию команды, роли и ответственность участников. Также можно добавить требования к обучению.
- Материальные требования. В этом разделе указывают пространство, оборудование, программное обеспечение и другие ресурсы, необходимые для выполнения проекта.
- График и контрольные точки. Раздел описывает milestones и график активностей проекта. Обычно он включает три ключевых элемента: результат работы, дату или продолжительность и критические зависимости.
- Бюджет или оценка стоимости. Ожидаемые расходы обычно делят на несколько типов: капитальные расходы, операционные расходы и оплату труда участников команды.
- Управление рисками. Подробное описание процесса работы с рисками: от выявления через брейншторминг, интервью или SWOT-анализ до выбора системы мониторинга.
- Управление изменениями. Этот блок похож на управление рисками, но касается именно изменений. Здесь стоит прописать алгоритм внесения изменений, методологию управления изменениями и способ оценки их успешности.
- Управление коммуникацией. В этом разделе project manager описывает систему коммуникации для команды и с заинтересованными лицами, а также каналы передачи документации и обновлений по проекту.
- Приложения. Это могут быть любые документы: заметки, презентации, сертификаты, схемы, исследования или дополнительные материалы.
Список разделов плана можно дополнять в зависимости от особенностей конкретного проекта.
Базовый и рабочий планы проекта
Во время работы над проектом project manager, команда и другие лица обычно работают с двумя типами планов:
- Базовый план — первичный, стабильный, согласованный заказчиком или другими ответственными людьми, а также утвержденный с заинтересованными лицами.
- Рабочий план — версия базового плана, которая отражает изменения в сроках, стоимости или других параметрах проекта.
В процессе разработки проекта можно сравнивать базовый и рабочий планы и видеть, где работа проседает, а где, наоборот, выполнение идет быстрее или экономнее, чем ожидалось.
В редких случаях изменения во время проекта вносят непосредственно в базовый план управления.
В Worksection диаграмма Ганта позволяет увидеть разницу между базовым и рабочим планом: синий цвет показывает общее время, красный — просроченные задачи, зеленый — задачи, завершенные вовремя.
Как разработать план управления проектом
Как и с ключевыми элементами плана управления проектом, одного правильного алгоритма не существует.
Простой пошаговый алгоритм написания плана из 16 пунктов:
- Определить стартовые условия для разработки плана. Важно понять, с кем вы будете его создавать: самостоятельно, с руководством, с заинтересованными лицами или с командой. Также нужно определить, где и когда будет происходить работа, какие методы и инструменты будут использоваться.
- Определить начальные условия проекта. В этом блоке описывают содержание проекта, требования к результатам и подход к управлению. Например, проект может быть создан для продажи определенного продукта в течение 12 месяцев с конкретной количественной целью.
- Разделить работы на те, которые будет выполнять команда, и те, которые передаются на аутсорсинг.
- Создать WBS проекта. То есть разбить проект на меньшие управляемые части. Это похоже на Agile-подход, где большая работа делится на много небольших задач.
- Поставить задачи для каждой части WBS и построить связи между ними.
- Определить необходимые компетенции для выполнения каждой задачи.
- Оценить время и деньги, необходимые для выполнения задач.
- Построить критический путь проекта. Его удобно отображать через схему или диаграмму Ганта.
- Создать календарный план проекта. Нужно определить стартовые, промежуточные и финальные даты.
- Рассчитать стоимость проекта.
- Прописать требования к качеству.
- Назначить ответственных за конкретные задачи.
- Спланировать формат работы с заинтересованными лицами.
- Рассчитать риски.
- Зафиксировать ограничения проекта.
- Еще раз пройтись по всем пунктам плана. После этого останется доработать список закупок, требования и согласовать план с другими.
Кумулятивный метод расчета рисков — это способ оценки факторов риска, которые могут помешать получить запланированный доход. При построении ставки дисконтирования за основу берется безрисковая ставка доходности, к которой добавляется премия за инвестиционный риск проекта или компании.
Согласование плана управления проектом
В книге “Stop paying for everything” Владислав Гагарский приводит такой пример схемы согласования:
- Руководители команд отправляют совместно разработанный план project manager.
- Руководитель проекта согласовывает план или, если есть ошибки, возвращает его на доработку.
- Project manager отправляет согласованный план руководителям проектных команд для дальнейшего выполнения.
Но такая схема больше подходит для команд с отлаженными процессами, которые выполняют несколько проектов один за другим или работают в уже привычном формате.
Если план управления проектом создается с нуля, этот метод может не подойти. В таких случаях базовый план согласовывает директор компании или владелец проекта при участии project manager.
Советы, как создать план управления проектом
- Зафиксируйте план в материальной форме. Неважно, будет это документ на бумаге или специальное программное обеспечение. Даже мелкие нюансы нужно прописать, иначе могут возникнуть проблемы в коммуникации между участниками и заинтересованными лицами
- Вовлекайте заинтересованные стороны в создание плана. Так вы уменьшите риск разного видения проекта, ожидаемых результатов и приоритетов.
- Организуйте систему документооборота. Проекты создают много документов: концепции, идеи, дизайны, презентации, планы управления рисками, диаграммы критического пути и так далее. Для быстрого доступа к ним должна быть понятная система.
- Изучите детали перед разработкой плана. Сначала стоит понять ожидания заказчиков, участников проекта, цели и методы, которые нужно применить при подготовке плана. Такая предварительная работа снижает затраты времени и количество ошибок.
- Поговорите с командой перед стартом. Это поможет получить актуальное понимание компетенций сотрудников и увидеть, есть ли заинтересованность в будущем проекте. Один из принципов Agile Manifesto говорит, что проекты должны выполнять мотивированные профессионалы, которым доверяют.
План — это лишь начало. Как превратить его в результат?
План управления проектом — это не волшебная палочка. Сам по себе документ остается просто декларацией намерений, если у вас нет инструментов для его реализации.
Однако такой опорой может стать Worksection. Он воплощает планы в жизнь с помощью удобных проектов, задач, подзадач, а также интегрированного учета бюджетов, времени и ответственных прямо внутри рабочего пространства. Это самый простой способ построить прозрачные процессы, где каждый участник команды чётко видит разницу между базовым планом и текущим рабочим процессом.
Помните, что грамотный план — это фундамент, который определяет большую часть успеха вашего проекта.