Этот вопрос чаще всего задают предприниматели из промышленного сектора, которые занимаются производством материальных товаров. Однако ответ будет полезен не только производственным компаниям. Lean можно применять в клиентском сервисе, IT, социальных проектах и в любой сфере, где есть процессы, команда, ресурсы и результат.
Lean Management, который также называют бережливым производством, как и философия Kaizen, относится к управленческим подходам, которые можно использовать почти в любом бизнесе. Это не просто набор тактик или несколько готовых алгоритмов. Lean — это способ мышления, который помогает действовать продуктивно, постоянно улучшать процессы и убирать все лишнее.
Что такое Lean production?
У Lean есть несколько близких названий:
- Lean manufacturing;
- Lean management;
- Lean thinking;
- Lean transformation.
Все эти термины описывают подход, в котором бизнес, производство и управление рассматриваются через постоянное улучшение. Слова “thinking” и “transformation” больше относятся к философии, а “production” и “management” — к практическому применению.
Идея Lean связана с производством “точно вовремя”, которое активно развивалось в Toyota. Подход Toyota строился на постоянном улучшении конвейерного производства автомобилей и на работе с поставщиками так, чтобы создавать продукт без лишних запасов и ненужных потерь.
Основные постулаты Lean:
- устранение потерь;
- расширение прав и возможностей сотрудников;
- сокращение запасов;
- повышение продуктивности.
Подход Toyota и подход Генри Форда
Генри Форд поддерживал подход производства “на опережение спроса”. Toyota, наоборот, выстраивала партнерские отношения с поставщиками и фактически производила автомобили под заказ.
Многие промышленные стартапы уже на старте применяют Lean-инструменты: от производства до последнего этапа клиентской поддержки. Компании с многолетней историей тоже могут перейти от старого режима к новому образу мышления, хотя для этого нужны настойчивость и терпение со стороны руководителей.
Lean меняет иерархию внутри компании. Вместо жесткого деления на менеджеров и исполнителей формируется команда специалистов из разных направлений. Все ресурсы компании, включая людей, используются максимально эффективно: каждый может предложить улучшение, протестировать идею на практике и нести ответственность за общий результат.
Такая гибкость позволяет быстрее вносить изменения, реагировать на запросы клиентов, действия конкурентов и изменения рынка.
Что такое Lean Management?
Если говорить просто, Lean или бережливое производство — это методология управления проектами и процессами, которая помогает устранить все, что мешает работе компании.
Потери времени и ресурсов негативно влияют на результат. Если процесс можно сделать быстрее, лучше и дешевле, его стоит улучшать.
Пересмотр рабочих алгоритмов состоит из двух этапов
- Анализ.
Чтобы понять, насколько хорошо работает текущий порядок в компании, нужно проанализировать все процессы и составить их схему. Это могут быть скрипты call-центра, алгоритм приема заказов, логистика, работа с возвратами в интернет-магазине, техническая поддержка, обработка заявок в bugtracker, выпуск обновлений в IT-компании.
Нужно зафиксировать всю процедуру, найти слабые места самостоятельно или использовать программы для визуализации алгоритмов, узких мест, ресурсов и времени. - Внесение изменений.
Когда уязвимости найдены, например проблемы с согласованием задач, нехватка ресурсов или устаревшие бюрократические процессы, нужно предложить альтернативу.
Альтернатива не обязательно должна быть большой инновацией или идеальным решением. Иногда это просто способ сделать лучше. Можно рассмотреть идеи команды, но важно не только обсуждать их, а внедрять на практике. Заранее никто не знает, что именно окажется полезным в конкретном проекте.
Пользу и стоимость каждой альтернативы оценивают по результатам практики. Лучший вариант внедряется на постоянной основе.
Оба этапа повторяются постоянно. Lean manufacturing никогда не считается полностью завершенным. Это постоянное улучшение деталей. Lean не обещает грандиозных инноваций, но предлагает непрерывное развитие маленькими шагами.
Для CEO
Главная задача руководителя — прибыльность компании. Один путь к этому — решать проблемы и снижать производственные расходы. Другой — фокусироваться на создании ценности для клиента в продукте или услуге.
Самое важное в том, что если правильно определить ценность для клиента, можно направить усилия команды и материальные ресурсы только на действительно важные вещи, а расходы на неважное сократить.
Другими словами, Lean помогает экономить без потери качества и постепенно убирать из алгоритмов компании бесполезные процессы.
Например, клиенту нужен деревообрабатывающий станок.
- Что действительно важно для покупателя?
Цена, функциональность и доставка важны всем. Но есть клиенты, которые ориентируются на цену и выбирают более дешевые модели, а есть клиенты, которые ориентируются на качество и выбирают станки для сложных и эксклюзивных проектов. При этом все хотят получить станок в мастерскую быстро и без ошибок. - Что можно оптимизировать или улучшить?
Повышение качества может оправдать более высокую цену. Если выбирать лицензированную продукцию с сертификацией на понятном для клиента языке, можно провести инструктаж. Если организовать доставку через надежную логистическую компанию, с которой уже выстроены выгодные условия сотрудничества, клиент получит больше ценности. - Что убрать?
Нужно убрать действия, которые мешают работе. Например, на заводе по ремонту вагонов цеха расположены в разных местах. Каждый день руководители собираются в главном здании, чтобы согласовать список проектов. Если внедрить единую систему управления задачами, можно убрать ежедневные потери времени на планерки. Это экономит часы работы каждого руководителя цеха каждую неделю. - Что нужно сделать и в каком порядке, чтобы получить лояльных клиентов?
С точки зрения клиента алгоритм покупки выглядит так: сначала нужно точно определить модель станка, затем способ и адрес доставки. Клиенту не будет удобно, если его попросят авторизоваться и ввести адрес до выбора товара.
Если запрос на заполнение адреса появляется после того, как онлайн-консультант помог выбрать модель, комплектацию и другие нюансы, клиент чувствует больше доверия и удовлетворения. Ценность для потребителя создана, задачи выполнены вовремя.
Со стороны компании тоже есть алгоритм: нельзя отправить заказ, пока он не оплачен. Это честно и помогает избежать обманутых ожиданий с обеих сторон.
Цель руководителя в Lean — довести процесс производства, продажи и доставки товара клиенту до максимально эффективного состояния. Но фокус должен быть не на выгоде компании, а на пользе для клиента. Прибыль компании становится сопутствующим результатом благодаря экономии времени и ресурсов, а также росту эффективности производства.
Для сотрудников
Что лежит в основе бережливого производства для работников завода или IT-поддержки компании?
Правильно примененная методология помогает экономить сырье, улучшать условия труда и дает сотрудникам возможность зарабатывать больше.
Lean нужно внедрять правильно. Если использовать метод без осмысления, ответственный человек может:
- купить некачественные комплектующие ради экономии;
- переставить оборудование в цехе, чтобы сократить расстояние между конвейерами, но забыть о длине кабелей питания;
- создать календарь экспериментов и запретить незапланированное творчество;
- ввести штрафы за поломку рабочих инструментов, но не проверить их качество и состояние;
- добавить свой вариант ошибки.
Lean приветствует постоянный обмен идеями между сотрудниками
Если методология принята в команде, любой работник может предложить руководителю идею по улучшению рабочего процесса.
Сотрудник, который напрямую выполняет работу, часто лучше видит, что именно можно улучшить. При постоянном внедрении таких предложений предприятие повышает свою эффективность.
Если идея оказывается полезной, сотрудник должен получить вознаграждение и возможность протестировать свою идею на практике. Только через попытки, ошибки и эксперименты можно найти правильный путь. Lean рекомендует пробовать и улучшать постоянно.
Например, удобный мобильный органайзер может уменьшить количество пропущенных дедлайнов и повысить скорость работы маркетингового и дизайнерского отделов. Его внедрение экономит время, а значит, становится частью бережливого производства.
Для компании
И руководитель компании, и обычный исполнитель своими действиями создают ценность продукта для клиента. Все усилия направлены именно на это.
Польза для клиента возникает не в отдельных моментах: не только при выборе продукта, принятии заказа, упаковке на складе или доставке.
Ценность создается потоком процессов, ориентированных на результат:
- онлайн-консультант помогает выбрать размер, модель и цвет;
- при оформлении заказа клиент может выбрать оплату картой или наличными курьеру;
- в заказ включены гарантия, купон на замену или возврат, подарочные карты или приглашения на тематическое мероприятие;
- клиент может выбрать дату и время доставки, вызвать курьера или забрать товар в конкретном магазине сети.
Нелинейная работа всей компании позволяет упрощать потоки, менять их алгоритмы, экономить ресурсы, увеличивать ценность при той же стоимости или существенно снижать процент брака и возвратов.
Кроме чистой ценности и отсутствия дефектов, важна кастомизация продукта под клиента, особенно в потребительском сегменте. Если компания может перестроить конвейер без значительных потерь, выпускать разные или новые модели продукта, она получает конкурентное преимущество.
Даже сборка индивидуальных комплектов из базовых деталей или эксклюзивные наборы под заказ уже могут быть заметным преимуществом на рынке.
Muda, Mura, Muri
Так в Lean называют потери и ненужные расходы. Другими словами, все лишнее, что стоит убрать. Все, что не добавляет ценности для клиента.
Muda — потери.
Mura — неравномерность.
Muri — перегрузка.
Это японские термины, которые закрепились в бизнес-лексике.
Muda
Muda — это потери и ненужные расходы, которые часто становятся последствиями управленческих ошибок.
| Muda | В промышленности | В IT |
|---|---|---|
| Транспорт | Ошибки в логистике, лишнее перемещение сырья, товаров, документов или данных. | Бесполезная передача информации между базами данных и отделами. Лишние инструменты или постоянное переключение между документами. |
| Запасы | Избыточные запасы сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. | Проекты, застрявшие на этапе “в разработке”. Bugtracker, забитый устаревшими запросами. Накопленный backlog заказов. |
| Перемещение | Лишнее перемещение людей по цеху, офисам, между складом и кабинетом директора. | Разрозненные базы данных, плохая навигация в поиске, физически удаленные локальные носители, частые поездки на встречи, много вкладок, мессенджеров и каналов коммуникации. |
| Ожидание | Простой людей и оборудования. Ожидание инструкций, проверки или доступа к информации. Нехватка инструментов и оборудования для бесперебойной работы. | Отсутствие нужного оборудования, особенно у тестировщиков. Проблемы с доступом к базе данных, перебои с интернетом, электричеством и другие причины простоя программистов. |
| Избыточная разработка | Лишний этап обработки, перерасход сырья. | После запроса “эскиз, предварительные данные, примерные показатели” ошибкой будет делать полный код, глубокий анализ или детальный план разработки. |
| Перепроизводство | Необоснованное производство товара до заказа или слишком большой партией. Продукт устаревает до этапа продажи. | В готовом проекте появляются функции, которые никто не просил, или неправильная привязка к прошлым событиям и технологиям. |
| Дефекты и брак | Продукт не соответствует стандартам, заказу или регламентам компании. | Несоответствие техническому заданию. Дополнительные итерации правок. |
| Потенциал* | Игнорирование потенциала и навыков коллег. Несправедливая эксплуатация труда, запрет инициативы работников. | Отсутствие карьерного роста. Безразличие к предложениям по оптимизации workflow. |
| Ресурсы* | Неэкономное использование оборудования, света и других технических ресурсов. | Выход из аккаунтов, выключение ПК перед уходом, контроль кондиционера, отопления, принтера, чайника и микроволновки. |
| Побочные продукты* | Помимо финального продукта могут появляться продукты, сопровождающие процесс создания. | Некоторые функции software могут стать самостоятельным продуктом. Например, приложение для поиска ближайшего кафе может дать еще две возможности: доход от рекламы ресторанов и доход от рекламы событий. |
* Некоторые виды Muda добавляются только в отдельных классификациях.
Mura
Mura — причина Muda. Это неравномерность, несоответствие нагрузки и перегрузка.
| Mura | В промышленности | В IT |
|---|---|---|
| Перегрузка | Нехватка ресурсов в период пикового спроса и бездействие во время спада. Во время праздничных продаж можно временно нанять дополнительных работников. В час пик в метро запускают дополнительные поезда. Если компания выиграла тендер, старые проекты стоит завершить заранее, чтобы мощностей хватило на новый заказ. | Месяц нет работы, а потом все нужно сделать за неделю. Это бессмысленный стресс, усиленный несоответствием условий работы и задач. |
Публикация анонса события в социальных сетях за неделю до мероприятия — провал. Маркетинговая кампания на 3 – 4 месяца с регулярными публикациями — успех.
Сезонный, регулярный и управляемый рекламой спрос имеет свой ритм и частоту: неделя, месяц, квартал. Нужно анализировать спады и подъемы спроса, а также продукты, которые востребованы или нерентабельны. После этого можно прогнозировать и распределять нагрузку и задачи.
Muri
Muri — это неоправданная сложность и неподходящие условия работы.
| Muri | В промышленности | В IT |
|---|---|---|
| Непрофильные задачи | Поставить менеджера по продажам в конвейерный цех. Назначить непрофессионального руководителя вместо компетентного директора. | Выполнять задачи, которые не соответствуют должности и навыкам. Отправить верстальщика в call-центр. |
| Плохо укомплектованное рабочее место | Один набор инструментов на 4 сборщиков. | У стажера есть ноутбук, но нет антивируса или специализированных программ, необходимых для работы. У дизайнера устаревший пиратский Photoshop. |
| Нечеткие инструкции | Абстрактные требования к заказу, замеры “на глаз”. | “Сделайте, чтобы макет был живее, а кнопки были вау”. |
| Нехватка инструментов и оборудования | Один принтер в кабинете директора, к которому бухгалтерия постоянно бегает печатать документы. | Программиста нанимают с личным ноутбуком и просят приносить его в офис, потому что компания не покупает рабочий компьютер с нужным ПО. |
| Отсутствие обслуживания или ненадежное оборудование | Устаревший конвейер, гарантия на обслуживание которого закончилась полгода назад. | Системный администратор не классифицирует и не подписывает кабели в серверной стойке. Время поиска неисправности увеличивается в несколько раз. |
| Непроверенные процессы | Непроверенная технология обработки сырья, сомнительные методы учета и идеи в производстве. | Monkey testing как единственный и достаточный способ тестирования программ на ошибки. |
| Плохая коммуникация | Плохая слышимость по рации на территории цеха. Споры с секретарем директора, когда нужно срочно сообщить о чрезвычайной ситуации. Бюрократия. | 2 мобильных номера, 8 мессенджеров, 3 email и 5 соцсетей, чтобы получить согласование на задачу. |
Суть Lean manufacturing — устранить Muda, Muri и Mura. Если понимать причинно-следственную связь между ними, можно фокусироваться на источнике проблем и не исправлять каждую мелочь отдельно.
Преимущества Lean-методологии
Скептик может сказать: зачем нужен Lean Manufacturing, если можно просто применить пару стандартных инструкций, которые уже описаны в регламентах, или сократить бумажную бюрократию в компании?
Методы бережливого производства как инструмент действительно сильны, но их нельзя полноценно внедрить без понимания философии и структуры.
Это похоже на подготовку к экзамену ради того, чтобы просто сдать и сразу все забыть. После экзамена в голове ничего не остается, и применять на практике нечего.
Так же и с Lean: если просто добавить пару алгоритмов, которые сократят потери или сроки выполнения задач, бережливое производство не появится. Lean — это постоянное изменение. Даже ежегодное обновление процессов не означает внедрение методологии.
Суть Lean — в опыте и проверке на практике. Только после личного опыта, тестирования теорий и сбора данных можно анализировать и разрабатывать новые этапы экспериментов. Такой цикл нужно сделать правилом для внедрения корректировок и борьбы с Muda, Mura и Muri.
Чтобы запустить проект по Lean-методологии, нужно:
- собрать всю информацию о будущей задаче;
- разделить ее на подзадачи, разработать и протестировать их отдельно;
- рассчитать время и бюджет на основе реального опыта конкурентов или собственных прошлых проектов, а не на абстрактных предположениях.
Принципы бережливого производства
В основе Muda, Mura и Muri лежат 10 принципов Lean manufacturing:
- Устранять потери.
- Минимизировать запасы.
- Максимизировать поток.
- Строить производство на основе потребительского спроса.
- Знать потребности клиентов.
- Делать правильно с первого раза.
- Усиливать возможности сотрудников.
- Строить систему с легкой заменой ее компонентов.
- Выстраивать партнерские отношения с поставщиками.
- Создавать культуру постоянного улучшения.
Также есть три базовые задачи бизнеса, которые трансформируют всю компанию:
- Purpose / Цель.
Какие проблемы клиента решает компания? Какую конечную ценность получает потребитель? - Process / Процесс.
По каким критериям оценивается каждый поток ценности? Как проверяются алгоритмы и связи цепочки? Как компания борется с потерями, нецелесообразностью и перегрузкой? Каждый шаг должен быть ценным, реальным, доступным, адекватным и гибким. - People / Люди.
Как распределяется ответственность за каждый процесс и поток производства? Нужно закреплять права не просто за должностью, а за процессом, который полностью доверен конкретному человеку. Куратор задач формирует создание ценности с точки зрения бизнес-целей и активно воплощает Lean Transformation.
Для индивидуального развития в карьере эти же три базовые задачи выглядят так:
- В чем цель моей работы?
- Какой процесс поможет получить лучший результат наиболее эффективным способом?
- Для кого я создаю ценность?
Найти ответы на эти вопросы помогает понятие Kaizen.
Принципы философии Kaizen — постоянное улучшение
Термин Kaizen состоит из двух японских иероглифов:
- Kai — изменение;
- Zen — хорошо.
Kaizen означает изменения к лучшему, постоянное улучшение и трансформацию в лучшую сторону.
Сложно сказать, является ли Kaizen теоретическим учением философов или практическим методом управления. На самом деле это симбиоз обоих подходов, который позволяет сотрудникам предлагать идеи, быстро тестировать их и улучшать работу предприятия.
Lean transformation и Lean manufacturing происходят из практической части Kaizen и основываются на его философии.
Kaizen базируется на пяти опорах:
- Равное взаимодействие на всех уровнях: руководство, менеджеры и сотрудники, а также прямая коммуникация между ними.
- Индивидуальная дисциплина.
- Здоровое моральное состояние команды и каждого отдельного человека.
- Кружки качества.
- Предложения по улучшению рабочего места, конвейера и методов оценки работы компании.
Алгоритм внедрения Lean production
Согласно Джеймсу Вумеку, основателю Lean Enterprise Institute и автору нескольких книг о трансформации, внедрение Lean можно начать так:
- выбрать лидера — ответственного проводника изменений;
- получить знания о Lean и Kaizen из надежного источника;
- найти или создать кризис — проблему, которая требует немедленного действия;
- экспериментировать, практиковаться и сразу анализировать результаты;
- не уходить слишком глубоко в разработку стратегии;
- построить реальную и желаемую карту потока создания ценности. Они должны отличаться;
- обеспечить прозрачность результатов для всех сотрудников;
- сократить производственный цикл, то есть ускорить поток;
- внедрить Kaizen и постоянно развивать компанию.
Возможные инструменты:
- Value Stream Mapping.
- Pull production.
- Kaizen.
- 5C.
- SMED.
- Poka Yoke.
- Total Productive Maintenance, TPM.
- Just-In-Time, JIT.
- Visualization.
- U‑shaped cells.
Примеры внедрения бережливого производства
Конкурентоспособность компании часто зависит от конкретных критериев.
Быстрая доставка вкусной пиццы может победить просто “самую вкусную пиццу”. Кастомизация автомобиля в автосалоне может быть привлекательнее стандартной модели. Детальные результаты медицинских анализов в частной клинике лучше, чем минимальный набор информации, который дают “на ходу”.
Преимущество перед конкурентами — скорость, кастомизация, качество исследования — можно получить благодаря постоянному улучшению системы управления проектами. Так делали многие компании в мире.
Lean успешно внедряли:
- в США: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company, Danaher;
- в Европе: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon;
- в Китае: Lenovo, Suntory;
- в государственных и муниципальных учреждениях многих стран.
Приложения и инструменты Lean
Внедрять Lean transformation в современной компании проще, чем 30 лет назад. Сейчас есть много приложений для Android и iOS, которые помогают вести экономичный и ориентированный на качество бизнес.
Инструменты бережливого производства используют, чтобы мотивировать персонал, выстраивать отношения между цехом и руководством, анализировать результаты новых идей и находить потери в работе предприятия.
Тестирование, эксперименты, разработка системы конвейеров или bugtracker для программистов — все это может быть частью software для Lean-методологии.
Worksection
Worksection — SaaS-сервис с функционалом для управления проектами, диаграммой Ганта и несколькими типами отчетов.
Диаграмма Ганта позволяет отслеживать связи между задачами, их хронологию и ответственных людей. В системе видны просроченные задачи и превышенные бюджеты.
В разделе задач “по людям” руководители могут видеть объем работы каждого человека и понимать, кто простаивает. Так легко выявить неправильное распределение человеческих ресурсов. Борьба с Muda, Mura и Muri становится более понятной и простой.
Также можно создать отдельный проект “предложения от команды”, где будут задачи для всех идей, которые стоит внедрить.
Можно поставить дедлайн на две недели или месяц, протестировать идею, обсудить процесс в комментариях и затем проанализировать результаты. Если идея хорошая — внедрить ее полностью.
Oracle
Многие владельцы бизнеса используют программы вроде Oracle или виртуальные сервисы для управления проектами.
LeanApp
Одно из известных приложений — LeanApp для iOS. Оно позволяет организовывать и контролировать все процессы в компании.
Вердикт
Компании по всему миру внедряют Lean Manufacturing, но не все благодаря этому становятся успешными. Многие не знают, как внедрять Lean, не понимают философию методологии или неправильно применяют предоставленные инструкции.
Суть методологии:
- устранение потерь;
- расширение возможностей сотрудников;
- сокращение запасов;
- повышение продуктивности.
Путь всегда индивидуален и зависит от многих факторов: отрасли, сегмента рынка, целевой аудитории, самого продукта или услуги, приоритетов и конкурентного отличия компании.
Начинать борьбу с потерями нужно в самых узких местах рабочего процесса, где ошибка критична.
Найти кризис и решить его намного эффективнее, чем бездумно внедрять Lean-алгоритм.