Vintage Company-ның фактілері:
- 11 жыл жұмыс
- 70 халықаралық марапат
- 40+ белсенді жоба
- 65 адамнан тұратын команда
Vintage Web Production студиясының идеологы және оның негізін қалаушы Евгений Кудрявченко жобаларды басқарудың құпияларын бөліседі.
Жұмыс процесінің құрылымы
Біздің компаниямымыз фиксацияланған құн моделі бойынша жұмыс істейді. Осы модель бойынша, тапсырыс берушімен келісімшарт жасалып, жоспарланған сағаттардың санын және басқа ресурстарды анықтайды. Алайда, егер тапсырыс берушіде кеңесшілер немесе басқа басқару топтары болса, біздің тәжірибеміз жұмыс уақытын екі есе ұзартып жұмсауды талап етеді.
Егер біздің тапсырыс берушіміздің директорлар кеңесі болса, біздің уақыт жұмсалымымыз бір жарым есеге көбейеді.
Біздің ш现实іміз тағайындалған командаларды сату мүмкіндігін шектейді. Студияда мамандар бірнеше жобада бір мезгілде жұмыс істеуі мүмкін, дизайнер демалысқа кеткен жағдайда жоба тоқтап қалмаса.
Жобаларды басқару
Жобалардың және тапсырмалардың архитектурасы
Біздің типтік жобамыздың архитектурасы нақты және өзгертуге жатпайды. Бастапқы процестер үшін Worksection-да дайындалған шаблондар бар: олар жобаның нақты уақытын анықтау үшін мерзімі жылжытылған түрде көшіріледі. Жаңа жоба мамандардан құралған команданы талап етеді. Тапсырмалар оларға бөлінеді.
Барлық типтік тапсырмалар барлық жобаларда шаблонға негізделген ұқсас атаулармен аталады. Бұл кез келген жоба немесе сату менеджерінің жобаны тез түсінуіне мүмкіндік береді.
Сондай-ақ, барлық тапсырмалар төмендегідей принциптерге сәйкес бөлініп, белгіленеді:
• орындалатын жұмыс түрі бойынша: “прототип”, “дизайн”, “фронт-энд”, “бэк-энд”;
• тапсырма шығу көздері бойынша: “жоспар” (жоспарланған тапсырма), “бұзылу” (қатені түзету тапсырмасы), “функция” (тапсырыс берушінің көрсеткен қайта жұмысу).
Тапсырмаларды бөлу үшін, біз оларды белгілермен белгілейміз. Бұл біздің жоба соңында кесте сақталды ма, әлде тапсырыс берушінің түзетулерін қайта өңдеуге көбірек уақыт жұмсалды ма, сондай-ақ орындаушының жасаған қателері саны бойынша түсінік алуымыз үшін қажет.
Сондықтан, белгілермен тапсырмаларды сегментациялау барлық менеджерлер үшін талдау құралы болып табылады. Тіпті, егер жоба менеджері басқа адамның жобасына кірсе, “Жоспар”, “Бұзылу” және “Функция” сияқты уақыт жұмсалымдары оған жобаның табиғатын түсінуге көмектеседі: жарнама, портал, электрондық коммерция, корпоративтік немесе жеке веб-сайт. Ал уақыт жұмсалымының бөлінуі PM (Жоба Менеджері) жобаның тапсырыс берушісі – бюрократиялық корпорация немесе жеке тұлға екендігі туралы хабарлайды, себебі, мысалға, корпорациялар әдетте түзетулер мен қайта өңделуге көп уақыт жұмсайды.
Мамандар тұрғысынан олар өздерінің статистикаларын, мысалы, жалпы уақыт жұмсалымы мен олардың уақытын жұмсаған нақты тармақтарын көруді ұнатады. Бұл олардың өнімділігін арттыруға ынталандырады.
Мұндай уақыт жұмсау деректері Vintage-қа ретроспективалар негізінде үздіксіз циклдік анализ жүргізуге мүмкіндік береді және жұмыс процестерін тұрақты жетілдіруге көмектеседі.
Бұл термометр сияқты жұмыс істейді:
сіз жобаны қабылдайсыз және оның жағдайын, табиғатын және тапсырыс берушісінің типін көресіз
Уақыт және жалақы есебі
Белгілі бір уақыт кезеңінде, біз қызметкерлеріміз үшін деңгейлер жүйесін енгізуді қалайтынбыз: жас қызметкерлер, орташа және жоғары. Мұндай жүйе мамандарға өздерінің болашағын түсінуге мүмкіндік береді. Оны енгізу үшін, негізінен, біз Worksection-да уақыт есебін енгізуіміз керек болды, мамандардың типтік тапсырмаларды шешу үшін жұмсаған уақытын қадағалау мақсатында. Уақыт есебін бастау оңайға соқпады, және бұл процесс шамамен екі айға созылды.
Мүмкін, әрдайым тамаша жұмыс істей бермейді, бірақ жалпы нәтиже барлығын, яғни қызметкерлер мен жоғарғы менеджерлерді қанағаттандырады!
Егер тапсырма Worksection-да қойылмаса, ол орындалмауы мүмкін, себебі жұмыс үшін жұмсалған уақыт ешқайда жазылмайды.
Біздің веб студиямыздың мамандары тапсырманың менеджерінде тапсырма үшін жұмсалған уақытты енгізеді. Тапсырма белгілері жобада уақыт жұмсалған тармақтарды дәл көрсетеді, олар бізге бар тапсырмаларды түзетуге және жаңаларын қоюға мүмкіндік береді.
Қызметкерлердің жалақысы ашық және олардың деңгейлері бойынша уақыт есебі арқылы анықталады. Жоғары менеджерлердің жалақысы олардың бөлімдеріндегі іс-әрекеттердің KPI-ына байланысты.
Жұмыс процестері қалай жүйелендірілген. Неге Excel емес?
Біз жүйелік процестерді құру жолын жеңдік. Команда әлдеқайда аз болғанда, біз Excel, пошта, жоспарлау кездесулері, канбан тізімдерімен тынымсыз күрескен болатынбыз. Белгілі бір уақытта, біздің веб студиямыз өсіп, жобалардың саны артып бара жатқан кезде, тапсырма менеджерін табудың маңызды қажеттілігі туындады. Әр бөлім өздеріне бөлектенген бір нәрсені пайдаланып отырды. Бастапқыда бағдарламашылар мен макетші мамандар Jira-ны пайдаланды, бірақ дизайнерлермен байланыс жасау қажеттігі болғандықтан, олардың коммуникациясы еркін креативті формада өтіп, жақын арада кешенді дау-дамай мен түсінбеушіліктер туындады.
Бізге коммуникацияны жүйелендіру және тапсырма қойылымын тиімді құрал қажет болды, ол креативті дизайнерлер мен “ресми” бағдарламашылардың көңілінен шығатын.
Тапсырма менеджерін таңдау қиындықтары
Vintage-тің мақсаттары мен міндеттерін жүзеге асыру үшін, біз көптеген түрлі кадрлар мен бағдарламаларды сынап көрдік. Таңдаудағы негізгі қиындық – топты нақты құралға үйрету, “функционалдық” таңдау жасау емес.
Тіпті, егер жоғарғы менеджерлер: “Сондықтан, ертеңнен бастап бәрі осы өніммен жұмыс істейтін болады, әйтпесе жұмыстан шығарылатын боласыз” — десе, бұл нәтиже бермейді.
Біздің үшін дағдыланған – есептен бұрын қолды жуу.
Неге біз Worksection-ды таңдадық
Біз бірнеше жыл бойы Worksection-да жобалармен айналысып келеміз. Мен үшін, мен бұл өнімді әр түрлі мамандарды бір ортақ жобада жұмыс істеуге ұйытып, нығайту қызықтырады.
Біз көптеген шешімдерді сынап көрдік, мысалы, Jira, Bitrix, Asana, Basecamp, Teamer және Planfix. Неге Worksection? Неліктен?
Негізгі критерий — қарапайымдылық пен айқындылық.
Егер мен үшін, менің иесі ретінде, бәрі қарапайым және анықтығы; онда команда, өз кезегінде, тез нәрселерді түйсінеді. Мен енді评论лердің күшті фидін қызықтым, оның ішіне текс карталарын, файлдарды, экран суреттерін, видеоларды салып, адамдарды белгілеп, комментарийлерді жасыру оңай болды.
Тапсырма менеджерінде ең қиын нәрсе – адамдарды оның пайдалануына тарту!
Біздің өндірісте қатысу болатын барлық қызметкерлер (бағдарламашылар, макетші мамандар, есеп менеджерлері, дизайнерлер) Worksection арқылы жұмыс істейді және оны веб студиясының тапсырма менеджері ретінде пайдаланады. Тек сату бөлімі Hubspot-ты пайдаланып, Slack арқылы байланыс жасайды.
Қаржы бөлімі мен бағдарламашылар өздеріне қажетті нақты функциялары бар бағдарламаларды пайдаланады.
Тіпті гүл сатып алу немесе пицца тапсырыс беру сияқты рутинді кеңсе тапсырмалары үшін, бізде Worksection-да арна бөлінген.
Worksection-ды енгізу жолы
Адаптация мерзімі (тапсырмалар қою, мерзімдер және т.б.) негізінен бір жарым ай уақыт алады.
Барлық функцияларды бірден енгізуге тырыспауды ұсынамын, ең алдымен, тоқтатылған мәселелерді шешу керек.
Енді біздің барлық жаңа қызметкерлер жүйеге қосылып, бірнеше күн ішінде жұмысқа кіріседі. Қызметкерлер Worksection-да қалай жұмыс істейтіндігі туралы арнайы нұсқаулармен таныстырылады. Жоба менеджерлері жеке нұсқаулармен таныстырылады.
Алдымен, енгізу процессін бақылау және өз әрекетін еске салатын адам болуы керек.
Worksection-дың компанияның әр бөлімінде қолданылуы
HR мамандары қызметкерлердің уақыт есептерін қолдану графигі арқылы бақылайды. Біраз уақыт бұрын, егер біреу бұл істі ұмытса, әдетте ескерту жасаған. Бірақ қазір, ешкім ұмытпайды.
Есеп менеджерлері Gantt диаграммасын белсенді пайдаланады. Олар мерзімдерді ауыстырып, байланысты тапсырмаларды құрады. Олар сондай-ақ клиенттер үшін жоба кестелерін Excel-ге экспорттайды.
Қаржы және HR мамандары уақыт есептерін жобалармен және тапсырыс берушілермен талдау жасайды. Осылайша, олар тапсырыс берушілер мен жобалардың маржиналдылығын, бөлімдер мен қызметкерлердің тиімділігін, әрі команда жүктемесін алу мүмкіндігін алады. Қаржы бөлімі есептерді Excel-ге экспорттап, Excel-ден мәліметтермен манипуляция жасайды.
Студия әдетте тапсырыс берушілерді жоба құралына шақырмайды, бірақ Worksection оны қамтамасыз етеді. Бірақ тұрақты түрде ынтымақтасатын тұрақты тапсырыс берушілер үшін фактор туындайды. Олар өз жобаларына қол жеткізеді, тапсырмаларда жұмыс үдерісін көріп, бізге тапсырыс берушілер үшін тұрақты есептерді құру қажеттілігі жоқ. Тапсырыс берушілермен жүргізілген хат-хабардың барлығы үнемі жазбаша формада жазылады. Тіпті, егер ауызша келісім жасалған болса да, ол тапсырмаға комментарий ретінде жазылып, сол келісушілікті тіркеу үшін қайталанып кетеді.
Worksection-да қандай қазіргі кемшіліктер бар?
Өнім қарапайым, және кейде біз “қамту” үшін басқа өнімдермен “жабамыз”, бірақ бұл критикалық емес. Мүмкін, мен үшін жеке қаржылық бақылаушы функциясының жоқтығы ең үлкен кемшілік.
Worksection-да не тартымды?
- Барлық командаға мүмкіндік беретін қарапайымдық (техникалық және креативті мамандар) олардың жұмыс істейтін өнім арқылы тез арада жұмысқа кірісуін қамтамасыз етеді.
- Компактты интерфейс экранда көп ақпарат орналастыруға мүмкіндік береді. Шаблон 1C-мен жүктелмейді.
- Мен тексерген көптеген өнімдерде, жұмыс жылдамдығы мені алаңдататын. Worksection жылдам жұмыс істейді, бұл өте керемет артықшылық.
Worksection-нан біздегі пайда
Бұл құрал компания мәдениетіне енген. Ол біздің орныққан әдетімізді білдіреді. Біз бұл жүйесіз өмірімізді елестетпейміз, және меніңше, егер біз одан бас тартсақ, біздің тиімділігіміз 30%-ға төмендеуі мүмкін, себебі бейберекеттік пен белгісіздік туындайды.