Жобаның менеджерлері кейде жобаның ұзақтығын тек өз тәжірибелеріне сүйеніп жоспарлайды. Алайда, олар орындаған ең сәтті және сәтсіз тапсырмаларына негізделген есептеулер дәл болмауы мүмкін.
Кейбір менеджерлер «Мен не көргім келсе, соны көремін» деп ойлауы мүмкін. Менеджердің әлемдік көзқарасына сәйкес ақпаратқа сенуі, ал олардың психологиялық мақұлдауына сәйкес келмейтін деректерді елемеуі жиі кездесетін жағдай.
Жобаны жоспарлаудағы тағы бір қиындық әртүрлі тәуекелдер арасындағы қарым-қатынастың қиындығы. Процесс барысында оқиғалар кез келген уақытта орын алуы, бір-бірімен байланысуы немесе басқа белгісіздіктерді тудыртуы мүмкін. Бірдей оқиға жағдайларға байланысты әр түрлі әсер етуі мүмкін, ал менеджер «өртті сөндіруге» әр түрлі тәсілдермен кірісуі мүмкін.
Оқиға тізбегі әдістемесі (OTӘ) жобаның жоспары қаншалықты жақсы дайындалса да, жоспарланған уақытты өзгертуге әкелетін оқиғалардың болатынын болжайды. Негізгі тапсырма — оларды алдын ала анықтап, бақылау.
Тәуекелдерді визуализациялап, оларды оңай зерттеу — әдістеменің тағы бір маңызды тапсырмасы.
Түпнұсқа
Оқиға тізбегі әдістемесі 2000 жылдардың соңында басқа тәуекелдерді талдау құралдары негізінде пайда болды. Жобаларды басқару бойынша білімдер денесі (ЖББД) 2008 жылы тәуекелдерді талдаудың техникасын ұсынды: шешім ағашын талдау, Монте-Карло симуляциясы, және сезімталдық талдауы. Соңғы екі тәсіл Оқиға тізбегі әдістемесінің негізін құрады.
Монте-Карло әдісі ақпараттардың статистикалық таралуын белгілі бір ықтималдыққа негізделген деректер бойынша есептеуге көмектеседі. Сезімталдық талдауы процестерге ең үлкен әсер ететін тәуекелдерді анықтайды.
Әдістеменің тағы бір бөлігі кәсіпорын процесстерін модельдеу үшін графикалық сипаттау тілі, UML. Белгісіздіктер арасындағы байланыстарды визуализациялау бағдарламалық жасақтаманы әзірлеуде белсенді қолданылды және Гант диаграммаларын және басқа оқиға желісінің диаграммаларын жасауға қатысты.
Тарихи деректерді талдайтын болжау техникасы да қолданылады. Өткен және қазіргі процестер арасындағы ұқсастықтар анықталады.
Тарихи деректерді талдайтын болжау техникасы да қолданылады. Өткен және қазіргі процестер арасындағы ұқсастықтар анықталады.
Бұл техникалар оқиға модельдеу әдісінің негізін құрайды. Олардың әсерінен жобаның жоспары төмендегідей болады:
- Оптимистік сценарийге сай жобаның жоспарын дайындау. Ұзақтығын, құнын және басқа да негізгі параметрлерді есептеу. Есептеулерден оптимистік көрсеткіштерді алып тастаңыз, осы жобаның менеджерлері жиі өздерін әрі қағазда тым жоғары бағалайды, қателіктер жасайды немесе команда мотивациясын артықшылығымен пайдалануға тырысады.
- Оқиғалар мен оқиға тізбелерінің тізімін жасаңыз. Олардың пайда болу ықтималдылығын болжау және ресурстар мен компания қызметіне әсерін бағалау.
- Монте-Карло әдісін пайдаланып сандық талдау жүргізіңіз. Бұл сізге жобаны белгіленген күнге дейін күтпеген шығындарсыз аяқтаудың қаншалықты шындыққа жанасатынын анықтауға көмектеседі.
- Жобадағы оқиғалар мен оқиға тізбелерін анықтау үшін сезімталдық талдауын жұргізіңіз. Деректерді тексеріңіз, оқиғалардың ықтималдылығы дәл анықталғандығын тексеру үшін.
- Жобаның барысында нақты дерек негізінде талдауды қайталаңыз және болжанған оқиғалардың орын алғанын тексеріңіз. Қазіргі көрсеткіштер негізінде тәуекелдердің ықтималдылығын және әсерін қайта бағалаңыз.
OTӘ принциптері
Оқиғаның пайда болу сәтін және қозған күйді анықтау
Процестер әдетте тұрақты және біртекті емес. Оларға сыртқы оқиғалар әсер етеді, ол олардың күйін өзгертеді. Процесс шарттары өзгергенде — басқа ресурстарды немесе көбірек уақытты талап ете отырып — ол қозған күйге кіреді. Өзгерістерге дейін ол өз бастапқы күйінде болды.Процесс күйі оқиғамен байланыстырылуы мүмкін. Мысалы, ашық шатырлы кездесуді өткізу «жаман ауа-райы» сыртқы оқиғасына байланысты. Егер жаңбыр жауса, процесс қозған күйге өтеді — кездесу іште өткізіледі. Енді процесс «жаман ауа-райы» оқиғасына тәуелді емес.
Оқиғаның әсері және ықтималдығы бар. Мысалы, процесс «Талаптар өзгерісіне» байланса. Оның 50% ықтималдылығы бола алады және бастапқы күйге қарағанда 50% кешіктіру тудырады. Алайда, егер бұл сценарий қайталанса, кешіктіру тек 25% болуы мүмкін, себебі басшылық өткен жолы оны жұмсартуға шаралар қабылдады.
Оқиғаның әсері процестің кешігуіне, қайта іске қосылуына, болдырмауына немесе жаңа ресурстар мен шараларды қажет етуіне себеп болуы мүмкін.
Әр оқиғада пайда болу сәті бар. Ол абсолютті, нақты күнмен байланыстырылған немесе салыстырмалы – процестің басында, ортасында немесе соңында. Оқиғаның уақыты оның әсерін анықтайды.
Оқиға тізбектерін анықтау
Кейбір оқиғалар басқаларын тудыруы мүмкін, оқиға тізбектерін құрады. Мысалы, талаптың өзгеруі процестің кешігуіне алып келді және оны жеделдету үшін менеджер ресурстарды басқа процесс سے бөлді. Нәтижесінде мерзімдер өткізіліп, жоба жалпы сәтсіздікке ұшырады.
Тізбекті тудыратын оқиға «инициатор» деп аталады. «Басып алатын» оқиға — «алушы». Оқиға тізбегінен туындайтын әсер «мультикастинг» деп аталады.
Оқиға тізбектері тәуелсіз оқиғалардан гөрі көбірек кешігушілік тудырады. Төменде жоба барысында үш процеске осындай әсердің мысалы келтірілген, әрқайсысының қайта іске қосылу ықтималдығы 50% және ұзақтылығы 5 күн. Анализ Монте-Карло әдісімен жүргізілді.
Визуализация және талдау
Оқиғалар арасындағы қарым-қатынасты визуализациялау Гант диаграммаларын пайдалану арқылы жүзеге асырылады. Оларды жасауға арналған ережелер:
- Оқиғаларды таңбаланған аттармен көрсетілген орақтар ретінде көрсетіңіз.
- Теріс оқиғаларды төмен қарай бағытталған орақтармен, ал оң оқиғаларды жоғары қарай бағытталған орақтармен көрсету.
- Оқиғаларды тізбектегі сызықтармен байланыстыру.
- Көптеген лицензиялармен қабылданатын оқиға инициатор деп есептеледі.
- Гант диаграммасының сыртында барлығымен әсер ететін глобал оқиғаларды көрсету. Диаограмма үстінде қауіп-қатерлер, ал астыңда мүмкіндіктерді көрсету.
Монте-Карло симуляциясы тәуекелдерді талдау үшін
Барлық тәуекелдер, оқиға тізбектері және оларға қатысты процесс күйлерін анықтағаннан кейін, Монте-Карло әдісін пайдаланып оқиғалардың жалпы әсерін анықтаңыз.Барлық тәуекелдер анықталған кезде де, жобаның бағасы мен ұзақтығына байланысты белгсіздіктер әрдайым бар. Оларды есептеу үшін басталу уақытының статистикалық таратылымын, ұзақтығын және жоба бағасын есептеңіз. Оқиғаларға арналған себептерді қолданбауға тырысыңыз, олар тәуекелдерді қалпына келтірмеу үшін бір-бірімен сәйкес келмейтін.
Дұрыс Монте-Карло талдауы үшін мына қадамдарды орындаңыз:
- Статистикалық орналастыру негізінде тәуекелдердің пайда болу сәттерін есептеңіз.
- Инициатор оқиғалары жоғарыда берілген ықтималдықпен орын алатындығын тексеріңіз.
- Бұл эксперимент үшін қабылданатын оқиғалардың ықтималдықтарын жаңартуды қажет пе екенін анықтаңыз.
- Бұл ықтималдық бойынша алынған оқиғалардың орын алғанын тексеріңіз.
- Инициалдық және қозған күйде әр процесті талдаңыз.
- Егер оқиға процестің тоқтатылуына әкеп соқса, оны осылай белгілеп, жобаның жоспарында жаңа шығындар мен уақытты ескеріңіз.
- Егер оқиға басқа оқиғаны — менеджердің әрекетін — тудырса, жобаның жоспарын соған сәйкес бейімдеңіз.
- Оқиғалардың жобаның бағасы мен ұзақтығына, сондай-ақ ұзақтығы мен шығындардың ауытқуларына жинақтық әсерін ескеріңіз.
Нәтиже сәтті жобаның аяқталу ықтималын және жекелеген процестердің аяқталу ықтималдығын береді.
Мәңгілік оқиға тізбектерін табу және оқиға бағасы
Процестерге әсер ететін оқиғалар немесе оқиға тізбектері «критикалық» деп аталады. Олар сезімталдық талдауы барысында анықталады, жоба параметрлеріне (мысалы, құн және ұзақтық) әсер ететін оқиғалар тізбектерін зерттеу арқылы.
Критикалық оқиғаларды немесе тізбектерді бақылау үшін сезімталдық кестесін пайдаланыңыз.
Қорытынды
Мотивациялық факторлар негізгі процесс параметрлеріне тәуекелдерден гөрі әсер етеді. Оқиға тізбегі әдістемесі таңдамалы қабылдаудан, менеджердің өз принциптеріне сәйкес келетін ақпаратқа bias-дан, артық сенімділіктен және жоспарлау қателіктерінен арылуға көмектеседі.
OTӘ басқа тәуекелдерді талдау техникаларымен ескерілмеген факторларды назарға алады: тәуекелдердің пайда болу сәттері, оқиға тізбектері, оқиғалардың пайда болуында кешігістер және жұмсарту әрекеттері. Оқиғаларды және олардың тізбектерін анықтауды жеңілдету үшін диаграммалар мен процесс күй таблицаларын жасаңыз.
Әдістемеге тәуекелдерді талдау және жобаны орындаған кезде жоспарды түзету шаралары кіреді.