Жоспарлау — кез келген жобаның негізі. Неғұрлым ол мықты болса, жобаның сәттілік ықтималдығы да соғұрлым үлкен болады. Бұл жобаның
менеджмент жоспарының себебі, ол үш блоктан тұрады: іс-әрекеттер (мақсаттар, жоба тұжырымдамалары, ресурстарды пайдалану және т.б.), тапсырмалар және ресурстар (адамдар, жабдық, ақша және т.б.).
Жобаларды басқару жоспары дегеніміз не?
Жобаларды басқару жоспары — жобаның барлық элементтерін, іс-әрекеттер мен ресурстардан бастап, сәттілік критерийлері мен тәуекелдерге дейін сипаттайтын құжат. Жоспар әзірлеу кезінде жобаны басқарушы инициативадан бастап жоба жабылғанға дейінгі түгел жобаны қамтуға тырысады.
Жобаларды басқару жоспары — жобаны жасаудағы ең маңызды құжат (мүдделі тараптардың қатысу деңгейі). Жобаның қатысуынсыз сәтті жүзеге асуы мүмкін емес, сонымен қатар, дұрыс басқару жоспарысыз жоба да сәтсіздікке ұшырайды. Шығыстар, мерзімдер, сапа, тәуекелдер, ресурстар бойынша басқару жоспары — бұл кең ауқымды басқару жоспарының элементтері.
Дәстүрлі жобаларды басқаруда, жоспар барлық бес кезеңдегі шектеулерді қамтамасыз етеді: Бастау, жоспарлау, орындау, мониторинг және аяқтау. Икемді Agile тұжырымдамасындағы жобалар сол жұмыс сипатына байланысты соңына дейін жоспарланбайтын болады.
Сондықтан, жоспар жобаның өмір циклы барысында әзірленіп, бекітіледі.
Әдетте, жобаға екі басқару жоспары кіреді:
- Негізгі — басшылық (тапсырыс беруші) тарапынан бекітілген. Бұл уақыт және сапа арқылы бақыланатын тапсырмаларды орындау сәттілігімен анықталады.
- Жұмыс — алдыңғыдан өзгеше, жобаның менеджері жаңа ақпарат немесе тапсырмаларға сәйкес өзгерістер енгізеді.
Оның не үшін қажет?
Жақсы жобаларды басқару жоспары негізгі сұрақтарға жауап беруі керек:
- Неге? — жоба қандай мәселені шешеді және оның құны неде? Неге жоба демеушіленуде?
- Нені? — жобаның негізгі өнімдері (жеткізу) қандай? Сәтті аяқтау үшін не істеу керек?
- Кімді? — жобада жұмыс істеуге кімді тарту керек және әр қатысушының жауапкершілігі неде? Олар қандай форматта ұйымдастырылады?
- Қашан? — жобаның мерзімдері қандай? Негізгі сәттер/мерзімдер қашан орындалады?
Мерзім — жоба барысында сілтеме нүктесі (мысалы, жаңа итерацияға көшу).
Жобаларды басқару жоспарының мақсаттары:
- Қатысушылардың әрекеттерін үйлестіру — бұған жобалық команда ғана емес, сонымен қатар мүдделі тараптар да кіреді. Жоба неғұрлым үлкен болса, жұмыс процесін орнату соғұрлым күрделі болады.
- Жобаның жүзеге асырылу статусын бақылау — егер дәстүрлі басқаруда қатал қадамдар тізбегі болса, жоба менеджменті сайын-ios модельдердің түрлі формаларын жиі пайдаланады, онда жоба бірнеше кішігірім жұмыс бөліктеріне бөлінеді.
- Проекттегі өзінің рөлін нақты түсіну — сонымен қатар, танымал мақаладан “Біз өзіміздің ең үздік дарындарымызды жұмыстан шығардық. Бұл — ең үздік шешім” байқалмаған.
- Жобаның белсенді даму кезеңіне дейінгі проблемалы аймақтарды іздеу — ұзақ мерзімді жобалар осындай “аурулардан” ең көп зардап шегеді. Agile концепциясында, проблеманы үздіксіз тестілеу мен әлсіз жерлерді іздеуден бөліп, шешу жартылай жүргізіледі.
Жобаларды басқару жоспарының негізгі компоненттері
Бір шаблонға негізделген жобалар үшін басқару жоспарларын құру жұмыс істемейді; дегенмен, негізгі элементтер кешені бар, және оларды біле отырып, болашақ жобаның скелетін оңай құруға болады:
- жоспардың қысқаша сипаттамасы — жоспардың ашылған негізгі элементтері туралы бірнеше абзац.
- стратегиялық және ұйымдық сәйкестік — бұл мүдделі тараптар мен ұйымдастырушылық мақсаттардың жобаны жүзеге асыру барысында қолдау көрсету нәтижелері.
- жобаның ауқымын анықтау — бұл бөлім келесі элементтерді қамтиды: мақсаттар мен міндеттер, күтілетін нәтижелер, PBS және WBS құралдары. Осы бөлімде сапа спецификацияларын да жазу маңызды — тапсырыс берушінің бұйым немесе қызмет тиімділігі үшін критерийлері.
PBS (өнімді бөлу құрылымы) жобалық нәтижелерді талдау, құжаттау және беру үшін құрал. PBS — өнім негізіндегі жоспарлау әдісінің бөлігі (PRINCE2 жобаларын басқару моделіндегі негізгі әдістердің бірі).
WBS (жұмыс бөлшектеу құрылымы) жобалық жұмысты кіші тапсырмаларға (операциялар) иерархиялық бөлшектеу, жұмыс орындау жолдары анық болғанша, бағалау мен жоспарлау мүмкіндігі бар нақты нүктеге жету.
- талаптар жобалық командаға — жобалық команданы ұйымдастыру: қатысушылардың рөлдері мен жауапкершіліктері. Оқу талаптары да осында жазылады.
- материалдық талаптар — жобаны аяқтау үшін қажетті кеңістік, жабдықтар, бағдарламалық қамтамасыз ету және басқа ресурстарды қамтиды.
- мерзімдер мен мерзімдер — бұл бөлім жобаның іс-әрекеттеріне арналған мерзімдер мен жоспарды анықтайды, соның ішінде үш негізгі элемент: Жеткізілім (жұмыс нәтижелері), мерзімі немесе ұзақтығы, және критикалық тәуелділіктер.
- бюджет (шығындар бағалауы) — күтілетін шығындар әдетте үш түрге бөлінеді: капитал (өнім сақтауға арналған қорларды сатып алу), шығындар (жұмыс бөлігін сатып алу үшін апталық материалдар сатып алу) және еңбек (команда мүшелерінің жалақысы).
- тәуекелді басқару — тәуекелдерді басқару процесінің егжей-тегжейлі сипаттамасы: идентификациядан (мозговой штурм, сұхбат, SWOT талдау арқылы) мониторинг жүйесін таңдауға (белсенді немесе реактивті).
- өзгерістерді басқару — алдыңғы элементке ұқсас, бірақ тек өзгерістермен байланысты (және олар көп болатынын да ескеру керек). Өзгерістерді орындау алгоритмін, басқару әдістемесін (ADKAR, AIM және т.б.), өзгерістердің сәттілігі ықтималдығының формуласын жаза аласыз.
- коммуникацияны басқару — бұл элемент команда мен мүдделі тараптарға қатысты. Жобаның менеджері осы бөлімде қолданылатын коммуникациялық жүйені және жобаның жүзеге асырылуындағы құжаттар тасымалдау арналарын сипаттауы қажет.
- қосымшалар — бұл жеке жазбалардан бастап презентациялар мен сертификаттарға дейін кез келген құжат болуы мүмкін.
Жоспар бөлімдерінің тізімі өзгереді
жобаның ерекшеліктеріне байланысты.
Негізгі және жұмыс жобалары
Жобаны басқарушы, команда мүшелері және мүдделі тараптар жобаның өңделуі барысында
екі жоспар түрімен жұмыс істейді:
- негізгі — тапсырыс беруші немесе басқа келісілген тұлғалар тарапынан бекітілген, барлық мүдделі тараптармен келісілген, тұрақты.
- жұмыс — негізгі жоспардың нұсқасы, жобаның мерзімі, құны, басқа параметрлері бойынша өзгерістерді көрсетеді.
Жоба барысында негізгі және жұмыс жоспараларын салыстыруға болады, “слактар” жұмысының қай жерде орындалып жатқанын және қай жерде жоба алдымен ойлағаннан жылдамырақ (экономикалық тұрғыдан тиімдірек) жүзеге асып жатқанын түсінуге болады. Сирек жағдайларда, жобаның барысындағы өзгерістер негізгі
басқару жоспарына енгізілуі мүмкін.
Worksection бағдарламасында, Гант диаграммасы негізгі және жұмыс жоспары арасындағы айырмашылықты көруге мүмкіндік береді (көктер — жалпы уақыт, қызыл — мерзімі өткен тапсырмалар, жасыл — уақытында аяқталған тапсырмалар)
Жобаларды басқару жоспарын әзірлеу
Жобаларды басқару жоспарының негізгі элементтерімен бірдей, оның әзірлеу алгоритмі біреу емес.
Жоспарды жазу үшін 16 пункттан тұратын қарапайым кезеңдік рәсімді жасадық:
- Жоспарды әзірлеу бастамаларын анықтаңыз — оны кіммен әзірлеу керек (өздігімен, басшылықпен, мүдделі тараптардың қатысуымен), қайда және қашан және т.б. Маңызды әдістерді (мысалы, ми шабуылы) және жоспарды жасауда қолданылатын бағдарламалық қамтамасыз етуді (мысалға Microsoft Visual Studio) жазып алу — бұл уақытты үнемдеп, тапсырманы жеңілдетеді.
- Жобаның бастапқы шарттарын анықтаңыз — жобаның мазмұнын, нәтижелер тізімі мен басқаруды сипаттайтын бөлік. Мысалы, жоба жоғары сапалы неон фиджет спиннерлерін супер қаһарман суреттерімен сату үшін қолға алынған. Жобаның сәтті жүзеге асырылуының нәтижесінде 12 ай ішінде 100,000 өнім көлемінде сату талап етіледі, содан кейін бизнес сатылатын болады. Жобаны басқару жобасы орталық кеңседе жоба менеджерінен және аймақтық кеңселердегі тиісті бөлімдерден тұрады.
- Іс-әрекеттерді команда тарапынан орындалатынына және аутсорсингке бөліңіз.
- Жобаның WBS-ын құрыңыз, оны кішігірім басқаруға жеңіл бөліктерге бөлініп. Бұл Agile тәсіліне сәйкес, толығырақ кодты көптеген жұмыс бөліктеріне бөледі.
- WBS-тің әр бөліміне міндеттер серігін қойып, олардың арасындағы байланыстарды құрыңыз. Мысалы, фиджет спиннерлерді сақтау үшін аймақтық қойма сатып алу және құрылыс тек нарықтыотырған соң белгілі бір көлемдегі сатуды орындауға болады.
- Әр тапсырманы орындау үшін қажетті құзыреттіліктерді анықтаңыз. Мұнда жобаның қатысушыларына қажетті білім мен дағдыларды үйлестірмей, “идеал” талаптарына назар аударған жөн.
- Тапсырмаларды орындау үшін уақыт пен ақша бағалаңыз.
- Жобаның критикалық жолын дамытыңыз. Техниканы азық-түлік бизнесіне тиімді, ол схема арқылы оңай көрінеді (мысалы, Гант диаграммасы).
- Жоба үшін күнтізбелік жоспар жасаңыз — басты, аралық, финал күндері. Мысалы, қарапайым схема: қараша айының 1‑і, жобаны бастау, желтоқсанның 1‑і — жаңа жылдық сатылымға кірісу, желтоқсанның 31‑і — Рождество сатылымдарын қорытындылау, қаңтар айының 15‑і — Әулие Валентин күніне арналған арнайы өнімді шығару, ақпанның 20-сы — қорытындылар және т.б.
- Жобаның құнын есептеңіз (біздің жағдайда, 100,000 фиджет спиннерлерін сәтті сату және содан кейін бизнесті сату қаншаға түсетіні).
- Сапа талаптарын нақтылаңыз (мысалы, фиджет спиннерлер үшін өндіріс сапасының стандарттары).
- Жауапкершілікті тапсырмаларға нақты адамдарға тағайындаңыз. Міне, 6‑шы пункттің тізімі, команда мүшелерінің құзыреттілігін байланыстыру үшін қызмет етеді.
- Мүдделі тараптармен жұмыс форматтарын жоспарлаңыз — коммуникациялық арналарды тауып, жобада олардың қатысу дәрежесін анықтаңыз.
- Тәуекелдерді есептеңіз (мысалға, жинақталған әдіс формуласы). Фиджет спиннерлер мысалы, бұл жай ғана нарықтық артықшылық, жүкшілердің шарттарының бұзылуы және т.б. Тәуекелдерді талдауда, алдыңғы элементтердің деректерін пайдаланыңыз.
- Жалпы жоба шектеулерін жазыңыз, жобаны басқару жоспарына өзгерістер енгізу үшін. Біздің жағдайда, фиджет спиннерлердің бөлшектері Қытайдан жеткізіледі, жиналу Украинада жүзеге асырылады, бұл материалдардың сапасын бақылау қабілетін және жедел идентификацияны шектейді.
- Жоспардың барлық элементтерін қайта қарастырыңыз, қуанышты жету үшін. Қалғаны — сатып алу тізімі мен талаптарына толықтыру, мүдделі тараптар тарапынан тексеру — және сіздің жобалық басқару жоспарыңыз дайын болады.
Жиынтық тәуекелдерді есептеу әдісі — жоспарлы кірістерді алуда кедергі келтіруі мүмкін тәуекелдер факторларын бағалау әдісі. Осы әдіс бойынша дисконттау мөлшерлемесін құрастырғанда, тәуекелсіз табыс нормативі негізгі ретінде қабылданады, жобада немесе компаниядағы инвестициялық тәуекелдер үшін қайтарым кезеңінің қосылуымен.
Жобаларды басқару жоспарының бекітілуі
“Барлығына төлеуді доғарып қойыңыз” кітабында Владислав Гагарский төмендегідей бекіту схемасын келтіреді:
- Команда жетекшілері бірлесіп әзірленген жобаны басқару жоспарын жоба менеджеріне жібереді.
- Жетекші жобаларды басқару жоспарын бекітеді немесе, егер қателіктер болса,
- Жоба жетекшісі бекітілген жоспарын жоба топтарының жетекшілеріне одан әрі жүзеге асыруға жібереді.
Бірақ схема, бірнеше жобаларды бірінен соң бірін немесе әдеттегі қызметін өзгерткен қызметкерлер үшін жақсы. Негізгі жобаның нөлден бастап жазылу мен бекітілуін шешкендер үшін, бұл әдіс тиімсіз болады. Осындай жағдайларда, негізгі жоба компания директорының немесе проектінің иесінің (тапсырыс беруші) негізінде жобаны менеджердің кеңесінің көмегімен бекітіледі.
Жобаларды басқару жоспарын құру бойынша кеңестер:
- жоспарды материалдық формада жазыңыз — оның қағазда немесе арнайы бағдарламалық жасақтамамен орындау маңызды емес. Ең кіші нюанс та сипатталуы керек, әйтпесе қатысушылар мен мүдделі тараптар арасында байланыс мәселелері туындауы ықтимал.
- мүдделі тараптарды жоспарды құрастыруға тарту — онымен қарым-қатынасты орнату, жобаның ортақ көрінісін және күтілетін нәтижелерін анықтау тұрақсыздығы мәселелерін болдырмай аласыз.
- құжаттарды басқару жүйесін ұйымдастыру — жобалар көптеген құжаттарды генерирлейді: бастапқы тұжырымдамалар, идеялар, дизайндар, презентациялар, тәуекелдерді басқару жоспарлары, критикалық жол диаграммалары, т.с.с. Олар жобаның басқаруына арналған негізгі және жұмыс жоспарларына түседі. Жедел қатынау және жылдам жүзеге асыру үшін құжаттар жүйесі анық болу керек.
- жоспарды әзірлемес бұрын детальдарды зерттеңіз — белгілі Остап Бендердің “Он екі кресло” романынан парафраза: “Таңертең — зерттеу, кешке — жоспар. Немесе кешке жоспар, таңертең зерттеу”. Тапсырыс берушілер, жобаның қатысушылары, жобаның күтілетін мақсаттары, жобаларды басқару жоспары әзірлеу кезінде қолданылатын әдістер бойынша күтілетіндерімен танысыңыз. Бұл алдын ала жұмыс уақыт шығындарын азайтып, ең бастысы, жобаларды басқару жоспарының қателер санын барынша азайтуға мүмкіндік береді.
- басталғаннан бұрын командамен сөйлесіңіз — бұл арқылы сіз қызметкерлердің құзыреттіліктері жайында жаңартылған білім алыңыз және болашақ жобада қызығушылық бар-жоғын байқаңыз. Agile-Manifesto‐ның принциптерінің бірі: “Жобалық жұмыс мотивацияланған кәсіпқойлар тарабынан жүзеге асырылуы керек. Жұмыс аяқталуы үшін… оларға сену керек” деп бекітіледі.
Сөз соңында
Жобаларды басқару жоспары — сиқырлы таяқша емес.
Алғашында ол құралдарсыз декларация болады. Ал оны жүзеге асыратын құрал — Worksection, жобалар/тапсырмалар/міндеттемелер және объектілер, уақыт пен атқарушылардың есеп берушілігі жобаның тапсырмаларында орналасқан. Бастапқы және жұмыс жоспарлары арасындағы байланыс біріншілерге айқын.