Успех работы во многом зависит от правильно выбранных инструментов. Но в управлении проектами бывает непросто сделать выбор среди большого количества программ для организации работы команды.
Excel — одно из самых распространенных решений. В этой статье разберем, почему компании используют Excel и насколько он отвечает потребностям разных бизнес-процессов.
Как компании используют Excel для управления проектами
Excel — это, по сути, интерактивная и “умная” электронная таблица, которая позволяет пользователям создавать, редактировать и анализировать данные.
Excel удобен для хранения и анализа данных, в частности чисел, текстов и дат. Также в Excel можно создавать диаграммы, отчеты и формы, использовать формулы и графики.
Эти функции Excel мощные и разветвленные. Кроме того, они достаточно удобны в применении. Вместе с распространенностью Excel среди офисных программ это сделало его часто используемым инструментом в управлении бизнесом в разных отраслях. Электронные таблицы используют специалисты по финансам, маркетингу, управлению персоналом и производству.
Преимущества Excel
С одной стороны, популярность решения может говорить о его универсальности. Но, кроме универсальности, важно учитывать и специальное назначение инструмента.
Среди преимуществ Excel, которые мотивируют пользователей продолжать работать именно с этой программой:
- Во-первых, доступная стоимость. Excel бесплатен для использования, тогда как специализированные таск-менеджеры могут быть достаточно дорогими.
- Во-вторых, инерция. Многие люди знакомы с электронными таблицами буквально со школы и давно знают, как ими пользоваться. А переход на другую программу потребует дополнительных усилий.
- Наконец, возможность интеграции с другими программами, базами данных или системами управления позволяет передавать данные из электронных таблиц и делиться ими с другими пользователями.
Но на самом деле Excel не рассчитан на управление бизнес-проектами и разрабатывался для других задач. Поэтому попытки использовать Excel для управления проектами имеют заметные недостатки.
Excel может быть привычным и экономичным решением для небольших компаний, которым не нужны специальные функции управления проектами. Он также может пригодиться на начальных этапах для упорядочивания рабочих процессов. Но при серьезной работе Excel не выдержит нагрузки и не сможет предоставить нужные инструменты, особенно в долгосрочной перспективе.
Поэтому масштабирование бизнеса требует более комплексных альтернатив.
Почему Excel подходит не всем?
Excel — распространенный инструмент для работы с данными, но он не предназначен для управления проектами. Даже если когда-то вы начинали именно с него и некоторое время были довольны доступными функциями, рано или поздно развитие ваших проектов приведет к моменту, когда возможностей электронных таблиц просто не хватит для полноценного менеджмента.
Среди основных ограничений Excel:
Excel не имеет функций для отслеживания зависимостей между задачами, управления рисками или изменениями в проекте, что критически важно для проектов с большим количеством задач. Невозможность Excel отслеживать зависимость между задачами грозит ошибками и задержками в работе.
Также Excel не способен отслеживать все ресурсы, которые используются в проекте, что может стать причиной выхода за бюджет. Отсутствие структуры требует каждый раз с нуля строить и настраивать рабочие процессы. Определенные шаблоны существуют, но дорабатывать их все равно необходимо.
Excel не адаптируется к изменчивости проекта. В системе нет возможности автоматически обновлять все связанные с этими изменениями данные. Поэтому информацию нужно вносить вручную.
Ограничения Excel в управлении проектами
Итак, Excel имеет ряд ограничений, которые могут усложнить управление сложными проектами:
- Excel не подходит для отслеживания зависимостей между задачами.
- Отсутствие согласованности вызывает трудности в сотрудничестве в режиме реального времени.
- В Excel сложно управлять задачами, которые имеют разные приоритеты или сроки выполнения.
- Неэффективный ввод и обновление данных, а также возможные ошибки ручного ввода.
- Excel не имеет встроенных функций для управления рисками и изменениями в проекте.
- Ограниченная отчетность и аналитика, в частности невозможность создавать проектные инсайты и формировать стратегии управления.
- Недостаточные возможности визуализации данных.
Excel может быть частично полезен для управления небольшими проектами или для выполнения отдельных задач, которые не требуют системных функций управления. Но для сложных или больших проектов гораздо более эффективным инструментом будет система управления проектами.
Worksection — инструмент для управления проектами
Если ваш проект охватывает больше одной задачи и к нему привлечены несколько исполнителей разного профиля, рассмотрите возможность использования программы для управления рабочими процессами. Worksection разработан для управления проектами и предлагает широкий спектр функций, которые могут помочь повысить эффективность и продуктивность.
Worksection известен как одно из лучших решений в сфере менеджмента проектов. Широкие возможности в сочетании с удобным интерфейсом и высокой адаптивностью мотивировали множество компаний из разных сфер выбрать именно Worksection.
Преимущества Worksection
Worksection объединяет возможности, созданные специально для управления проектами разной сложности. Их использование повышает удобство работы, а вместе с этим — скорость и успешность выполнения задач.
Сотрудничество команды в режиме реального времени
Комментарии, назначение задач, уведомления — все это упрощает взаимодействие с командой, клиентами и третьими сторонами. Подключайте команду клиента и субподрядчика к проекту, чтобы вместе ставить задачи, обсуждать и отслеживать работу.
Удобное управление задачами и сроками
Информационная панель с детальной инфографикой показывает скорость и успешность вашего проекта. Плюс — автоматическое обновление и отслеживание прогресса: графики стоимости проекта, рабочая нагрузка команды и другая полезная информация всегда под рукой.
Отчетность и аналитика с визуализацией данных
Визуализация помогает понять, на какие проекты уходит больше всего времени и ресурсов. Какие проекты прибыльные, а с какими лучше попрощаться. Также можно увидеть, сколько задач было поставлено на конкретного человека, сколько выполнено вовремя или с задержкой.
Интеграция Worksection с Google Диском
Worksection работает с другими бизнес-инструментами: CRM-системами, Google Docs, Slack, Telegram. Также есть открытый API, который позволяет обмениваться данными с Worksection. Все эти интеграции делают совместную работу удобнее, синхронизируют и согласовывают процессы.
В частности, вы можете интегрировать Google Диск с Worksection, чтобы работать с документами совместно с командой или клиентами: делиться файлами, редактировать презентации или таблицы в удобной и привычной среде. При этом вы контролируете аудиторию и уровень доступа к материалам.
Выводы
Электронные таблицы Excel — это известный инструмент для работы с данными, но он не предназначен для управления проектами. А ряд его ограничений может усложнить или даже сделать невозможным управление комплексными рабочими процессами.
Вместо этого системы для управления командной работой разрабатываются именно для управления проектами разной сложности и поэтому имеют широкий спектр функций, которые способствуют эффективности и продуктивности.
Если вы ищете программу для управления проектами, которая сочетает максимум инструментов и выгодные условия использования, Worksection удовлетворит и даже превзойдет ваши ожидания. Результат почувствуете вы, вся команда и ваши клиенты.
Более 1300 компаний уже используют Worksection. Присоединяйтесь!