Не спешите запускать проект, когда имеете лишь общее представление, что вас ждет впереди и как к этому двигаться. Потратьте время на создание документа, который станет и верным компасом, и бесценной шпаргалкой!
Устав проекта (УП) разъясняет,
в каком направлении будет идти ваша компания и зачем,
что изменится и какие риски при этом возникнут.
Этот документ не только содержит базовую информацию, но и отражает общее видение стейкхолдеров.
УП обычно создается на самой ранней стадии проекта, еще до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение стейкхолдерам. В большинстве случаев устав подписывается спонсорами.
Что такое устав проекта
Можно написать документ на несколько десятков страниц, наполнив его всевозможными деталями, однако вряд ли вы захотите потом это перечитывать. Поэтому лучше все вместить максимум в 3-5 страниц, идеально — 1-2 страницы.
Как пример, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google-документ или презентация. Также он может выглядеть как задача с метками «Документы» и «Стратегическая» в программе управления проектами Worksection:
Что проясняет УП?
- Какой специалист становится проектным менеджером (ПМ) и какой его круг полномочий
- Цель проекта и его связь с деловыми показателями
- Кем одобрен проект и кто будет его финансировать
- Состав проектной команды, требования и ожидания от проекта, ответственность каждого из его участников
- Критерии успеха
Когда создается УП?
Перед запуском проекта. В это же время с ним должны ознакомиться стейкхолдеры.
Кто разрабатывает и одобряет УП?
Разработкой УП обычно занимаются опытные ПМ. Документ одобряется спонсором проекта.
Что должно содержаться в УП?
- Обзор и обоснование
- Требования и цели
- Имена ПМ, спонсоров, стейкхолдеров
- Состав ПК
- Информация о вовлеченных сторонах
- Риски, ограничения, сильные и слабые стороны, возможности и угрозы
- Ожидаемые показатели
- Распределение обязанностей между каждым участником
- Все доступные и требуемые ресурсы
- Методологии, которые будут использоваться
- Стратегии коммуникации
- Бюджет и сроки
- Расписание
- Ключевые показатели эффективность (KPI) для измерения успешности
Разработка устава проекта
Шаг 1. Определите конечную цель.
Составьте список от 3 до 5 целей поменьше, которые нужно достигнуть в ходе проекта. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во время — то есть соответствуют критериям SMART.
Проанализируйте, как проект может повлиять на бизнес-показатели организации.
Шаг 2. Создать организационную структуру.
Определите конечных пользователей, стейкхолдеров, спонсоров, проектного менеджера, участников проектного комитета и проектной команды. Теперь вы сможете создать организационную структуру для проекта.
В Worksection всех их можно внести учасниками или гостями (статус, удобный для заказчиков, спонсоров и стейкхолдеров) в проект.
Шаг 3. Подготовить план имплементации УП.
Перечислите этапы и процессы во время жизненного цикла проекта. Отметьте ключевые точки и зависимости между процессами. Составьте список с необходимыми ресурсами: оборудованием, ПО, материалами.
Шаг 4. Предусмотрите риски и проблемные моменты.
Если они возникнут, вы уже будете готовы и будете знать, как минимизировать их влияние.
3 главные причины, почему без устава ваш проект рискует провалиться
- Проектному менеджеру будет не хватать полномочий, а проекту — ресурсов. Готовый устав проекта же документирует одобрение от стейкхолдеров. Поэтому ПМ не придется постоянно выбивать дополнительное финансирование или сражаться за свои полномочия.
- Нет понятных ожиданий от проекта. А вот в уставе его цели и задачи подробно описаны. Это уменьшает вероятность, что содержание проекта начнет в дальнейшем разрастаться.
- Проект приведет вас к результатам, которые идут вразрез с целями организации. Ведь в УП, наоборот, обосновывается важность проекта для бизнеса и как он соответствует видению компании.
8 вопросов для создания более эффективного УП
- Было ли потрачено достаточно времени и сил, чтобы понять необходимость запуска проекта? Иначе вы не определите ключевые элементы и цели при составлении УП.
- Имеется ли четкая связь со стратегическими целями компании? Проект принесет пользу, если он имеет логику в глобальной миссии организации.
- Какую ценность проект принесет для собственников и руководства? Как он вписывается в бизнес-цели компании?
- Было ли описание проекта понятно составлено? Когда есть точные показатели для бюджета, сроков, качества, то будет намного легче отобразить более развернутую картину для стейкхолдеров, спонсоров проекта и ПК.
- Цели реалистичные и досягаемые? В обратном случае нет смысла дарить ложные надежды стейкхолдерам и спонсорам.
- Каковы риски для организации, если не запускать проект? Если они минимальные, тогда нужно проанализировать, стоит ли реализовать новую идею. Либо существующие внутренние и внешние риски напротив подталкивают быстрее начать проект.
- Доступны ли требуемые ресурсы? Если нет, то планирование проекта было неудачным. Даже если необходимые ресурсы имеются у компании, нужно предусмотреть нежелательные ситуации при анализе рисков.
- Как реалистично измерить успешность проекта? KPI должны быть пересмотрены, если необъективно отражают прогресс проекта.
Как в Worksection создать устав?
Сперва создайте проект, придумайте для него название соответственно целям. С помощью меню «Пригласить в проект» пригласите пользователей, которые помогут вам создать устав. Заполните поля с информацией об участниках проекта: имя, фамилия, e-mail, отдел.
Также вы можете пригласить заказчиков, выбрав тип «Клиент» при добавлении компании.Теперь создавайте задачи, которые соответствуют 3-5 целям вашего проекта, упомянутым в уставе. Выбирайте меню «Поставить новую задачу», добавьте ее подробное описание: к чему вы стремитесь, какие критерии успешности, есть ли привязка к другим целям.
Далее установите приоритет задачи, назначьте ответственного за выполнение, укажите сроки и затраты.
Определите круг подписчиков для каждой из задач — кого-то она касается прежде всего, а кого-то наоборот мало интересует. При необходимости прикрепляйте файлы и устанавливайте метки для отслеживания выполнения.
Чтобы завершить создание задачи, нажмите «Создать задачу». Если нужно разбить задачу на несколько подзадач, вы можете сразу добавить в режиме «Пакетного добавления задач».
Когда понадобится создать новый проект для другого клиента по этому же уставу, проект и задачи можно скопировать целиком.Вы можете настраивать вид задач в Worksection, сортировать их по приоритетности, ответственным лицам, меткам и др. Также удобно отслеживать, как продвигается выполнение задач в целом и какую часть из запланированного бюджета уже потрачено.
Подписчики могут оставлять свои комментарии к задаче, прикреплять файлы и получать уведомления на электронную почту о других комментариях.Пример устава проекта
Обоснование
Зачем инициирован проект, какие возможности он откроет для компании?
Цели и критерии их выполнения
- ...
- ...
- ...
Краткий план
Какие процессы будут выполнены?
Стейкхолдеры
Заказчик | ФИО |
Спонсор | ФИО |
Проектный менеджер | ФИО |
Участники | ФИО, ФИО, ФИО, ... |
Ключевые этапы
Обозначьте важные даты: время запуска и завершения проекта, когда нужен переход на следующую стадию и сдать заказчику отчет.
Бюджет
Внесите главные расходы.
Ограничения, предположения, риски и зависимости
Ограничения | Какие факторы могут повлиять на проект? |
Предположения | Какие ситуации возникнут, которые помогут вам достичь целей? |
Риски и зависимости | Какие основные риски? К каким результатам могут привести отдельные процессы, должны ли они выполняться последовательно? |
Подписи
ФИО, | ФИО, | ФИО, |
Вердикт
Устав проекта — это документ, который перечисляет ключевые цели проекта, определяет его участников, указывает критерии успешности. Устав важен для проектного менеджера и команды, ведь он закрепляет их полномочия и удостоверяет наличие необходимых ресурсов.
В документе раскрываются новые возможности и потенциальные риски, методология, бюджет и сроки.
Важно, чтобы в уставе была доказана ценность проекта
для компании в разрезе ее долгосрочных целей.
Без составленного вовремя УП проектный менеджер и участники команды рискуют постоянно бороться за круг их влияния и финансирование. Также отсутствие документа может привести к разрастанию проекта.