Затраты и отчеты  >  Создание счетов

Работа со счетами

На странице Отчеты есть вкладка «Счета». Этот раздел позволит вам создавать счета из заданий, отчетов или же просто вручную. Каждый счет привязан к проекту. На общей странице отчетов собраны счета со всех проектов, но сгруппированы они по основным компаниям проектов, в которых они находятся.


Стоит сразу отметить три особенности:

  1. Раздел доступен только Админам с правами Время и Финансы и Владельцу аккаунта.
  2. Работа со счетами не имеет обратной связи с задачами или отчетами. Все изменения в Счетах остаются только в Счетах. Так что смело экспериментируйте.
  3. Этот раздел не предназначен для непосредственного выставления счетов клиентам по всей его форме. Вы не найдете там реквизитов и параметров налоговых отчислений. Подготовленную в разделе таблицу можно экспортировать в XLS, отправить в виде XLS файла на email или распечатать.

Как создавать счета

Проще всего создать новый счёт на основе задач или отчётов. Для этого отметьте нужные строки и нажмите кнопку «В счёт».



В появившемся окне вам будет предложено добавить отмеченные задания в новый или в уже существующий счёт. В таблице самого счёта нет иерархии строк, поэтому когда вы создаёте его из подзадач — необходимо решить их судьбу. Добавить каждую подзадачу отдельной строкой для получения более детального счёта, или же объединить все их значения и записать одной строкой под именем родительской задачи. В любом случае объединить нужные строки вы сможете и позже.

Ваш раздел с уже существующими счетами будет выглядеть примерно так:



1 — Показать/скрыть детали счёта
2 — Сортировка счетов и фильтры по автору и статусу
3 — Карточка счёта

Также на странице есть быстрый поиск как по названию самого счёта, так и входящих в него заданий.

Рассмотрим карточку счёта подробнее:



Статус счёта можно изменить на один из предустановленных прямо здесь. Если отметить счёт, появится меню массовых операций. Вы можете перенести их в другой проект, продублировать или объединить несколько счетов в один. Также справа видна общая сумма всех выбранных счетов. Прочие действия со счетом производятся на странице его детального вида. Для перехода к детальному виду счёта — кликайте в его название.


Работа со счетами

Детальный вид счёта выглядит так:



1 — переименование счёта
2 — смена статуса
3 — добавление в счёт произвольных строк
4 — переименование любой строки счёта (без обратной связи)
5 — ручная смена поля денег
6 — экспорт, отправка, печать

Важно! В сумме участвует только правая колонка. При этом колонки с замочками Время и Деньги служат постоянным ориентиром. Их значения фиксируются на момент добавления в счёт, не изменяются и никогда не попадают в экспорт!


Работа со строками счёта

Основной функцией этой страницы является корректировка правой колонки с окончательными цифрами, которые и попадут в финальный экспорт. Вы можете сделать это вручную. Однако, если ваши сотрудники добросовестно и в срок вносили все расходы — вы можете легко пересчитать их для счета по другой ставке или применить коэффициенты. Это пригодится вам, если ваша компания использует разные часовые ставки для оплаты сотруднику и выставления счета клиенту, а также в случае работы с фиксируемой маржой.

Для этого отметьте строки для пересчёта и выберите в нижнем пункт Формула.



1 До применения формулы финальной суммой счёта было 150 USD. К примеру, установим часовую ставку в 15 USD/час на две верхние строки счета.

2 Поле коэффициента мы не трогаем, поэтому колонка Деньги не будет участвовать в формировании результата. После пересчёта по формуле результат записывается в правую колонку и моментально влияет на общую сумму счёта, делая её равной 405 USD.

Аналогичным образом, с помощью формулы можно пересчитать все финансовые затраты с коэффициентом 1.2 и получить все строки и сумму большую на 20%.

Правила работы с формулой

  1. Пустое поле Ставки или Коэффициента отменяют участие соответствующей колонки в пересчёте.Если оба поля пусты — никакого пересчёта не произойдёт.
  2. Для пересчёта времени по новой ставке — заполняйте только поле ставки, оставляя пустым коэффициент.
  3. Для пересчета денег по коэффициенту — заполняйте только его, оставляя пустым время.
  4. Одновременное заполнение двух полей в формуле умножит время на новую ставку, а затем добавит к этому деньги умноженные на коэффициент.
  5. Ноль, вписанный в любое из полей формулы приведёт к нулевому результату на выходе по всей колонке.

Прочие возможности работы со строками

Кроме формулы, с помощью нижнего меню выбранные строки счёта можно Объединить в одну (просуммировав все значения), переместить вверх или вниз, удалить.

Напоминаем, что после отправки заданий в счет они фактически становятся статическими строчками без какой-либо обратной связи. Объединяйте похожее, удаляйте лишнее, смело поступайте с ними как вам заблагорассудится.


Практические советы

С помощью этого раздела вы можете не только легко генерировать счета для клиентов, но и параллельно учитывать расходы и формировать зарплаты сотрудников. А с использованием ставок это может превратиться в дело нескольких минут.

Предположим, ваши сотрудники регулярно и прилежно вносят временные затраты к задачам над которыми они работают, потому что от этого зависит их оклад. Также предположим, ваша компания занимается поддержкой клиента на долгосрочной основе. Задачи при этом остаются открытыми многие месяцы. Вашей компании каждый месяц нужно сделать две вещи:
  1. Выставить счет Клиенту
  2. Выплатить вознаграждения сотрудникам

Проще простого. Заходим в отчёт по задачам, выбираем период — прошлый месяц. Выделяем всё что есть, отправляем в счет. В детальном виде счета применяем пересчет по формуле со ставкой 20.

Возвращаемся в отчёт по задачам, к периоду прошлого месяца добавляем фильтрацию по сотруднику. Выделяем всё что есть и отправляем в счёт, назвать который можно «Зарплата Сергея за Октябрь». Отмечаем все строки и пересчитываем по ставке 15.

Итак, за несколько минут, только на основании учтённого времени мы сформировали счёт для клиента по одной ставке, и зарплату сотруднику по ставке немного меньшей.

Аналогичные операции можно проделывать и с полем деньги. Например, сотрудники вашей компании работают по ставкам и видят не только время, но и заработанные деньги. Тогда всё что нужно сделать руководителям для формирования счёта клиенту — применить определённый умножающий коэффициент.

TIPS & TRICKS Мы не запрещаем иметь счета со знаком минус. Если доходы записывать как обычно, а счета расходов со знаком минус, то отметив их все за месяц — в правой нижней части экрана можно будет увидеть прибыль ;-)
ответы по темам
поиск ответа

Обучающее видео

на нашем YouTube канале


Не смогли найти ответ?Обращайтесь в службу поддержки!
 
Партнерская программа Вы рекомендуете Worksection,
— мы отдаём вам первые 25$

skype / worksection
Copyright © 2008-2017 Worksection™ / Made in Ukraine
RU