27 травня 2021   •   Алина Кривенец   •   8 min read

Як обрати таск-менеджер у 2022 році?

За останні декілька років суттєво змінилися умови роботи більшості компаній. Пандемія, дистанційна робота та підвищені вимоги до ефективності бізнесу підштовхують компанії до пошуку рішень, які допоможуть їм спростити роботу, реалізовувати більшу кількість проектів та підвищувати результативність і прибутковість. 

Майже кожному бізнесу в епоху діджиталізації, як під час офісної, так і дистанційної роботи, необхідний таск-менеджер.
Ці системи з кожним роком стають все розумнішими, розширюється функціонал, що допомагає організувати роботу над задачами та проектами. Легко інтегруються з іншими ІТ-рішеннями та ведуть облік витрат часу і фінансів для швидкого аналізу поточної ситуації.

Наша команда щодня проводить десятки інтерв’ю з компаніями, які шукають для роботи систему управління проектами. Ми вирішили структурувати основні критерії та розібрати найпопулярніші вимоги до таск-менеджерів. 

У статті ми порівняли можливості найпопулярніших систем управління проектами і задачами. Прочитавши статтю, ви зрозумієте, який сервіс найкраще підійде для вашої організації і на що звернути увагу під час вибору таких систем. 

Для чого компанії потрібен таск-менеджер?

Поки команда невелика, задачі можна ставити та вести по ним комунікацію в месенджерах або через Excel. Але коли проектів стає більше, важливі повідомлення та файли губляться серед великої кількості листувань. Тому компанії потребують спільного робочого простору для постановки задач, комунікації та аналізу роботи. 

Наприклад, такий шлях пройшов підрозділ інтернет-продажів компанії ІБІС. Перший час вони ставили задачі усно, але коли компанія зростала, а об'єм роботи почав збільшуватися, виникла потреба у систематизації процесів. Зараз команда ІБІС використовує Worksection для постановки задач, аналізу виконаної роботи та планування. 

У сфері архітектури та будівництва таск-менеджер особливо важливий для управління великими проектами. Так, в Архітектурному бюро Polyakova до впровадження системи управління проектами робочі процеси велись у Google-документах. Але чим більше проектів та команд — тим менш комфортно працювати таким способом. Тому бюро прийняло рішення про впровадження таск-менеджера для зручності роботи з різними проектами і командами.

Проаналізувавши наші бізнес-кейси, ми виділили 6 причин, чому компанії використовують таск-менеджер: 

  1. Систематизують процеси: ділять проект на задачі та підзадачі, відмічають проходження задачі по етапам, вибодовують робочі процеси.
  2. Планують роботу: в календарі, Канбан-дошках та діаграмі Ганта.
  3. Контролюють результати: створюють та аналізують звіти, ведуть облік робочого часу, визначають, скільки ресурсів було витрачено на проект.
  4. Зберігають файли та систематизують інформацію.
  5. Підтримують зв’язок між працівниками та клієнтами.
  6. Ведуть комунікацію, щоб всі рішення та коментарі по роботі були в одній системі. 

Як обрати таск-менеджер: 7 критеріїв оцінки

В таск-менеджерах можна ставити задачі та відмічати вже виконані. Далі починаються відмінності: в одного сервісу є Канбан-дошки, у іншого — інтеграція, наприклад, з месенджерами або ІР-телефонією. В одному сервісі може бути мінімальний, але достатній функціонал, а на адаптацію до іншого або налаштування бізнес-процесів піде не один місяць.

Ми виділили 7 критеріїв оцінки таск-менеджера, за якими перевірили найпопулярніші рішення:

  1. Зручність використання. Впливає на те, як швидко команда адаптується до програми та чи захоче нею користуватися. Якщо вам потрібно дивитися у FAQ, щоб зрозуміти, як поставити задачу або змінити термін задачі — з таск-менеджером щось не так.
  2. Універсальні інструменти. Для зручної роботи над проектами різної складності та тривалості важливою є наявність універсальних інструментів, таких як Канбан та Діаграма Ганта, а також різні види відображення задач (наприклад, Список, По людям тощо).
  3. Облік часу (таймер). Дуже корисна опція, яка допоможе контролювати витрати часу та те, наскільки завантажені працівники, і розуміти, скільки часу в середньому займають задачі. Компанії з погодинною системою оплати за допомогою таймера оцінюють витрати по проекту та розраховують заробітну плату працівників або виставляють рахунок клієнту.
  4. Дашборд і звіти. Такі можливості таск-менеджера дозволяють швидко і легко аналізувати прогрес роботи над проектом за допомогою візуальних індикаторів, контролювати витрати та збирати швидку статистику для зустрічей команди. 
  5. Інтеграції. Один із найважливіших та найпопулярніших функціоналів. Таск-менеджер не завжди може повністю замінити месенджер або онлайн-календар. Проте інтеграції допомагають зв’язати потрібний додаток з таск-менеджером. Так, терміни задач або проектів потряплять до Google-Календаря, а створену задачу можна буде відразу обговорити в Telegram, Slack або Facebook-мессенджері.
  6. Техпідтримка. Швидка 24/7 техпідтримка на зручній вам мові сильно впливає на бажання команди працювати з сервісом. Оперативні та зрозумілі відповіді з прикладами і картинками роблять процес адаптації працівників до системи набагато простішим. 
  7. Мобільна версія. Щоб не прив’язувати працівника до ПК, повинна бути можливість ставити та змінювати задачі, спілкуватися та додавати файли через смартфон. 

ТОП-6 таск-менеджерів

Jira — потужний сервіс для IT-команд

Jira — сервіс, у якому проекти складаються із задач-тасків. Jira влаштована під реєстрацію та виконання запитів на обслуговування, тому його часто використовують ІТ-команди, як в digital-агентстві Postmen. У 2015 році вийшов Jira Core для управління проектами, з простішим інтерфейсом. 

Вартість користування Jira залежить від кількості користувачів у системі: $7.5-$14.5 на місяць за одного користувача.


Перевага і одночасно недолік Jira — високий рівень кастомізації. На основі АРІ та плагінів можна налаштувати Jira, щоб надсилати сповіщення в корпоративний чат, приховувати неактуальні коментарі до задачі та багато іншого, але для цього знадобиться допомога спеціаліста з налаштування.

Worksection — інтуїтивна система управління проектами

Worksection — це легке та швидке управління проектами для різних команд за популярними методологіями як Agile, так і Waterfall. З останнім оновленням системи з’явився новий розділ для швидкого та легкого аналізу поточного статусу роботи над проектом — Дашборд проекту. 



Бізнес-процес також можна відтворити та автоматизувати у вигляді Канбан-дошки, де задачі переходять по етапам установленого процесу. Щоб не заплутатися у великій кількості задач, у кожної з яких свій термін початку та закінчення, можна використати діаграму Ганта і календар, який синхронізується з популярними онлайн-календарями, такими як Google, Apple, Outlook.

Перед початком робочого дня працівникові на email надходить щоденний дайджест новин по задачам, у яких підходять терміни, та по простроченим задачам.

У мене виникає риторичне питання: як можна працювати та не користуватися продуктом, таким як Worksection? Це ж дуже зручно.
Анастасія Ольшанська, Product owner в GeniusMarketing
У Worksection інтуїтивний інтерфейс та висока стабільність роботи сервісу, але не так багато можливостей по кастомізації, як, наприклад, в Jira. Разом з тим, там можна налаштувати скрипт, за яким заявки на сайті компанії автоматично перетворяться в задачі проекту. Звіти також створюються автоматично — достатньо встановити необхідні параметри, вказати потрібні терміни та команду.

Якщо захотіти перейти з іншого таск-менеджера на Worksection, проекти, задачі, коментарі тощо можна перенести автоматично з багатьох популярних таск-менеджерів. 

Monday.com 

Monday.com – ще одна популярна система управління задачами з простим інтерфейсом користувача. Підійде як середнім так і великим командам, які працюють над різноманітними проектами.

Ключовою особливістю Monday.com є ефективне відображення даних. Можна відстежувати свої задачі на декількох дошках та управляти своїм робочим навантаженням. В системі також доступні різні види відображення, такі як Діаграма Ганта та Шкала часу, для всіх тарифів, окрім базового. 



Monday.com пропонує чотири тарифні плани залежно від кількості користувачів. Вартість доступу варіюється від $8 до $16 за користувача. Всі плани передбачають 14-денну безкоштовну пробну версію таск-менеджера з необмеженою кількістю дошок. 

Basecamp — чек-листи та заміна діаграмі Ганта

Basecamp (Basecamp 3) — таск-менеджер на основі чек-листів. Це продукт колишньої студії 37signals, керівники якої — Джейсон Фрайд і Девід Хенсон — написали дві книги про запуск та оптимізацію бізнесу. У Basecamp є версія для ПК і додаток Android та iOS, хоча працювати можна і через браузер. Замість діаграми Ганта в Basecamp використовується власна розробка — Hill Charts, яка ділить прогрес задачі на дві частини: вгору по схилу (пошук рішення задачі) і вниз за схилом (виконання задачі). 



Мінусом Basecamp є його вартість: місяць роботи обійдеться в $99. Щоб знизити ціну, використовуйте безкоштовний тестовий місяць, а потім оплатіть підписку на рік, щоб отримати 2 місяці в подарунок. Також в Basecamp немає Канбан-дошок та цілодобової підтримки.

Trello — управління задачами з Канбан

Trello — система для управління проектами на основі Канбан-дошок, яким володіють Atlassian, розробники Jira. Проекти представлені у вигляді дошок, в яких додаються стовпчики з етапами проходження задачі. Trello популярний у фрілансерів та невеликих команд. 

В Trello також є система автоматизації Butler. У ній ви створюєте команди та правила, за якими вони запускаються. Розібравшись, можна налаштувати Butler так, щоб система автоматично обирала виконавця задачі, ставила терміни або переносила задачу на наступний етап.

Почали знайомство зі світом таск-трекерів разом з Trello. Це зручний таск-трекер для рекламної компанії невеликого розміру.
Юлія Беліцька, маркетинг-директор Idea Digital Agency
Безкоштовна версія Trello часто використовується як перший таск-менеджер у компанії. Інтеграції представлені у вигляді покращень, які підключаються окремо. До покращень також відносяться окремі інструменти такі як фільтр прострочених задач. У безкоштовній версії можна підключити тільки одне покращення. Також в безкоштовній версії не можна прикріпити файл більше 10 Мб. Стандартний тарифний план починається з $5 за користувача на місяць та розширює можливості системи порівняно з безкоштовним тарифом. Premium-тариф обійдеться вже в $10 за користувача на місяць.

Asana — таск-менеджер із вбудованим навчанням

Asana — потужний таск-менеджер з мобільним додатком. Задачі можна ставити в Канбан-дошках та управляти термінами через діаграму Ганта. У списку інтеграцій є сервіси Google та Adobe, програми для роботи з файлами, звітами та для ведення обліку часу. Для швидкої адаптації команди працює проект Asana Academy, де можна розібратися в окремих функціях таск-менеджера на онлайн-курсах з тестами та завданнями. 



На безкоштовному тарифі Asana за функціями ідетична до Trello. За умови оплати за місяць Asana обійдеться в $11 за працівника.

На жаль, в Asana немає вбудованого тайм-трекера, тому рахувати витрачений час доведеться через сторонній сервіс, після чого вносити витрачений на задачу час вручну.



Жоден із запропонованих таск-трекерів не сподобався? Список суб’єктивний, і ми це розуміємо. Доповніть критерії оцінки з урахуванням специфіки вашої компанії та протестуйте власний список таск-менеджерів.

Напишіть у коментарях, який таск-менеджер використовуєте ви і в якій компанії. А якщо користуєтесь системою не з нашого списку, розкажіть, чим вам сподобався цей таск-менеджер.


відповісти
Антон 14 січня 2021
Еще какое-то время для своей веб-студии разрабатывали собственное решение, но его развитие оказалось дорогим и мы закрыли проект.

esc
Поділитись у
или
Новинки
Наша команда підготувала чергову інтеграцію, яка спростить управління проектами, контроль задач та реакцію на події за ними за допомогою улюблених месенджерів. У Worksection вже реалізовані інтеграції...
25 липня 2022   •   2 min read
Школа PM
Багатозадачність – тренд сьогодення для багатьох фахівців, зокрема для project-менеджерів. Для них робота над кількома проектами одночасно – звична рутина. Щоб зробити одночасне керування кількома проектами...
20 липня 2022   •   21 min read
Школа PM
Продуктивність - це важливий економічний показник, який відображає співвідношення витрат до отриманої користі. Продуктивність залежить від багатьох факторів, які можуть її підвищити або знизити. Сьогодні...
11 липня 2022   •   19 min read

Більш ніж 1000 компаній використовують Worksection . Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1000 компаній

Відмінно!