25 січня 2020   •   Yaroslav Boruta   •   13 min read

Як обрати таск-менеджер у 2020 році?

Стартапам або великому бізнесу потрібні таск-менеджери. В інтерв’ю з нашими клієнтами ми розуміємо, з якими запитами вони шукали менеджер задач на насиченому ринку. Вирішили структурувати ці критерії і розібрати найбільш популярні таск-менеджери. Прочитавши статтю, ви зрозумієте, який сервіс підійде під задачі вашої організації і на що звернути увагу, якщо хочете вибрати програму для планування задач не з нашого списку.

Навіщо компанії потрібен таск-менеджер?

Поки команда невелика, задачі можна ставити і вести під час листування в месенджері. Коли проектів стає багато, потрібен загальний робочий простір, в якому будуть вести задачі, спілкуватися і аналізувати роботу. Наприклад, такий шлях пройшло маркетингове агентство Idea Digital. Перший час вони ставили задачі в Telegram, але з ростом компанії знадобилася окрема система для управління проектами. Зараз команда Idea Digital використовує Worksection для постановки задач, спілкування з клієнтом і командою, обміну документами і відправки звітів.


У сфері будівництва таск-менеджер особливо важливий для управління великими проектами. Так, бюро Mono Architects до впровадження менеджера задач відстежували етапи проекту через три канали: месенджер, пошту і телефон. Через структуру проекту довелося впровадити таск-менеджер в компанію: кожен проект архітектурного бюро ділиться на 4 етапи із задачами і підзадачами. У кожної із задач є свої відповідальні, пріоритети і терміни виконання. Такий онлайн планувальник задач об’єднує канали зв’язку і допомагає вибудувати структуру роботи над великою кількістю задач в проекті


Якщо у вас вже вибудувана архітектура проекту, таск-менеджер прискорить роботу з новими задачами. Наприклад, в Vintage Web Production розробили шаблони основних процесів, які копіюються в реальні проекти. Типовим задачам дають назви за шаблоном, щоб продакт — і сейл-менеджери могли швидко розібратися в новому проекті. Це було неможливо на початку роботи Vintage, коли для ведення і оцінки задач використовували Excel, пошту, планерки і канбан-дошки.

Проаналізувавши наші бізнес-кейси, ми виділили 6 причин, для чого компанії використовують таск-менеджер:

  1. Систематизують процеси: розбивають проект на задачі і підзадачі, відзначають проходження задач по етапах, вибудовують workflow.
  2. Планують роботу: в календарі, канбан-дошках і діаграмі Ганта.
  3. Відстежують результати: створюють і аналізують звіти, враховують робочий час, визначають, скільки ресурсів витрачено на проект.
  4. Зберігають файли і збирають інформацію.<\/li>
  5. Пов’язують проектного менеджера і команду з клієнтом.<\/li>
  6. Об’єднують канали зв’язку, щоб все спілкування і рішення по роботі записувалися в одну систем

Як вибрати таск-менеджер: 7 критеріїв оцінки

У всіх таск-менеджерах можна ставити задачі і відзначати виконані. Далі починаються відмінності: у одного сервісу є канбан-дошки, в іншого — інтеграція з IP-телефонією. В одному сервісі може бути необхідний мінімум функцій, а на адаптацію до другого піде не один місяць. Тому ми виділили 7 критеріїв оцінки таск-менеджера, за якими перевірили найбільш популярні програми. Жоден з таск-менеджерів в статті не сподобався? Список суб’єктивний і ми це розуміємо. Доповніть критерії оцінки з урахуванням специфіки вашої компанії і протестуйте власний список таск-менеджерів.

Зручність використання. Впливає на те, як швидко команда адаптується до програми і чи захоче нею користуватися. Якщо вам потрібно дивитися в FAQ, щоб зрозуміти, як поставити задачі або змінити терміни до них — з таск-менеджером щось не так.

Постановка задач. Впливає на те, яку інформацію можна додати у задачу. Канбан, список, по людям.

Облік часу. З урахуванням часу ви будете бачити, наскільки завантажені співробітники, і скільки часу в середньому займають задачі. Компанії з погодинною системою оплати за допомогою обліку часу оцінюють вартість проекту і зарплату співробітників.

Інтеграція. Таск-менеджер не замінить месенджер або особистий календар. Але з інтеграціями ви зможете пов’язати потрібну програму з таск-менеджером. Так, терміни завершення задач потраплять в Google Календар, А створену задачу можна буде відразу обговорити в Slack.


Звіт. Якщо таск-менеджер підтримує функцію звітів, ви зможете підрахувати ROI або маржу, спрогнозувати завантаження команди і оцінити ефективність роботи.
Техпідтримка. Як і критерій зручності використання, впливає на швидкість адаптації команди і бажання працювати з сервісом. Техпідтримка також потрібна, якщо ви хочете інтегрувати сторонній додаток або розробити тарифний план для компанії.

Мобільна версія. Щоб не прив’язувати співробітника до ПК, повинна бути можливість ставити і змінювати задачі, спілкуватися і додавати файли в смартфоні. За словами СЕО TEBIN, Олександра Нікітіна, ключовим критерієм для вибору таск-менеджера була наявність мобільного додатку.

ТОП-6 таск-менеджерів

Jira-потужний сервіс для IT-команд


Jira-сервіс, в якому проекти складаються із задач-тікетів. Jira заточений під реєстрацію і виконання запитів на обслуговування, тому його часто використовують IT-команди. Так, В Vintage Web Production програмісти і верстальники спочатку використовували Jira. У 2015 році вийшов Jira Core з упором на управління проектами, з більш простим інтерфейсом. Вартість користування Jira вважається за кількістю користувачів в системі: $10 — $14 на місяць за одного користувача.
Перевага і одночасно недолік Jira-високий рівень кастомізації. На основі API і плагінів можна налаштувати Jira, щоб відправляти нагадування в Корпоративний чат, приховувати неактуальні коментарі до задачі і багато іншого. Але для цього знадобиться допомога фахівця-через це Віталію Цимбалюку в One2 довелося відмовитися від Jira в роботі по Scrum.

Flow-командний таск-менеджер для користувачів Slack

Якщо працювали з Asana, Trello або Basecamp, то швидко розберетеся в Flow. Зручна фішка сервісу — можливість ставити задачі в Slack, використовуючи команду/flow, або через email. Також виділяється можливість експортувати проект або окрему задачу в PDF, CSV або HTML.
Як і в Jira, таск-менеджер Flow використовує REST API-а це означає, що при великому бажанні ви зможете налаштувати Flow під запити компанії. І можливо вам доведеться це зробити, тому що" з коробки " Flow інтегрується тільки з Dropbox, Google Drive, Slack і тайм-трекером Harvest.
Від конкурентів Flow відрізняється малим тестовим періодом-всього 15 безкоштовних днів. Преміум-тариф виходить навіть дорожче, ніж в Jira: $15 на місяць за одного користувача проти $14 в Jira. Зате річна підписка на 20% дешевше: $12 на місяць за Користувача.

Basecamp-чек-листи і заміна діаграмі Ганта

Basecamp (Basecamp 3)-таск-менеджер на основі чек-листів. Це продукт колишньої студії 37signals, керівники якої-Джейсон Фрайд і Девід Хенссон — написали дві книги про запуск і оптимізацію бізнесу. У Basecamp є додаток на ПК, Android і iOs, хоча працювати можна і в браузері. Замість діаграми Ганта в Basecamp використовується власна розробка-Hill Charts, яка ділить прогрес завдання на дві частини: вгору по схилу (пошук рішення задачі) і вниз по схилу (виконання завдання).
Мінусом Basecamp є вартість: місяць роботи обійдеться $99. Щоб знизити ціну, використовуйте безкоштовний тестовий місяць, і потім сплатіть підписку на рік, щоб отримати 2 місяці в подарунок. Також в Basecamp немає канбан-дощок і цілодобової підтримки.

Trello-управління задачами з Канбан

Trello-додаток для управління проектами на основі канбан-дошок. Цікаво, що власниками Trello з 2017 року стала компанія Atlassian — розробники Jira. Проекти представлені у вигляді дошок, в яких додають стовпці з етапами проходження задач. Trello використовують окремі фрілансери і невеликі команди.
Нещодавно в Trello додали систему автоматизації Butler. У ній ви створюєте команди версії не можна прикріпити файл більше 25 Мб. Підписка Business Class обійдеться в $10 за Користувача в місяць.

Asana-таск-менеджер з вбудованим навчанням

Asana-простий таск-менеджер з мобільним додатком. Задачі можна ставити в канбан-дошках і управляти термінами через діаграму Ганта. У списку інтеграцій є сервіси Google і Adobe, програми для роботи з файлами, звітами і для ведення обліку часу. Для швидкої адаптації команди працює проект Asana Academy, де можна розібратися в окремих функціях таск-менеджера на онлайн-курсах з тестами і завданнями.
На безкоштовному тарифі Asana за функціями ідентичний Trello. При оплаті за місяць Asana обійдеться в $11 за співробітника.

Worksection здався найбільш інтуїтивно зрозумілим сервісом для таск-менеджменту. Не довелося навіть дивитися відео-інструкції. Зараз в Worksection активно проходить комунікація всієї команди.
На жаль, в Asana немає вбудованого тайм-трекера, тому враховувати витрачений час доведеться через сторонній сервіс. Також в таск-менеджері не підтримується українська та російська мови.

Worksection — Agile-система управління проектами

Worksection-менеджер задач для Agile-команд. Бізнес-процес можна відобразити у вигляді канбан-дошки, по якій задачі переходить всі етапи процесу. Щоб не заплутатися у великій кількості задач, у кожної з яких — свій термін запуску і закінчення, можна використовувати діаграму Ганта. Діаграма синхронізується з особистим календарем.

Перед початком робочого дня співробітнику по email приходить дайджест новин — зі змінами в задач, коментарями і нагадуваннями.і правила, за якими вони запускаються. Покопавшись, можна налаштувати Butler так, щоб система автоматично вибирала виконавця завдання, ставила терміни або переносила завдання на наступний етап.

Почали знайомство зі світом таск-трекерів разом з Trellо. Це зручний таск-трекер для рекламної компанії невеликого розміру.

Інтеграції представлені у вигляді поліпшень, які підключаються окремо. До поліпшень також відносяться окремі інструменти типу фільтра прострочених задач або WIP-ліміти. У безкоштовній версії можна підключити тільки одне поліпшення. Також у безкоштовній
Дар’я Морська, New Business Manager в Sasquatch Digital
У Worksection не так багато можливостей по кастомізації, як в Jira. Але є цікаві опції: наприклад, можна налаштувати скрипт, за яким заявки на сайті компанії автоматично перетворяться у задачі проекту (за допомогою Google Forms). Звіти теж створюються автоматично-досить вибрати один з фільтрів.
Якщо захочете перейти з іншого таск-менеджера на Worksection, задачы, коментарі та файли можна перенести автоматично. Це такі сервіси як Basecamp, Asana, Jira, MS Project, Мегаплан.
Напишіть в коментарях, який таск-менеджер ви використовуєте і в якій компанії. А якщо використовуєте додаток не з нашого списку, розкажіть, чим вам сподобався цей таск-менеджер.
відповісти
Антон 14 січня 2021
Еще какое-то время для своей веб-студии разрабатывали собственное решение, но его развитие оказалось дорогим и мы закрыли проект.

esc
Поділитись у
или
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через