27 июня 2019   •   Дмитрий Козак   •   7 min read

Visotsky Consulting: управление проектами в консалтинге

Анастасия Мельникова
Директор и управляющий Visotsky Consulting

О компании:

  • Консалтинговое агентство;
  • 120 сотрудников в СНГ секторе;
  • Более 10 лет на рынке;
  • Более 500 успешных проектов;
  • Клиенты: Чех Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies и другие.

Компания должна работать на вас, а не вы на нее

Visotsky Consulting на рынке с 2008 года. Наша цель проста — помочь малому и среднему бизнесу развиваться и для этого мы обучаем предпринимателей эффективному управлению в ходе программы школы владельцев бизнеса. Высоцкий консалтинг работает в Украине, Белоруссии, Казахстане, России, Америке и Тайване.



Школа владельцев бизнеса — это 12-и месячный консалтинговый проект, в котором мы обучаем основателей компаний как управлять компанией. Подготовку уже закончили более 500 компаний.


Полная версия интервью на нашем Youtube Worksection


Почему Worksection?

Далее Анастасия Мельникова расскажет про выбор системы управления для консалтинговой компании:


Главные ресурсы любой компании — время, деньги, люди. Важно планировать и учитывать рабочее время сотрудников, контролировать расходы компании и правильно планировать проекты.

Для всей проектной работы, а так же для управления сотрудниками — руководители компаний используют программы для управления проектами, или по-простому — таск-трекеры.

Таск-трекер — программа для отслеживания активности компании. В нём можно назначать задачи, сроки, контролировать статус задач и анализировать эффективность компании.
Microsoft Planner — наш первый таск-трекер. Он простой и удобный, но нам не хватало интеграций с Google-сервисами, которыми пользуется вся компания. Далее мы перешли на Битрикс 24.

С Битриксом было сложнее всего, ведь на его адаптацию и внедрение нужно нанимать специалистов. В итоге, потратили кучу денег, много усилий и несколько месяцев, чтобы настроить и доработать систему под наши потребности. Получился сложный и перегруженный инструмент, которым мы пытались заменить все нужды компании: и управление проектами, и маркетинг, и взаимодействие всех сотрудников.


Нам был необходим инструмент с:


  • простым интерфейсом, чтобы каждый сотрудник мог в нём разобраться в короткий срок;
  • гибкой структурой проектов с задачами, подзадачами и чек-листами;
  • кастомизацией задач: приоритеты, сроки, метки и ответственные;
  • инструментами для планирования: диаграмма Ганта, канбан доски, календарь и учет времени;
  • системой отчетов — план-факт по задачам за неделю;
  • русским, украинским и английским языками интерфейса для простой адаптации всех филиалов на территории СНГ и за пределами.
  • мобильным приложением для быстрого фидбэка от сотрудников прямо со смартфона.

Результат:

Рассматривали много таск-трекеров, но подходящий инструмент мы нашли на украинском рынке. Уже более года используем Worksection как основной инструмент управления проектами консалтинга. Это простая и интуитивная система, по приемлемой цене, понятна как IT-специалисту, так бухгалтеру и секретарю. За счет поддержки разных языков Worksection интегрирован в наших заграничных филиалах.


Worksection — швейцарский нож на кухне управления проектом

Какими инструментами пользуетесь?

У нас есть стратегическое планирование, недельное планирование, ежедневные координации на разных уровнях и зависимости от подразделения. В Worksection мы ведем все проекты компании и в этом нам помогают следующие инструменты:


  • Календарь

Для команды нашей компании было очень важно, что Worksection интегрируется с Google Calendar. В календаре Worksection проходит планирование регулярных действий и координация работ, а после синхронизации все данные отображаются в личных гугл-календарях сотрудников.


Календарь Worksection





синхронизация с Google Calendar



  • Список задач

Worksection помогает посмотреть на загрузку человека. Когда видно какое количество задач у сотрудника в проекте — мы можем оценить сколько работы он еще сможет выполнить.


Список задач по фильтру участника


  • Приоритеты

Активно используем приоритеты в задачах. В Worksection можно поставить приоритет для задачи от 1 до 10, но мы используем простую градацию приоритетов:

1 — для регулярных задач;

5 — для простых задач;

10 — для задач, которые нужно выполнить срочно.


Переключение приоритетов в Worksection



  • Диаграмма Ганта

Для наглядного плана работы используем диаграмму Ганта. Таблица отлично визуализирует сроки задач в рамках одного проекта. Диаграмма не только отображает запланированные сроки в таблице, но и позволяет легко ими манипулировать.


Диаграмма Ганта в Worksection



  • Отчёты

На еженедельной основе мы смотрим сколько задач всего в каждом проекте, сколько было выполнено на прошлой неделе и количество горящих задач в проекте. Все данные мы берем в Worksection из отчетов.

  1. Количество запланированных задач в проекте;
  2. количество выполненных задач в проекте;
  3. горящие задачи в проекте (помечаются красной точкой).


Отчеты по проектам в Worksection



Приватность данных и работа с клиентами

В первую очередь мы узнаем — работают ли клиенты с таск-трекерами. Если да, то добавляем клиента в Worksection. Для того, чтобы было видно работу компании клиента подключаемся к их проектам. Так мы можем следить за развитием, анализировать действия клиента, ставить им задачи и принимать участие в обсуждениях.

Помогает наличие приватности в Worksection. Все конфиденциальные данные и внутренние проекты нашей компании по умолчанию скрыты от глаз клиента. Настройки приватности очень гибкие и каждую задачу можно скрыть от определенного круга людей.


FAQ: Как ограничить видимость задачи?


Кому порекомендуете Worksection?

Я бы рекомендовала всем владельцам малого и среднего бизнеса внедрять Worksection. Начиная на этапе, когда уже есть минимум 2 руководителя, которые отвечают за развитие компании, забывается последовательность, сроки и даже задачи. Worksection не только запоминает всю информацию по проектам, но и позволяет анализировать результаты компании.


Правильное планирование проектов помогает направить команду на достижение точных показателей.



Опубликовать

Worksection помогает настроить работу целого агенства. Если не фиксировать задачи, то есть очень большая вероятность что-то упустить.  
20 июня 2019   •   6 min read
О компании: Digital агентство120 сотрудников13 лет на рынкеБолее 6 лет с WorksectionКлиенты: Toshiba, PepsiCo, Freshline, Prostor, Morosha и другие ArtJoker на рынке с 2006 года. Мы занимаемся разработкой...
10 апреля 2019   •   6 min read
Большинство task-менеджеров заточены под IT-компании и плохо приспособлены для реалий работы digital-агентства. Мы нашли наш инструмент, это — Worksection!
8 апреля 2019   •   8 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейсы PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 48...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Artjoker Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти