25 января 2020   •   Ярослав Борута   •   13 min read

Как выбрать таск менеджер в 2020 году?

Стартапам или большому бизнесу нужны таск-менеджеры. В интервью с нашими клиентами мы понимаем, с какими запросами они искали менеджер задач на насыщенном рынке. Решили структурировать эти критерии и разобрать наиболее популярные таск-менеджеры. Прочитав статью, вы поймете, какой сервис подойдет под задачи вашей организации и на что обратить внимание, если хотите выбрать программу для планирования задач не из нашего списка.

Зачем компании нужен таск-менеджер?

Пока команда небольшая, задачи можно ставить и вести во время переписки в мессенджере. Когда проектов становится много, нужно общее рабочее пространство, в котором будут вести задачи, общаться и анализировать работу. К примеру, такой путь прошло маркетинговое агентство Idea Digital. Первое время они ставили задачи в Telegram, но с ростом компании понадобилась отдельная система для управления проектами. Сейчас команда Idea Digital использует Worksection для постановки задач, общения с клиентом и командой, обмена документами и отправки отчетов.

В сфере строительства таск-менеджер особенно важен для управления большими проектами. Так, бюро Mono Architects до внедрения менеджера задач отслеживали этапы проекта через три канала: мессенджер, почту и телефон. Из-за структуры проекта пришлось внедрить таск-менеджер в компанию: каждый проект архитектурного бюро делится на 4 этапа с задачами и подзадачами. У каждой из них — свои ответственные, приоритеты и сроки выполнения. Такой онлайн планировщик задач объединяет каналы связи и помогает выстроить структуру работы над большим количеством задач в проекте.

Если у вас уже выстроена архитектура проекта, таск-менеджер ускорит работу с новыми задачами. Например, в Vintage Web Production разработали шаблоны основных процессов, которые копируются в реальные проекты. Типовым задачам дают названия по шаблону, чтобы продакт- и сейл-менеджеры могли быстро разобраться в новом проекте. Это было невозможно в начале работы Vintage, когда для ведения и оценки задач использовали Excel, почту, планерки и канбан-доски.

Проанализировав наши бизнес-кейсы, мы выделили 6 причин, как компании используют таск-менеджер:
  1. Систематизируют процессы: разбивают проект на задачи и подзадачи, отмечают прохождение задачи по этапам, выстраивают workflow.
  2. Планируют работу: в календаре, канбан-досках и диаграмме Ганта.
  3. Отслеживают результаты: создают и анализируют отчеты, учитывают рабочее время, определяют, сколько ресурсов потрачено на проект.
  4. Хранят файлы и собирают информацию.
  5. Связывают проектного менеджера и команду с клиентом.
  6. Объединяют каналы связи, чтобы всё общение и решения по работе записывались в одну систему.

Как выбрать таск-менеджер: 7 критериев оценки

Во всех таск-менеджерах можно ставить задачи и отмечать выполненные. Дальше начинаются различия: у одного сервиса есть канбан-доски, у другого — интеграция с IP-телефонией. В одном сервисе может быть необходимый минимум функций, а на адаптацию ко второму уйдет не один месяц. Поэтому мы выделили 7 критериев оценки таск-менеджера, по которым проверили наиболее популярные программы. Ни один из таск-менеджеров в статье не понравился? Список субъективный и мы это понимаем. Дополните критерии оценки с учетом специфики вашей компании и протестируйте собственный список таск-менеджеров.
  1. Удобство использования. Влияет на то, как быстро команда адаптируется к программе и захочет ли ей пользоваться. Если вам нужно смотреть в FAQ, чтобы понять, как поставить задачу или изменить сроки задачи — с таск-менеджером что-то не так.
  2. Постановка задачи. Влияет на то, какую информацию можете добавить в задачу. Канбан, список, по людям.
  3. Учет времени. С учетом времени вы будете видеть, насколько загружены сотрудники, и сколько времени в среднем занимают задачи. Компании с почасовой системой оплаты с помощью учета времени оценивают стоимость проекта и зарплату сотрудников.
  4. Интеграции. Таск-менеджер не заменит мессенджер или личный календарь. Но с интеграциями вы сможете связать нужное приложение с таск-менеджером. Так, сроки завершения задач попадут в Google Календарь, а созданную задачу можно будет сразу обсудить в Slack.
  5. Отчеты. Если таск-менеджер поддерживает функцию отчетов, вы сможете подсчитать ROI или маржу, спрогнозировать загрузку команды и оценить эффективность работы.
  6. Техподдержка. Как и критерий удобства использования, влияет на скорость адаптации команды и желание работать с сервисом. Техподдержка также нужна, если вы хотите интегрировать стороннее приложение или разработать тарифный план для компании.
  7. Мобильная версия. Чтобы не привязывать сотрудника к ПК, должна быть возможность ставить и менять задачи, общаться и добавлять файлы в смартфоне. По словам СЕО TEBIN, Александра Никитина, ключевым критерием для выбора таск-менеджера было наличие мобильного приложения.

ТОП-6 таск-менеджеров

Jira — мощный сервис для IT-команд

Jira — сервис, в котором проекты состоят из задач-тикетов. Jira заточен под регистрацию и выполнение запросов на обслуживание, поэтому его часто используют IT-команды. Так, в Vintage Web Production программисты и верстальщики изначально использовали Jira. В 2015 году вышел Jira Core с упором на управление проектами, с более простым интерфейсом. Стоимость пользования Jira считается по количеству пользователей в системе: $10-$14 в месяц за одного пользователя.


Преимущество и одновременно недостаток Jira — высокий уровень кастомизации. На основе API и плагинов можно настроить Jira, чтобы отправлять напоминания в корпоративный чат, скрывать неактуальные комментарии к задаче и многое другое. Но для этого понадобится помощь специалиста — из-за этого Виталию Цимбалюку в One2 пришлось отказаться от Jira в работе по Scrum.

Flow — командный таск-менеджер для пользователей Slack

Если работали с Asana, Trello или Basecamp, то быстро разберетесь в Flow. Удобная фишка сервиса — возможность ставить задачи в Slack, используя команду /flow, или через email. Также выделяется возможность экспортировать проект или отдельную задачу в PDF, CSV или HTML.

Как и в Jira, таск-менеджер Flow использует Rest API — а это значит, что при большом желании вы сможете настроить Flow под запросы компании. И возможно вам придется это сделать, потому что «из коробки» Flow интегрируется только с Dropbox, Google Drive, Slack и тайм-трекером Harvest.

От конкурентов Flow отличается малым тестовым периодом — всего 15 бесплатных дней. Премиум-тариф выходит даже дороже, чем в Jira: $15 в месяц за одного пользователя против $14 в Jira. Зато годовая подписка на 20% дешевле: $12 в месяц за пользователя.

Basecamp — чек-листы и замена диаграмме Ганта

Basecamp (Basecamp 3) — таск-менеджер на основе чек-листов. Это продукт бывшей студии 37signals, руководители которой — Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон — написали две книги о запуске и оптимизации бизнеса. У Basecamp есть приложение на ПК, Android и iOs, хотя работать можно и в браузере. Вместо диаграммы Ганта в Basecamp используется собственная разработка — Hill Charts, которая делит прогресс задачи на две части: вверх по склону (поиск решения задачи) и вниз по склону (выполнение задачи).
Минусом Basecamp является стоимость: месяц работы обойдется $99. Чтобы снизить цену, используйте бесплатный тестовый месяц, и потом оплатите подписку на год, чтобы получить 2 месяца в подарок. Также в Basecamp нет канбан-досок и круглосуточной поддержки.

Trello — управление задачами с Канбан

Trello — приложение для управления проектами на основе канбан-досок. Интересно, что владельцами Trello с 2017 года стала компания Atlassian — разработчики Jira. Проекты представлены в виде досок, в которых добавляют столбцы с этапами прохождения задачи. Trello используют отдельные фрилансеры и небольшие команды.

Недавно в Trello добавили систему автоматизации Butler. В ней вы создаете команды и правила, по которым они запускаются. Покопавшись, можно настроить Butler так, чтобы система автоматически выбирала исполнителя задачи, ставила сроки или переносила задачу на следующий этап.

Начали знакомство с миром таск-трекеров вместе с Trellо. Это удобный таск-трекер для рекламной компании небольшого размера.
Юлия Белицкая, маркетинг-директор Idea Digital Agency

Интеграции представлены в виде улучшений, которые подключаются отдельно. К улучшениям также относятся отдельные инструменты типа фильтра просроченных задач или WIP-лимиты. В бесплатной версии можно подключить только одно улучшение. Также в бесплатной версии нельзя прикрепить файл больше 25 Мб. Подписка Business Class обойдется в $10 за пользователя в месяц.

Asana — таск-менеджер с встроенным обучением

Asana — простой таск-менеджер с мобильным приложением. Задачи можно ставить в канбан-досках и управлять сроками через диаграмму Ганта. В списке интеграций есть сервисы Google и Adobe, программы для работы с файлами, отчетами и для ведения учета времени. Для быстрой адаптации команды работает проект Asana Academy, где можно разобраться в отдельных функциях таск-менеджера на онлайн-курсах с тестами и заданиями.
На бесплатном тарифе Asana по функциям идентичен Trello. При оплате за месяц Asana обойдется в $11 за сотрудника.

К сожалению, в Asana нет встроенного тайм-трекера, поэтому учитывать затраченное время придется через сторонний сервис. Также в таск-менеджере не поддерживается украинский и русский языки.

Worksection — Agile-система управления проектами

Worksection — менеджер задач для Agile-команд. Бизнес-процесс можно отобразить в виде канбан-доски, по которой задача переходит все этапы процесса. Чтобы не запутаться в большом количестве задач, у каждой из которых — свой срок запуска и окончания, можно использовать диаграмму Ганта. Диаграмма синхронизируется с личным календарем.
Перед началом рабочего дня сотруднику по email приходит дайджест новостей — с изменениями в задачах, комментариями и напоминаниями.


Worksection показался наиболее интуитивно понятным сервисом для таск-менеджмента. Не пришлось даже смотреть видео-инструкции. Сейчас в Worksection активно проходит коммуникация всей команды.
Дарья Морская, New Business Manager в Sasquatch Digital

В Worksection не так много возможностей по кастомизации, как в Jira. Но есть интересные опции: например, можно настроить скрипт, по которому заявки на сайте компании автоматически превратятся в задачи проекта. Отчеты тоже создаются автоматически — достаточно выбрать один из фильтров.

Если захотите перейти с другого таск-менеджера на Worksection, задачи, комментарии и файлы можно перенести автоматически. Это такие сервисы как Basecamp, Asana, Jira, MS Project, Мегаплан.

Напишите в комментариях, какой таск-менеджер вы используете и в какой компании. А если используете приложение не из нашего списка, расскажите, чем вам понравился этот таск-менеджер.


esc
Поделиться в
или
Рассказываем о методиках постановки целей: OKR, SMART и North Star Metric. Советуем, какая из них подойдет вам и как избежать частых ошибок при постановке задач.
3 июня 2020   •   14 min read
Бизнес-кейсы
Worksection избавляет от информационного шума в чатах и позволяет вести переписку прямо в системе. Хронология событий и мыслей людей всегда остается под конкретной задачей.
17 апреля 2020   •   9 min read
Бизнес-кейсы
Worksection помог нам наладить коммуникацию и навести порядок. Сейчас никто не записывает в личные блокноты заметки и не клеит стикеры на рабочем столе. Вся нужная информация теперь в компьютере.
26 марта 2020   •   10 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Приглашение отправлено на email pulaluk@shpileh.de
Для завершения регистрации перейдите по ссылке из письма!

Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через