28 мая 2018   •   Саша Могир   •   7 min read

1991 Civic Tech Center: Worksection — это структурность и тайм-менеджмент нашего проекта

Анастасия Силенок
Исполнительный директор

Про 1991 Civic Tech Center

Мы  первый в Украине центр по развитию гражданских технологических организаций и стартапов. Пытаемся сделать атмосферу максимально продуктивной, чтобы люди могли создавать по-настоящему крутые вещи.

У нас есть коворкинг для стартапов, ивент-зона и митинг-румы. С нами можно организовывать собственные проекты или посещать ивенты, которые проводит наша команда.

Сфера, которая работает на стыке гражданских инициатив, бизнеса, IT-решений — это то, что нужно нашей стране в частности.

Почему важно ставить задачи

Независимо от того, какого размера организация  всегда очень важно ставить задачи и отслеживать их динамику. Обязательно с учетом времени и сроков.

Важно понимать чем занимаешься ты, твои коллеги и твое руководство. Смотря на весь спектр задач, сотрудники чувствствуют свою ответственность на уровне всей организации.

Благодаря таск-менеджеру все ощущают время, и вероятность что-то забыть близится к нулю.

Многие проекты застревают из-за человеческого фактора. Потому что, все может рассыпаться, если забыть даже какую-то очень маленькую деталь.
Такие сервисы призваны выстроить четкий путь развития и вести вас в этом направлении, не забывая ничего.


Как у нас все построено

В работе мы используем Worksection. В нем у нас заведен один проект. Пока мы не создаем больше, так как в дальнейшем планируем присоединить другие проекты организации SocialBoost.

У нас все разбито по задачам. Есть четыре корневые задачи: Ивенты; Обеспечение офиса; Юридические вопросы; Маркетинг. Всю работу ведем в подзадачах и с помощью чеклистов. У каждой задачи есть ответственный, он контролирует всю работу в подзадачах.


Когда планируется новый ивент, мы создаем дубликат уже существующей аналогичной задачи. Затем просто меняем название, сроки выполнения, ответственного и иногда что-то уточняем. Это экономит много времени для компаний, у которых есть типовые задачи.

Сотрудники и Worksection

Worksection — основной инструмент и все пользуются системой активно и ежедневно. Во время адаптации сотрудников проводили мини-презентации и объясняли некоторые моменты. Сейчас уже все привыкли и жалоб нет.

Вначале главное объяснить правила постановки задач: дедлайны, заблаговременность постановки, правильное название и т.д.

Я придерживаюсь такого мнения: от того, каким образом ты поставишь задачу, насколько четко — зависит ее корректное и своевременное выполнение.

Почему Worksection?

Пробовала пользоваться Asana, Basecamp, Trello, Redmine и Worksection. И когда начала работу над этим проектом, Worksection стал очевидным выбором. Потому, что в специфике нашей работы важна каскадная модель постановки тасков. То есть, возможность ставить подзадачи на любом уровне. В других системах есть проблемы с удобством, лично для меня.

Мне важны юзабильность, простой интерфейс и нужный функционал. Все, что тебе нужно, находится в одном окне.

В Worksection мне еще нравится, что есть мобильное приложение и адаптивность.

Функционал, который делает жизнь лучше

Пользуемся всеми «фишками» редактора. Удобно вшивать ссылки, разбивать по чек-листам и нумерованным спискам.

Над задачами часто работают несколько человек, их мы тегаем (упоминаем), чтобы приходили персональные уведомления.

И самое любимое это прикреплять файлы и ставить смайлики, чтобы быстро реагировать на комментарии.


Временные расходы и таймер


Я пользуюсь только временными расходами, вношу их самостоятельно в задачи. Не использую таймер, потому что работаю в режиме мультизадачности и быстро переключаюсь с одной задачи на другую. Сотрудники включают таймер, но на более долгосрочные задачи, например, на написание статьи.

Теги и статусы

Самый частый тег в реалиях нашего проекта — это «срочно»

В Worksection можно создавать отложенные задачи, выставив срок старта и финиша. Такие задачи переносятся в режим ожидания. В них используем тег «в работе». Человек может начать работать по задаче раньше. И поставив соответствующий тег «в работе» — всем становится ясно, что задача уже исполняется.

Иногда над задачей равноценно работают несколько человек. На этот случай мы создали собственные метки с именами сотрудников. Добавляли их в задачу как исполнителей, и было видно кто над ней работает.


Отчет

Отчет — это больше для меня. Для понимания того, где мы завалили сроки. Удобно посмотреть закрытые задачи и понять, почему так произошло, отследить, как такие ситуации влияют на остальные задачи.

Формирую отчеты по нужным фильтрам и скачиваю их. В отчете есть ссылки на задачи, и это большой плюс. Если тебе нужна развернутая история, ты из Excel-файла можешь сразу перейти в задачу.

Недостатки

Хочется, чтобы у задачи было несколько ответственных. Я решаю эту проблему тем, что тегаю нужных людей в описании задачи. Но все же такого функционала, лично нам, не хватает.

И добавьте смайликов, вам что смайликов жалко?


Для кого подходит?


Считаю, что Worksection подходит для любого бизнеса. Особенно для тех, кто планирует ивенты. В любом случае, выбор системы зависит от поставленных задач. Из конкретных примеров — это могут быть различные диджитал или пиар агентства, юридические фирмы.


Мы с удовольствием рекомендуем Worksection нашим резидентам, стартапам, проектам. Для них — это не только хороший сервис, но и инструмент, который помогает становиться лучше и достигать своих целей быстрее.

В нашем случае Worksection — это структурность
и тайм-менеджмент нашего проекта.
Без него эффективность упала бы на 30%

И видео версия как всегда на нашем Youtube Worksection
ответить
Татьяна 30 мая 2018
метки с именами людей - интересно, попробуем использовать

Опубликовать

Основатель агентства эффективного интернет-маркетинга Roman.ua Роман Рыбальченко о том, как удобно и эффективно выстраивать работу с клиентами и внутреннюю активность.
22 мая 2018   •   4 min read
Занимаюсь бизнесом 15 лет. Многие считают, что предпринимательство — это какая-то роскошь. По факту же: все упирается в реальность перегрузок, планирования, управления временем, деньгами и всему остальному, к чему большинство вообще не готово.
14 мая 2018   •   11 min read
Факты о компании Vintage: 11 лет работы 70 международных наград40+ активных проектов Команда 65 человек Евгений Кудрявченко, идеолог и со-основатель студии Vintage Web Production делится секретами проектного...
18 декабря 2017   •   13 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейси PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 47...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти