Вопросы и ответы

Очень просто. Перейдите в проект и на странице «Обзор проекта» или «Задачи и общение», нажмите кнопку «Поставить новую задачу».

Вам обязательно нужно будет указать название задачи, ответственного и сформулировать саму задачу. Все остальные опции, такие как приоритет, дата окончания и предполагаемое время работы, вы можете заполнять, если в этом есть необходимость. Кроме этого, вы можете сразу прикрепить к задаче файлы, ограничить видимость задачи от некоторых людей или целой компании.

Помните! Если вы хотите, чтоб о поставленной задаче быстро узнали участники проекта, не забудьте подписать их на  e-mail уведомления. Сразу после того, как вы нажмете кнопку «Создать задачу», все подписанные вами участники получат на свой e-mail письмо с задачей и ссылками на страницу задачи аккаунте Worksection. Также, все подписанные участники будут получать e-mail уведомления каждый раз, когда кто-либо добавит к задаче комментарий или подзадачу.

Все задачи проекта, выполненные и не выполненные видны на странице «Задачи и общение». Каждая задача находится в своем блоке, где кроме самой задачи, вы видите последний комментарий и список всех невыполненных подзадач. Все задачи, которые уже выполнены, находятся внизу страницы. Их очень легко отличить от невыполненных.

Да, если вы администратор аккаунта, вам доступна страница «Приоритеты задач». На этой странице задачи расставлены в порядке убывания приоритетов, видны даты завершения, подзадачи и ответственные за исполнение. Вы можете, например, выбрать задачи со всех проектов, за исполнение которых ответственный определенный сотрудник, расставить приоритеты и отправить получившийся список на его e-mail.

В детальном виде любой задачи, в конце страницы есть поле для вашего комментария.
Просто напишите то, что хотите сказать и нажмите кнопку «добавить комментарий».
Все участники, подписанные на уведомления сразу получат его свой e-mail.

Помните! Если вы не хотите, чтоб ваш комментарий увидели все участники проекта, ограничьте его видимость. Если вы прикрепили к комментарию файлы, они получат точно такие же ограничения видимости как и сам комментарий.

Каждый проект состоит из ряда задач. В свою очередь, каждая задача может иметь ряд комментариев и ряд подзадач. В системе Worksection подзадачи представляют собой список мелких заданий, который похож на обычный to-do лист. Подзадача может быть создана только как часть какой-то задачи. В отличие от задачи, к подзадаче нельзя прикрепить файл или комментарий.

На странице детального вида задачи, нажмите на кнопку «Добавить подзадачу». В раскрывшемся блоке введите необходимые данные и подтвердите добавление. Все участники, подписанные на e-mail уведомления, получат сообщение о добавленной вами подзадаче.

Да. Если вы администратор или руководитель проекта, вы можете сортировать подзадачи простым перетаскиванием, также перетаскиванием вы можете вкладывать одну подзадачу в другую (возможен только один уровень вложенности).

Существует несколько способов, но самый простой и быстрый — использовать выпадающий пункт верхнего меню «Мои задания». Раскрыв его, вы увидите список всех задач и подзадач, ответственным за исполнение которых вы назначены. В список «Мои задания» попадают ваши задачи и подзадачи со всех проектов, цифрами обозначено общее количество ваших заданий и количество просроченных.

Помните! Если вы назначены ответственным за подзадачу, то в выпадающем списке «Мои задания», будет показан проект и задача, к которой относится ваша подзадача. Так вам легче ориентироваться в заданиях, и возможно именно из-за того что вы не закрыли свою подзадачу, человек, ответственный за всю задачу не может ее завершить.

После того, как подзадача выполнена, ее нужно закрыть. Раскройте выпадающее меню подзадачи и нажмите «Подзадача сделана». Подзадача переместится вниз списка и будет храниться там, в свернутом виде.

Если вы считаете, что работа над задачей завершена, нажмите на кнопку «Задача сделана». Помните, задача может быть закрыта только в том случае, если выполнены все ее подзадачи.

После того, как задача отмечена сделанной, она перенесется в конец списка задач на странице «Задачи и общение». Дата ее завершения больше не будет показываться в календаре, она исчезнет со всех списков невыполненных задач, но в ней по-прежнему можно будет оставлять комментарии. В случае необходимости, вы в любое время можете открыть задачу заново, и она снова получит статус невыполненной.

Помните! Если в уже выполненной задаче вы или ваши клиенты создают новую подзадачу — вся задача автоматически возвращается в статус невыполненной.

Конечно. Например, работа над проектом временно остановлена, сделайте его архивным. Когда вы решите вернуться к работе над проектом, просто активируйте его. Все сохранится в таком же виде, как и было, до архивации.

Связка «задача, подзадача, комментарий» очень гибкая и схем работы с ней, может быть множество. Каждая компания может выбрать для себя оптимальный способ ее использования. Приведем несколько примеров.

Классическая схема работы.
Вы формулируете общую задачу. Создаете ряд подзадач для своих сотрудников. Если у сотрудников возникают вопросы, они задают их в комментариях, вы или клиент на них отвечаете. Если что-то клиенту видеть не нужно — вы просто ограничиваете видимость этого элемента. Когда кто-то  из сотрудников выполнил свою подзадачу, он может или закрыть ее или написать комментарий, видимый только вам, вы проверяете, все хорошо — закрываете подзадачу, есть замечания — пишите комментарий, видимый только этому сотруднику…

Простое обсуждение.
Например, вам нужно постоянно где-то обсуждать с вашими сотрудниками какие-то  рабочие моменты. Отлично, создаете задачу, в которой не обозначена дата ее завершения. И приглашаете участников проекта к обсуждению. Все пишут свои идеи, комментируют идеи других, обсуждают, выкладывают файлы. Вы можете дополнять комментарии через редактирование или удалять лишние. В такой схеме вы можете вообще не использовать подзадачи.

Список небольших заданий для разных сотрудников.
Вам не нужны обсуждения, вы знаете список конкретных заданий для ваших сотрудников, и хотите сделать все это до определенной даты и за определенное количество часов? Нет проблем. Придумайте для них общее название и создайте такую задачу, указав дату окончания и предполагаемое время работы. В ней создайте подзадачи для каждого сотрудника, в описании подзадачи вы можете указать, когда это должно быть сделано. Вы даже можете разбить все подзадачи на группы посредством вложенности. Когда сотрудник закрывает подзадачу, он может ввести количество потраченных на нее часов. Общее время вы увидите в разделе «Время» и сможете сравнить его с предполагаемым.

Необходимо точно уложиться в срок — указывайте дату завершения. Хотите контролировать время, затраченное на исполнение — указывайте предполагаемое время работы. Нужно показать задачу, комментарий или подзадачу не всем участникам проекта — ограничьте видимость. Пробуйте, фантазируйте, совмещайте разные схемы работы и находите оптимальную для вашей компании, клиентов и сотрудников.